Nhận thanh toán
Theo dõi chi phí cho mục đích thuế: xây dựng hồ sơ khi bạn thực hiện.
Mọi khoản khấu trừ bạn không thể chứng minh đều là khoản khấu trừ bạn mất. Theo dõi chi phí cho mục đích thuế thực sự là một thói quen: ghi lại mọi thứ, hàng tuần, kèm theo biên lai — và để thời gian nộp thuế trở thành một bản xuất, không phải một cuộc khai quật.
Nói tóm lại
Theo dõi mọi chi phí kinh doanh khi nó xảy ra: số tiền, nhà cung cấp, ngày, danh mục và biên lai. Các danh mục phổ biến của người làm nghề tự do bao gồm phần mềm và đăng ký, văn phòng tại nhà, du lịch và đi lại, điện thoại và internet, dịch vụ chuyên nghiệp, bảo hiểm, tiếp thị và thanh toán cho nhà thầu. Một buổi xem xét 15 phút hàng tuần giúp hồ sơ đầy đủ.
Các danh mục quan trọng nhất
Hầu hết các khoản khấu trừ của người làm nghề tự do thuộc một danh sách ngắn. Ghi lại từng chi phí theo một trong các danh mục này khi nó xảy ra:
- Phần mềm và đăng ký được sử dụng cho công việc của khách hàng
- Văn phòng tại nhà — phần chia sẻ tiền thuê nhà, tiện ích và internet được sử dụng cho công việc
- Du lịch, đi lại và các cuộc họp khách hàng
- Điện thoại và internet (chia sẻ kinh doanh)
- Dịch vụ chuyên nghiệp — kế toán, pháp lý, bảo hiểm
- Tiếp thị và quảng cáo
- Nhà thầu và trợ giúp bên ngoài
Tại sao biên lai lại quan trọng
Dòng sao kê ngân hàng cho biết bạn đã chi tiền; biên lai cho biết đó là gì. Khoản khấu trừ tồn tại được nhờ tài liệu, không phải trí nhớ. Đính kèm biên lai tại thời điểm ghi nhận — ảnh chụp vào ngày phát sinh chi phí sẽ tốt hơn một tập tài liệu mà bạn thề sẽ sắp xếp sau.
Xem xét 15 phút hàng tuần
Hệ thống hoạt động là hệ thống đủ nhỏ để duy trì:
- Ghi lại chi phí của tuần với biên lai đính kèm
- Phân loại từng khoản khi nó còn mới
- Đối chiếu chi phí với khách hàng hoặc dự án nơi chúng có thể tính phí
- Đánh dấu bất kỳ khoản nào có thể tính phí chưa được lập hóa đơn
Chi phí có thể tính phí so với chi phí được khấu trừ — đừng để mất cả hai
Một số chi phí thuộc về hóa đơn của khách hàng; những chi phí khác là các khoản khấu trừ của bạn. Trộn lẫn chúng sẽ tốn kém cả hai cách. Workspace369 theo dõi chi phí bên cạnh hóa đơn và khách hàng, vì vậy chi phí có thể tính phí có thể được đưa vào hóa đơn tiếp theo trong khi phần còn lại được phân loại để báo cáo — giữ hồ sơ thuế và thanh toán khách hàng trong cùng một hệ thống. Đây là hướng dẫn vận hành, không phải lời khuyên về thuế.
Câu hỏi thường gặp
Các câu hỏi thường gặp
Người làm nghề tự do có thể khấu trừ những chi phí nào?
Các danh mục phổ biến là phần mềm, chia sẻ văn phòng tại nhà, du lịch và đi lại, điện thoại và internet, dịch vụ chuyên nghiệp, bảo hiểm, tiếp thị và thanh toán cho nhà thầu. Những gì đủ điều kiện phụ thuộc vào khu vực pháp lý và tình huống của bạn — xác nhận với chuyên gia thuế.
Tôi nên giữ biên lai trong bao lâu?
Giữ chúng trong vài năm — thời gian lưu giữ chính xác phụ thuộc vào khu vực pháp lý. Bản sao kỹ thuật số được đính kèm vào hồ sơ chi phí dễ giữ hơn nhiều so với bản giấy.
Bảng tính có đủ cho việc theo dõi chi phí không?
Nó hoạt động cho đến khi khối lượng hoặc nhiều người tham gia. Chế độ lỗi luôn giống nhau: chi phí được ghi nhận muộn, biên lai bị thiếu, danh mục không nhất quán. Một hệ thống ghi nhận tại thời điểm chi tiêu sẽ ngăn chặn cả ba.
Sẵn sàng khi bạn muốn
Xem Workspace369 phù hợp với quy trình làm việc của khách hàng của bạn như thế nào.
Bắt đầu với các mô-đun bạn cần hôm nay, sau đó bật AI, tự động hóa, kế toán, hàng tồn kho, yêu cầu và báo cáo khi hoạt động phát triển.
