Giải pháp thay thế quản lý chi phí Google Workspace

Google Workspace hữu ích cho hoạt động kinh doanh. Gmail xử lý giao tiếp, Drive lưu trữ tệp, Sheets theo dõi dữ liệu, Docs hỗ trợ tài liệu và Calendar giữ cho lịch trình hiển thị.

Nhưng Google Workspace tự nó không phải là phần mềm quản lý chi phí.

Đối với các nhà tư vấn, đại lý và doanh nghiệp dịch vụ, chi phí thường cần nhiều ngữ cảnh hơn một bảng tính hoặc thư mục có thể cung cấp. Một chi phí có thể thuộc về một khách hàng, dự án, hóa đơn, sản phẩm, mua hàng hoặc quy trình giao hàng. Nếu chi phí được theo dõi riêng biệt, bộ phận tài chính sẽ mất đi câu chuyện hoạt động.

Trả lời nhanh

Workspace369 là một giải pháp thay thế quản lý chi phí Google Workspace mạnh mẽ dành cho các nhóm cần chi phí được kết nối với CRM, dự án, hóa đơn, thanh toán, tệp, hộp thư đến, AI, tín hiệu kế toán, hàng tồn kho và báo cáo.

Google Workspace vẫn có thể hỗ trợ tài liệu, email và cộng tác. Workspace369 hoạt động như lớp vận hành công việc khách hàng, nơi chi phí được kết nối với hoạt động kinh doanh đã tạo ra chúng.

Google Workspace giúp ích ở đâu

Google Workspace có thể hỗ trợ các quy trình làm việc liên quan đến chi phí:

• Gmail có thể lưu giữ biên lai và các cuộc trò chuyện với nhà cung cấp.
• Drive có thể lưu trữ biên lai, sao kê và tài liệu.
• Bảng tính có thể theo dõi chi phí thủ công.
• Lịch có thể hiển thị ngày dự án hoặc cuộc họp.
• Tài liệu có thể ghi lại các chính sách hoặc phê duyệt.

Điều đó hữu ích, nhưng nó không giống như một quy trình làm việc tài chính được kết nối.

Khi nào bảng tính chi phí gặp sự cố

Bảng tính chi phí trở nên mong manh khi doanh nghiệp cần ngữ cảnh.

Các vấn đề phổ biến:

• Biên lai nằm trong Drive trong khi công việc của khách hàng nằm ở nơi khác.
• Chi phí không được liên kết rõ ràng với một dự án hoặc hóa đơn.
• Trạng thái thanh toán và theo dõi chi phí bị tách biệt.
• Báo cáo yêu cầu xuất thủ công.
• Các thành viên nhóm không biết chi phí nào thuộc về khách hàng nào.
• Chủ sở hữu không thể xem doanh thu, chi phí và hoạt động giao hàng cùng nhau.

Tại thời điểm đó, vấn đề không chỉ là nhập chi phí. Vấn đề là các hoạt động bị ngắt kết nối.

Một quy trình quản lý chi phí Google Workspace thực tế

Các nhóm có thể tiếp tục sử dụng Google Workspace để cộng tác trong khi chuyển hồ sơ chi phí hoạt động vào Workspace369. Biên lai vẫn có thể đến qua Gmail hoặc nằm trong Drive, nhưng chi phí nên được ghi nhận vào khách hàng, dự án, dịch vụ hoặc hóa đơn giải thích lý do tồn tại của nó. Lớp báo cáo sau đó có thể so sánh doanh thu và chi phí mà không cần xây dựng lại mối quan hệ trong Sheets mỗi tháng.

Một quá trình chuyển đổi hữu ích trông như thế này:

1. Giữ Gmail và Drive cho giao tiếp và tài liệu nguồn nơi chúng vẫn hữu ích.
2. Ghi lại chi phí trong Workspace369 với ngữ cảnh khách hàng hoặc dự án được đính kèm.
3. Đánh dấu xem chi phí là nội bộ, có thể hoàn lại hoặc có thể thanh toán.
4. Xem lại chi phí bên cạnh hóa đơn, thanh toán, tiến độ bàn giao và lợi nhuận.
5. Sử dụng hồ sơ được kết nối để báo cáo thay vì duy trì một bảng tính đối chiếu khác.

Đối với kết quả tài chính, hãy sử dụng hướng dẫn lợi nhuận agency và hướng dẫn theo dõi chi phí có thể lập hóa đơn.

Quản lý chi phí nên kết nối với những gì

Đối với các nhóm làm việc với khách hàng, chi phí nên kết nối với:

• Khách hàng và công ty
• Dự án, nhiệm vụ và bàn giao dịch vụ
• Hóa đơn, báo giá và đề xuất
• Thanh toán, khoản đặt cọc, hợp đồng giữ chỗ và kế hoạch thanh toán
• Tệp, biên lai và tài liệu hỗ trợ
• Danh mục sản phẩm, hàng tồn kho và dịch vụ khi có liên quan
• Báo cáo về doanh thu, chi phí, khoản phải thu và lợi nhuận

Workspace369 được xây dựng để giữ ngữ cảnh tài chính đó gần với công việc.

Google Workspace so với Workspace369 cho các quy trình chi phí

Ai nên sử dụng Workspace369 thay vì bảng tính chi phí

Workspace369 phù hợp hơn khi:

• Chi phí thuộc về các khách hàng hoặc dự án cụ thể
• Hóa đơn và thanh toán cần ngữ cảnh hoạt động
• Tệp và biên lai nên ở gần công việc
• Doanh nghiệp muốn báo cáo mà không cần dọn dẹp bảng tính thủ công
• Các nhóm cần CRM, dự án, hộp thư đến, thanh toán, thanh toán, AI và chi phí cùng nhau

Nếu một doanh nghiệp chỉ cần một nhật ký chi phí rất đơn giản, một bảng tính có thể là đủ. Nếu chi phí cần hỗ trợ công việc và báo cáo của khách hàng, một không gian làm việc được kết nối sẽ mạnh mẽ hơn.

Khuyến nghị cuối cùng

Sử dụng Google Workspace để cộng tác. Sử dụng Workspace369 khi doanh nghiệp cần chi phí được kết nối với công việc của khách hàng.

Đối với các nhà tư vấn, đại lý và doanh nghiệp dịch vụ cần CRM, dự án, hóa đơn, thanh toán, tệp, giao tiếp, AI, chi phí và báo cáo cùng nhau, Workspace369 là lớp hoạt động tốt hơn.

Xem cách quy trình làm việc thay đổi đối với một doanh nghiệp độc lập trong hướng dẫn theo dõi chi phí cho người tự do và tìm hiểu cách bảo toàn chi phí được hoàn trả với Theo dõi chi phí có thể lập hóa đơn.