CRM cho chủ sở hữu cửa hàng Shopify

CRM cho Chủ sở hữu Cửa hàng Shopify Quản lý Yêu cầu Bán buôn Tùy chỉnh

Chủ cửa hàng Shopify thường gặp khó khăn trong vận hành khi người mua B2B số lượng lớn yêu cầu sản xuất theo đơn đặt hàng hoặc điều khoản bán buôn đã sửa đổi. Quy trình thanh toán tiêu chuẩn không xử lý được giá đã đàm phán hoặc theo dõi dự án nhiều giai đoạn cho sản xuất tùy chỉnh. Workspace369 xử lý các tài khoản này từ đầu đến cuối: hồ sơ khách hàng, đề xuất tùy chỉnh có ký điện tử, dự án và nhiệm vụ sản xuất, hóa đơn có tiền đặt cọc và thanh toán thẻ trực tuyến. Nó hoạt động song song với cửa hàng cốt lõi của bạn, tách biệt các tài khoản thương mại tùy chỉnh khỏi các giao dịch bán lẻ tiêu dùng tiêu chuẩn. Bằng cách thiết lập sự phân tách rõ ràng giữa đơn đặt hàng bán lẻ và tài khoản thương mại tùy chỉnh, chủ doanh nghiệp có thể duy trì hồ sơ chi tiết cho các yêu cầu đặc biệt của khách hàng. Hướng dẫn này chỉ cách quản lý các quy trình tùy chỉnh này, với mọi đề xuất, nhiệm vụ dự án và cuộc trò chuyện khách hàng được theo dõi một cách có hệ thống trên một hồ sơ.

Khách hàngmối quan hệ và bản tóm tắt đã thỏa thuận
Công việccác tác vụ với người chịu trách nhiệm
Lập hóa đơnhóa đơn và bối cảnh thương mại
Hồ sơ khách hàng Workspace369 hiển thị lịch sử, tệp, giao tiếp và hóa đơn trong một hồ sơ

Các điểm chính

CRM cho chủ sở hữu cửa hàng Shopify tại Workspace369 bao gồm 9 lĩnh vực, bao gồm hồ sơ khách hàng, đề xuất, dự án và nhiệm vụ.

Quy trình làm việc chạy trong 5 bước, từ "ghi lại hồ sơ khách hàng và chi tiết yêu cầu" đến "tạo và theo dõi hóa đơn bán buôn".

Workspace369 bắt đầu từ 29 đô la/tháng cho 1 chỗ ngồi, và gói Commander bao gồm 20 chỗ ngồi, 500 GB dung lượng lưu trữ và 120.000 mã thông báo AI mỗi tháng với giá 299 đô la/tháng.

Các chỗ ngồi bổ sung có giá 10 đô la mỗi chỗ và 100 GB dung lượng lưu trữ bổ sung có giá 15 đô la; bảng giá đầy đủ được công khai trên Trang giá Workspace369.

Vấn đề

Các điểm nghẽn hoạt động trong thương mại điện tử bán buôn

Giao tiếp đơn hàng số lượng lớn phân mảnh

Người mua bán buôn yêu cầu đàm phán rộng rãi về số lượng tùy chỉnh và các mô hình giá số lượng lớn. Khi các cuộc thảo luận này diễn ra trên các kênh khác nhau, nhân viên sẽ mất dấu các cam kết cụ thể của khách hàng. Nếu không có không gian dành riêng cho các cuộc trò chuyện và tệp, người điều hành cửa hàng sẽ làm mất các thông số kỹ thuật thiết kế hoặc yêu cầu đóng gói tùy chỉnh. Sự ngắt kết nối này dẫn đến lỗi sản xuất và trì hoãn lịch trình sản xuất cho các tài khoản kinh doanh lớn. Duy trì một bản ghi có cấu trúc về mọi tương tác giúp nhóm xác minh các yêu cầu của khách hàng trước khi sản xuất bắt đầu, giảm sự nhầm lẫn hành chính và đảm bảo các thông số kỹ thuật tùy chỉnh được bảo tồn chính xác trong các chu kỳ đàm phán dài.

Luồng thanh toán tiêu chuẩn không linh hoạt

Người mua thương mại có thể cần một Đề xuất đã đàm phán, các điều khoản đặt cọc và thanh toán vượt ra ngoài quy trình thanh toán thông thường của cửa hàng. Kiểm tra xem nền tảng thương mại đã hỗ trợ những gì trước khi thêm một hệ thống khác. Khi quy trình làm việc B2B riêng biệt hữu ích, hãy giữ yêu cầu của người mua, giá đã thỏa thuận và người chịu trách nhiệm cùng nhau. Đề xuất Workspace369 ghi lại phạm vi thương mại và hóa đơn của nó xử lý tiền đặt cọc, thanh toán chia nhỏ và liên kết thanh toán cho các điều khoản đã thỏa thuận. Kiểm tra quá trình chuyển giao với một đơn hàng mẫu để hồ sơ cửa hàng và thỏa thuận đã đàm phán không xung đột.

Nhiệm vụ sản xuất tùy chỉnh không có tổ chức

Việc đáp ứng một yêu cầu bán buôn tùy chỉnh bao gồm nhiều bước vận hành, từ tìm nguồn cung ứng vật liệu đến kiểm tra chất lượng cuối cùng. Quản lý các bước này trên giấy rời hoặc bảng tính chung dẫn đến bỏ lỡ thời hạn. Người vận hành cần giao các nhiệm vụ rõ ràng và theo dõi dự án để đảm bảo sản xuất phù hợp với thỏa thuận đã đàm phán. Sự thiếu theo dõi nhiệm vụ có cấu trúc dẫn đến các nghĩa vụ bán buôn không được thực hiện và chậm trễ trong vận hành. Bằng cách tổ chức sản xuất thành các dự án được xác định với các nhiệm vụ, giai đoạn và nhiệm vụ phụ cụ thể, các nhóm có thể theo dõi tiến độ sản xuất trong thời gian thực, đảm bảo rằng mọi chi tiết tùy chỉnh được thực hiện theo thông số kỹ thuật đã được phê duyệt của khách hàng.

Hệ thống lập hóa đơn thủ công riêng biệt

Khi các đơn đặt hàng số lượng lớn được xử lý bên ngoài cửa hàng trực tuyến tiêu chuẩn, việc lập hóa đơn thường bị tách rời khỏi hồ sơ khách hàng. Người vận hành cửa hàng tạo tài liệu mà không có lịch sử rõ ràng về các cuộc trò chuyện trước đó hoặc tệp đính kèm. Sự cô lập này làm cho việc theo dõi số dư chưa thanh toán hoặc xác minh các điều khoản thanh toán trở nên khó khăn. Nhân viên phải đối chiếu các khoản tiền gửi ngân hàng với các hóa đơn chưa thanh toán, làm tăng chi phí hành chính. Liên kết hóa đơn trực tiếp với hồ sơ khách hàng và đề xuất giúp theo dõi số dư chưa thanh toán, tiền đặt cọc và các khoản thanh toán chia nhỏ, đảm bảo rằng hồ sơ tài chính được tổ chức cùng với các chi tiết dự án và lịch sử giao tiếp tương ứng.

Sản phẩm

Xem không gian làm việc mà khách hàng của bạn cảm nhận.

01

Cổng thông tin mà khách hàng thực sự kiểm tra

Khách hàng theo dõi tiến độ, tệp và hóa đơn trong cổng thông tin thương hiệu thay vì yêu cầu nhóm của bạn cập nhật.

Hồ sơ khách hàng Workspace369 hiển thị lịch sử, tệp, giao tiếp và hóa đơn trong một hồ sơ
02

Mọi kênh trong một hộp thư đến

Email, SMS, cuộc gọi và thư thoại xuất hiện bên cạnh hồ sơ khách hàng — với tóm tắt AI, để bất kỳ ai trong nhóm cũng có thể trả lời với ngữ cảnh đầy đủ.

Hộp thư đến chia sẻ Workspace369 hiển thị lịch sử email, SMS và cuộc gọi bên cạnh hồ sơ khách hàng
03

Công việc của khách hàng, được tổ chức thành các dự án

Nhiệm vụ, tệp và trạng thái cho mọi cam kết — hiển thị cho nhóm và, thông qua cổng thông tin khách hàng, cho khách hàng.

Bảng dự án Workspace369 hiển thị công việc của khách hàng được tổ chức thành các giai đoạn với người phụ trách và trạng thái
04

Từ báo giá đến hóa đơn đã thanh toán

Gửi báo giá, thanh toán theo các mốc hoặc hợp đồng định kỳ, và để lời nhắc tự động theo dõi bất kỳ khoản nào chưa thanh toán.

Trình chỉnh sửa hóa đơn Workspace369 hiển thị các mục theo dòng, điều khoản thanh toán và chi tiết khách hàng

Quy trình làm việc

Quy trình quản lý yêu cầu bán buôn từng bước

01

Ghi lại Hồ sơ Khách hàng và Chi tiết Yêu cầu

Một nhà điều hành cửa hàng nhận được yêu cầu bán buôn tùy chỉnh qua email hoặc điện thoại. Nhà điều hành tạo một hồ sơ mới trong hồ sơ khách hàng để lưu trữ tên doanh nghiệp, các trường tùy chỉnh và thông tin liên hệ. Tất cả các yêu cầu ban đầu và yêu cầu số lượng lớn cụ thể được ghi trực tiếp vào hồ sơ khách hàng, cho phép nhân viên tham khảo các tham số chính của yêu cầu tùy chỉnh. Điều này đảm bảo rằng tất cả thông tin nền tảng được ghi lại ngay lập tức, cung cấp một điểm khởi đầu rõ ràng cho mối quan hệ B2B trước khi bất kỳ đề xuất hoặc dự án chính thức nào được bắt đầu.

02

Phát triển và Phát hành Đề xuất Chính thức

Người vận hành xem xét các yêu cầu sản xuất tùy chỉnh và tính toán cấu trúc giá bán buôn. Sử dụng hệ thống, người vận hành soạn thảo các Đề xuất chính thức chi tiết chi phí đơn vị, số lượng đặt hàng tối thiểu và thời gian sản xuất ước tính. Người vận hành tải lên bản vẽ kỹ thuật vào tệp và đính kèm chúng vào đề xuất. Sau đó, tài liệu được gửi cho khách hàng bán buôn tiềm năng để xem xét, phê duyệt công khai và ký, cho phép khách hàng xem lại các điều khoản và xác nhận thỏa thuận của họ trước khi bất kỳ nguồn lực sản xuất nào được cam kết.

03

Thiết lập Dự án và Nhiệm vụ Sản xuất

Sau khi khách hàng chấp nhận đề xuất, người vận hành sẽ tạo một mục dành riêng trong dự án để quản lý quy trình sản xuất. Người vận hành chia đơn đặt hàng số lượng lớn thành các bước vận hành riêng biệt bằng cách tạo các nhiệm vụ, giai đoạn và nhiệm vụ phụ chi tiết cho việc tìm nguồn cung ứng vật liệu, lắp ráp ban đầu, đóng gói và đảm bảo chất lượng cuối cùng. Danh sách có cấu trúc này giúp nhân viên sản xuất tuân theo các thông số kỹ thuật đã nêu trong giai đoạn đàm phán ban đầu, giữ cho toàn bộ nhóm thống nhất về các mốc dự án và thời hạn giao hàng.

04

Điều phối các cuộc trò chuyện và quyền truy cập cổng thông tin của khách hàng

Người vận hành cấu hình cổng thông tin khách hàng để người mua bán buôn có thể xem trạng thái dự án. Người vận hành sử dụng các cuộc trò chuyện để cung cấp thông tin cập nhật và yêu cầu làm rõ về hậu cần vận chuyển. Người mua đăng nhập vào cổng thông tin khách hàng của họ để xem dòng thời gian dự án đang hoạt động, tải xuống các tệp được chia sẻ và xem xét các hóa đơn và thông tin liên lạc được chia sẻ mà không cần gọi trực tiếp cho cửa hàng. Sự minh bạch này cải thiện lòng tin của khách hàng và giảm các lần kiểm tra hành chính lặp đi lặp lại, vì người mua có thể truy cập hồ sơ của họ một cách độc lập bất kỳ lúc nào.

05

Tạo và Theo dõi Hóa đơn Bán buôn

Sau khi hoàn thành các tác vụ sản xuất, người vận hành sẽ tạo hóa đơn phản ánh giá bán buôn cuối cùng và các điều khoản thanh toán đã thỏa thuận. Hóa đơn được liên kết trực tiếp với hồ sơ khách hàng và có sẵn trong cổng thông tin khách hàng. Người vận hành lên lịch một ngày theo dõi bằng cách sử dụng tính năng lập lịch để kiểm tra việc nhận thanh toán, cập nhật trạng thái hóa đơn sau khi thanh toán được xác minh. Điều này đảm bảo rằng chu kỳ tài chính được hoàn thành một cách có hệ thống, với tất cả các lịch trình thanh toán, hóa đơn và hồ sơ khách hàng được tham chiếu chéo đúng cách trong Workspace369.

Phạm vi sản phẩm

Quản lý khách hàng cho chủ cửa hàng Shopify

  • Người vận hành có thể tạo một hồ sơ mới trong hồ sơ khách hàng và nhập thành công các yêu cầu bán buôn tùy chỉnh chi tiết vào các trường tùy chỉnh mà không gặp lỗi phần mềm.
  • Khách hàng bán buôn có thể đăng nhập vào cổng khách hàng, xem các tác vụ dự án được giao, tải xuống các tệp đính kèm và đọc các cuộc trò chuyện đang hoạt động mà không gặp lỗi truy cập.
  • Người vận hành có thể tạo hóa đơn được liên kết trực tiếp với hồ sơ khách hàng và xác minh rằng trạng thái thanh toán có thể được cập nhật khi xác nhận thanh toán.
Hồ sơ Khách hàng
Đề xuất
Các dự án và nhiệm vụ
Tệp
Các cuộc trò chuyện
Lên lịch
Hóa đơn
Cổng thông tin khách hàng
Tự động hóa quy trình làm việc

Được yêu thích trên App Store

Được đánh giá bởi những người điều hành công việc khách hàng của họ trên đó.

★★★★★
Cuối cùng cũng cảm thấy dễ chịu

Tôi đã dùng thử ba hoặc bốn công cụ tất cả trong một và luôn kết thúc với một mớ tab lộn xộn. Đây là công cụ đầu tiên mang lại cảm giác dễ chịu. Tôi đã thiết lập các dự án của khách hàng chỉ trong mười phút.

Justin R. · Người sáng lập độc lập · đánh giá trên App Store
★★★★★
Triển khai cho nhóm một cách dễ dàng

Chúng tôi đã triển khai cho đội ngũ tám người của mình và việc áp dụng thật dễ dàng — trực quan và hoàn thiện. Tôi mong muốn có nhiều tích hợp hơn, nhưng họ vẫn tiếp tục phát hành.

Samantha D. · Trưởng bộ phận vận hành · đánh giá trên App Store
★★★★★
Tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần

Tôi đã phải xoay sở với các công cụ riêng biệt cho ghi chú, nhiệm vụ, tài liệu và cập nhật. Việc hợp nhất vào một nơi thực sự đã giúp tôi tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần. Hỗ trợ cũng phản hồi nhanh.

Alicia N. · Người sáng lập Agency · đánh giá trên App Store

Bắt đầu

Xem Workspace369 trên công việc khách hàng của riêng bạn.

Bắt đầu dùng thử miễn phí hoặc nói chuyện với bộ phận bán hàng — dù bằng cách nào, bạn sẽ thấy toàn bộ quy trình: hộp thư đến, dự án, cổng thông tin và thanh toán.

Câu hỏi thường gặp

Tiêu chí xác minh quy trình làm việc bán buôn

Hệ thống này có tự động đồng bộ hóa với kho hàng Shopify của tôi không?

Workspace369 kết nối với các hệ thống khác thông qua webhooks và API của nó từ gói Specialist. Ánh xạ các sự kiện và trường bạn cần, đặt quyền và kiểm tra xử lý lỗi với các bản ghi mẫu trước khi bạn dựa vào quá trình đồng bộ hóa.

Tôi có thể sử dụng CRM này để chạy các chiến dịch tiếp thị email tự động cho cửa hàng của mình không?

Workspace369 bao gồm các phễu với khả năng thu thập khách hàng tiềm năng trên mọi gói, tự động hóa email từ gói Cadet, các bước quy trình làm việc SMS từ gói Voyager, công cụ tiếp thị và chiến dịch từ gói Specialist và quy trình làm việc do AI soạn thảo từ gói Commander. Kiểm tra đối tượng, định dạng chiến dịch và yêu cầu đồng ý trước lần gửi đầu tiên.

Làm thế nào để xử lý các bản vẽ sản xuất tùy chỉnh cho khách hàng số lượng lớn?

Bạn có thể tải lên bản vẽ kỹ thuật, bảng thông số kỹ thuật và thiết kế bao bì tùy chỉnh trực tiếp vào các tệp được liên kết với hồ sơ hoặc dự án khách hàng cụ thể. Sau đó, các tệp này có thể được đính kèm vào Báo giá chính thức hoặc chia sẻ trực tiếp với người mua số lượng lớn thông qua cổng thông tin khách hàng để xem xét và phê duyệt trước khi bắt đầu sản xuất.

Khách hàng có thể lên lịch các cuộc gọi tư vấn qua nền tảng không?

Có. Từ Specialist, người mua đặt lịch gọi qua các trang đặt lịch trực tuyến với lời nhắc tự động, và nhân viên vận hành cũng có thể lên lịch các cuộc gọi tư vấn hoặc cuộc họp ảo trực tiếp. Điều này đảm bảo rằng tất cả các cuộc thảo luận về thông số kỹ thuật tùy chỉnh, điều chỉnh giá số lượng lớn hoặc hậu cần vận chuyển được tổ chức cùng với hồ sơ khách hàng đang hoạt động, dự án và danh sách nhiệm vụ.

Sẵn sàng khi bạn muốn

Xem Workspace369 phù hợp với quy trình làm việc của khách hàng của bạn như thế nào.

Bắt đầu với các mô-đun bạn cần hôm nay, sau đó bật AI, tự động hóa, kế toán, hàng tồn kho, yêu cầu và báo cáo khi hoạt động phát triển.