Theo dõi chi phí có thể lập hóa đơn cho công việc khách hàng
Tìm hiểu cách thu thập, phê duyệt, lập tài liệu, lập hóa đơn và báo cáo chi phí khách hàng có thể thanh toán mà không làm mất biên lai, ngữ cảnh dự án hoặc lợi nhuận.
Có gì bên trong?
Xác định chính sách chi phí trước khi bắt đầu công việcThu thập hồ sơ chi phí đầy đủTách biệt ba trạng thái khác nhauThêm chi phí có thể tính phí vào hóa đơn một cách rõ ràngBáo cáo chi phí đã thu hồi và chưa thu hồiTheo dõi chi phí có thể tính phí là quá trình bảo quản chi phí liên quan đến khách hàng từ thời điểm phát sinh cho đến khi phê duyệt, lập hóa đơn, thanh toán và báo cáo lợi nhuận. Một biên lai trong thư mục là không đủ. Chi phí phải được kết nối với khách hàng, dự án, thỏa thuận và hóa đơn. quy trình làm việc theo dõi chi phí cho người làm tự do cho thấy kết nối đó trông như thế nào bên trong một không gian làm việc trực tiếp.
Xác định chính sách chi phí trước khi bắt đầu công việc
Đề xuất hoặc hợp đồng nên giải thích:
- Những danh mục chi phí nào có thể được hoàn trả
- Liệu có cần sự chấp thuận của khách hàng trước khi mua hàng không
- Bất kỳ ngưỡng chi tiêu nào
- Liệu có cần biên lai không
- Liệu chi phí có được chuyển nhượng theo giá gốc hay có tính thêm phí không
- Thuế, chuyển đổi tiền tệ và phí thẻ được xử lý như thế nào
- Khi nào chi phí sẽ được lập hóa đơn
Thu thập hồ sơ chi phí đầy đủ
Ghi lại từng khoản chi tiêu với đủ ngữ cảnh để người khác có thể xác minh:
| Trường | Tại sao nó quan trọng |
|---|---|
| Khách hàng và dự án | Xác định ai được hưởng lợi từ chi phí |
| Nhà cung cấp và ngày | Hỗ trợ xác minh và báo cáo |
| Số tiền và tiền tệ | Bảo toàn giao dịch ban đầu |
| Danh mục | Tách biệt chi phí đi lại, phần mềm, sản phẩm, nhà thầu và các chi phí khác |
| Biên lai hoặc tài liệu | Cung cấp bằng chứng cho khách hàng và các cuốn sách |
| Phê duyệt | Cho thấy chi phí theo thỏa thuận |
| Trạng thái có thể lập hóa đơn | Phân biệt chi phí có thể thu hồi từ khách hàng với chi phí chung |
| Tham chiếu hóa đơn | Xác nhận chi phí đã thực sự được lập hóa đơn |
| Trạng thái thanh toán | Xác nhận liệu khách hàng có hoàn lại chi phí đó không |
Tách biệt ba trạng thái khác nhau
Các nhóm thường nhầm lẫn giữa chi phí phát sinh, hóa đơn và đã thu. Giữ chúng riêng biệt:
- Phát sinh: doanh nghiệp đã thanh toán hoặc cam kết chi phí.
- Đã lập hóa đơn: chi phí đã được đưa vào hóa đơn khách hàng.
- Đã thu thập: khách hàng đã thanh toán hóa đơn bao gồm chi phí.
Sự khác biệt đó quan trọng đối với dòng tiền và khả năng sinh lời của dự án.
Thêm chi phí có thể tính phí vào hóa đơn một cách rõ ràng
Sử dụng một dòng riêng hoặc phần chi phí với mô tả hữu ích. Đính kèm biên lai khi cần thiết, nhưng tránh tiết lộ các giao dịch mua nội bộ không liên quan hoặc thông tin nhạy cảm. Phần ví dụ hóa đơn tư vấn hiển thị một cấu trúc rõ ràng.
Báo cáo chi phí đã thu hồi và chưa thu hồi
Xem lại:
- Tổng chi phí dự án
- Chi phí có thể lập hóa đơn so với chi phí không thể lập hóa đơn
- Chi phí đang chờ phê duyệt
- Chi phí chưa được lập hóa đơn
- Chi phí đã lập hóa đơn chưa thanh toán
- Tỷ lệ đánh dấu hoặc doanh thu xử lý
- Ảnh hưởng chi phí đến lợi nhuận dự án và khách hàng
Workspace369 cung cấp theo dõi chi phí cho freelancer và nhóm làm việc với khách hàng bằng cách giữ chi phí bên cạnh khách hàng, dự án, hóa đơn, thanh toán, tệp và báo cáo.
Áp dụng vào thực tế
Thực hiện theo dõi khách hàng trong một không gian làm việc.
CRM, hộp thư, thoại, hóa đơn, thanh toán, dự án, tệp, AI và tự động hóa quy trình làm việc — kết nối thay vì xuất.