SEO client management software: ihambing ang mga workflow at tool ng ahensya

Anong mga tool ang ginagamit ng mga SEO agency para pamahalaan ang mga deliverable at campaign ng kliyente?

Ang SEO client management software ay nag-aayos ng relasyon sa paligid ng isang SEO engagement: saklaw, mga contact, mga deliverable, mga kahilingan, komunikasyon, mga invoice, at katayuan ng pagbabayad. Pinupunan nito ang iyong crawler, rank tracker, Search Console, at platform ng pag-uulat.

Para sa bawat workflow, kilalanin ang built-in na functionality mula sa isang paid add-on, isang external integration, o isang manual step. Ang isang reporting link ay hindi isang data integration; ang isang task board ay hindi isang profitability report.

Gawing isang kapaki-pakinabang na tala ng paghahatid ang buwanang plano

Gamitin ang libreng tagasubaybay ng mga deliverable ng SEO upang itala ang bawat deliverable, may-ari, dependency, desisyon ng kliyente, at katibayan ng pagkumpleto. Simulan nang blangko o i-load ang kathang-isip na buwan, pagkatapos ay i-export ang CSV o i-print ang plano. Hindi ito kumokonekta sa Search Console o sumusukat ng mga ranking.

Panatilihin ang paghahanda ng invoice, pagsusuri, pagpapadala at pagbabayad na hiwalay sa iskedyul ng trabaho. Ang produktibo, halimbawa, ay nagdodokumento paglikha ng paulit-ulit na draft ng invoice bilang isang naka-configure na hakbang; ang draft ay hindi isang ipinadalang invoice o isang nakolektang bayad. Beripikahin ang eksaktong inilabas na workflow at plano sa anumang sistemang pipiliin mo.

Piliin ang shortlist sa paligid ng operational gap

Pumili batay sa problemang sinusubukang lutasin ng ahensya. Kung walang nakakaalam kung sino ang may-ari ng susunod na deliverable, magsimula sa pamamahala ng proyekto. Kung ang mga tao at badyet ay overallocated, siyasatin ang resourcing at profitability. Kung ang kasaysayan ng kliyente, mga kahilingan, at pagsingil ay nakakalat, suriin ang isang konektadong workspace ng kliyente. Ang pahina ng pamamahala ng SEO agency ay nagpapaliwanag ng huling workflow na iyon sa Workspace369.

Ang talahanayan ay isang shortlist batay sa use case. Ang pagkakasunud-sunod nito ay hindi isang score, at walang tool ang nananalo sa bawat sitwasyon ng ahensya.

Paghiwalayin ang SEO reporting mula sa pamamahala ng account

Ang isang ulat sa pagganap ng paghahanap ay maaaring magpakita ng mga impression, pag-click, o conversion. Hindi nito, sa sarili nito, sasabihin sa account manager kung naaprubahan ng kliyente ang isang bagong content brief o kung ang isang invoice ay lampas na sa takdang oras. Sa kabaligtaran, ang isang dashboard ng invoice ay hindi maaaring mag-diagnose ng pagbabago sa ranggo.

Panatilihin ang iyong mga analytics at SEO tool bilang pinagmulan ng data ng pagganap. Gamitin ang client workspace para sa kasunduang komersyal at ang trabaho sa paligid nito. I-link ang lokasyon ng pag-uulat mula sa talaan ng engagement, itala kung sino ang responsable para sa pagsusuri, at subaybayan ang mga aksyon na napagkasunduan pagkatapos. Huwag mangako sa kliyente na ang pagpapalit ng CRM ay magpapabuti sa mga ranggo.

Ang Workspace369 ay kabilang sa pagsusuri ng client-operations; ang gabay na ito ay hindi nagtatatag ng native SEO reporting, campaign execution o utilization forecasting. Kung iyon ay mga kinakailangan, i-verify ang mga ito nang hiwalay bago lumipat. Mga retainer na nag-i-invoice bawat cycle ay kasama sa bawat plano.

Magpatakbo ng isang retainer sa demo

Lumikha ng isang kathang-isip na kliyente na may buwanang retainer, isang may-ari ng account, tatlong napagkasunduang mga deliverable, at isang hiwalay na link sa pag-uulat. Pagkatapos ay magdagdag ng isang kahilingan sa labas ng napagkasunduang saklaw. Ang ehersisyo ay dapat magbunyag kung mahahawakan ng ahensya ang isang eksepsyon nang hindi nawawala ang orihinal na kasunduan.

1. Itabi ang napagkasunduang saklaw at tukuyin ang contact ng kliyente na maaaring mag-apruba ng mga pagbabago.
2. Magtalaga sa bawat deliverable ng isang may-ari at isang takdang petsa.
3. Itala ang karagdagang kahilingan at magpasya kung kailangan nito ng hiwalay na panukala.
4. Lumikha ng naaangkop na invoice at hanapin ang katayuan ng pagbabayad nito mula sa talaan ng kliyente.
5. Maghanda ng buwanang pagsusuri mula sa nakabinbing trabaho, mga desisyon, at konteksto ng pagsingil.
6. Tanungin ang isang kasamahan na hindi gumawa ng account na hanapin ang susunod na aksyon.

Itala ang bawat manu-manong kopya, panlabas na tool, at pagsasaayos ng pahintulot. Ang kapaki-pakinabang na resulta ay isang listahan ng mga operational gap, hindi isang vendor score na imbento mula sa isang feature checklist. Ulitin ang parehong ehersisyo sa bawat shortlisted tool.

Ano ang kailangan ng isang SEO client record

Panatilihin ang talaan na sapat na maliit upang mapanatili: pangunahing contact, may-ari ng account, saklaw ng engagement, lokasyon ng pag-uulat, kasalukuyang proyekto, petsa ng pag-renew, at nakabinbing mga komersyal na desisyon. Itabi ang mga sensitibong kredensyal sa pag-access sa iyong password manager, hindi sa mga tala ng kliyente.

Para sa isang retainer, kilalanin kung ano ang naibenta mula sa kung ano ang kasalukuyang inihahatid. Ang isang bagong kahilingan ay hindi dapat tahimik na palawakin ang buwanang saklaw. Ang isang pag-apruba ay dapat madaling mahanap ng isang kasamahan sa paglaon. Kapag ang pagsingil ay nasa isang hiwalay na platform ng accounting, magpasya kung aling sistema ang may awtoridad para sa katayuan ng pagbabayad at kung sino ang nagre-reconcile ng mga hindi pagkakatugma.

Ihambing ang buong gastos, kasama ang trabaho upang lumipat

Kasama sa mga buwanang plano ng Workspace369 sa USD ang Cadet sa $29 para sa isang seat, Voyager sa $74 para sa dalawa, Specialist sa $149 para sa sampu, at Commander sa $299 para sa dalawampu. Ang karagdagang mga seat ng miyembro ay nagkakahalaga ng $10 kada buwan mula sa Voyager. Ang SMS at tawag ay nagsisimula sa Voyager; ang IVR, mga call queue, at mga plano sa pagbabayad ay nagsisimula sa Specialist. Ang mga allowance sa paggamit at mga limitasyon ng plano ay mahalaga kasama ng subscription. Suriin ang kasalukuyang feature matrix laban sa workflow na talagang kailangan mo.

Ang mga public invoice payment link ay hindi nangangailangan ng client account. Hindi nito itinatatag ang mga libreng authenticated client-portal seat: kumpirmahin ang access model at ang halaga ng seat para sa iyong nilalayon na client workflow.

Para sa bawat alternatibo, humiling ng quote para sa parehong laki ng koponan, panahon ng pagsingil, kinakailangang mga module, at bansa. Ang taunang presyo na ipinahayag bawat buwan ay hindi isang buwan-sa-buwan na subscription. Isama ang oras ng migration, mga kasalukuyang software na pananatilihin mo, at anumang bayad na integrasyon. Ang isang bundle ay mas mura lamang kapag pinapalitan nito ang mga gastos na kasalukuyan mong dinaranas.

Pagsunod sa isang account sa loob ng Workspace369

Ito ay isang demo client record, hindi isang tunay na SEO customer o isang sinusukat na case study. Naglalarawan ito ng koneksyon sa pagitan ng kliyente at ng kaugnay na trabaho. Sa isang pagsubok sa ahensya, gamitin CRM upang ayusin ang account, Mga Proyekto para sa mga deliverable, at Mga Invoice para sa pagsingil. Kumpirmahin ang mga pahintulot sa Client Portal at ang planong kinakailangan bago mag-imbita ng kliyente.

Ang punto ng ehersisyong ito ay retrieval: mahahanap ba ng account manager ang kasunduan, ang susunod na deliverable, at ang hindi nabayarang invoice nang hindi nagtatanong sa tatlong tao? Ang screenshot lamang ay hindi nagpapatunay ng bawat bahagi ng prosesong iyon; ulitin ang iyong sariling workflow sa pagsubok.

Kailan panatilihin ang iyong kasalukuyang stack

Ang isang tool sa proyekto ay maaaring sapat kung ang mga talaan ng kliyente at pagsingil ay gumagana nang maayos sa ibang lugar. Ang isang ahensya na ang pangunahing limitasyon ay ang paglalaan ng mapagkukunan ay dapat suriin ang mga dedikadong tool sa operasyon ng ahensya. Iwasan ang paglipat ng isang matatag na proseso ng accounting upang mabawasan lamang ang bilang ng mga pag-login.

Ilista ang Workspace369 sa shortlist kapag ang paulit-ulit na problema ay ang hindi konektadong kasaysayan ng kliyente, trabaho, komunikasyon, at pagsingil. Magsimula sa isang engagement, idokumento ang mga manu-manong hakbang na nananatili, at gawin ang desisyon sa pagbili mula sa ebidensyang iyon.