未追蹤的賓客人數波動
當客戶在菜單定稿後修改賓客人數時，更新內容經常會遺失在零散的訊息中。這會在同意的提案和實際活動執行之間產生差異。沒有結構化的方式來更新客戶記錄和專案檔案，協調就會失敗，導致活動追蹤不準確和發票產生錯誤。
主要特色
Workspace369 的餐飲服務業者 CRM 涵蓋 9 個領域，包括客戶記錄、提案、專案和任務。
該工作流程包含 5 個步驟，從「在客戶記錄中記錄修訂請求」到「開立修訂發票以供最終付款」。
Workspace369 起價為每月 29 美元（1 個使用者），Commander 計畫包含 20 個使用者、500 GB 儲存空間，以及每月 120,000 個 AI 代幣，價格為每月 299 美元。
額外使用者費用為每位 10 美元，額外 100 GB 儲存空間費用為 15 美元；完整定價公開於 Workspace369 定價頁面.
問題
餐飲管理的營運挑戰
斷開連結的提案和發票修訂
修改已同意的菜單範圍需要立即調整財務記錄。當賓客人數增加或減少時，報價和發票的手動更新必須同時進行。如果這些更新沒有在單一系統內管理，客戶將收到衝突的帳單文件，這會延遲付款並在最終活動結算期間造成行政混亂。
錯位的活動準備任務分配
賓客數量的變化會改變活動的準備任務。員工必須手動調整亞麻布數量、員工比例和設備租賃的日程安排和任務列表。當對話和任務與主要客戶記錄斷開連接時，團隊成員會執行過時的指示，從而在活動發生之前導致昂貴的錯誤。
分散的客戶通訊和修訂
餐飲客戶經常透過多個管道（包括簡訊和電話）發送人數更新。如果這些對話沒有直接記錄在專案文件和報價旁邊，管理團隊將缺乏變更的歷史記錄。缺乏清晰的溝通歷史記錄使得在爭議期間難以驗證客戶協議。
產品
體驗客戶感受的協作空間。
01
客戶真正會查看的入口網站
客戶可在品牌入口網站中查看進度、檔案和發票，無需向您的團隊詢問更新。
02
所有管道集中一個收件匣
電子郵件、簡訊、電話和語音信箱會顯示在客戶記錄旁邊 — 附有 AI 摘要，讓團隊中的任何人都能在完整了解情況下回覆。
03
客戶工作，以專案形式整理
每次合作的任務、檔案和狀態 — 團隊可見，並透過客戶入口網站讓客戶也可見。
04
從提案到已付款發票
發送報價、按里程碑或定期收款，並讓自動提醒追蹤任何未付款項。
工作流程
訪客修改工作流程步驟
01
在客戶記錄中記錄修訂請求
當客戶在同意菜單後要求變更賓客人數時，管理員會開啟客戶記錄和檔案。操作員會在客戶記錄中手動記錄對話的詳情，並在同意的簡報中註記具體的數字。這使得操作員能夠在對財務文件進行任何變更之前，維護修改的清晰歷史記錄。
02
更新提案和專案範圍
管理員會在平台內開啟現有的提案，以調整參與人數和相關的服務細節。透過修改提案項目以符合新的參與人數，營運者會更新專案範圍。此調整能讓專案檔案與客戶的新需求保持一致，為下一步的客戶審閱準備好文件。
03
將更改發布到客戶門戶
提案更新後，營運人員會透過客戶入口網站共用修訂後的檔。管理員會為客戶排定一個任務以審閱新條款。客戶會在入口網站中查看更新的檔案，然後核准並電子簽署修訂後的提案，以確認賓客人數，然後再進行帳單調整。
04
為團隊調整時程與任務
完成額外的文件格式後，管理員會更新項目中的日程安排和任務列表。操作員根據簡報中記錄的新賓客數量手動調整與員工比例和租賃設備相關的任務。這有助於團隊根據更新的指標協調活動準備。
05
開立修改後的發票以進行最終付款
最後一步是將批准的提案轉換為修訂後的發票，因此其明細反映了調整後的人數和更新的專案檔案。客戶透過信用卡在線付款，從而結束了在系統內管理人數修訂的工作流程。
產品涵蓋範圍
餐飲業者的客戶營運
- 人工操作員成功更新客戶記錄中的賓客人數，並在相關專案簡報中記錄此變更，而不會更改歷史提案。
- 修訂後的提案可透過客戶入口網站存取，讓人工測試人員能夠驗證客戶是否可以查看更新的活動範圍。
- 對應的發票會更新以符合專案檔案中的參與人數，顯示帳單和專案記錄一致。
客戶記錄
提案
專案與任務
檔案
對話
排程
發票
客戶入口網站和帳單
工作流程自動化
在 App Store 上廣受好評
由客戶工作者評分。
★★★★★
終於感覺清爽我曾試過三四個多合一工具，但總是弄得一團糟。這是第一個讓我感覺很清爽的工具。十分鐘就設定好了客戶專案。
★★★★★
團隊導入順暢無礙我們將其推廣給八人團隊，採用過程輕鬆愉快 — 直觀且精緻。我希望有更多整合功能，但他們持續推出新功能。
★★★★★
每週省下數小時我曾同時使用筆記、任務、文件和更新的獨立工具。將它們整合到一個地方，每週真的為我省下數小時。支援也很及時。
常見問題
餐飲工作流程的評估標準
廚房生產和過敏原追蹤如何處理？
將廚房生產、過敏原記錄和食品安全管理保留在您的廚房管理系統中。Workspace369 處理每場活動的客戶端事務：客戶記錄、提案、排程、任務和發票。透過手動或 Specialist 的 webhook 和 API 將最終賓客人數和菜單詳細資訊傳送至廚房系統。
客戶能否直接確認賓客人數變更？
是的，客戶可以透過客戶入口網站查看修改後的提案和專案檔案。這讓團隊能夠共用更新的文件，並就修改內容保持清晰的溝通。客戶透過核准修改後的提案來確認，營運人員則檢查這是否與簡報中記錄的賓客人數相符。
當賓客人數變更時，如何調整任務？
當賓客人數被修改時，管理員會更新專案中的任務和排程。操作員會在簡報中審閱新記錄，並在個別任務中設定員工數量和租賃數量，以反映正確的範圍。
我能否將活動發票與提案一起管理？
是的。Workspace369 允許您在與提案相同的專案檔案內產生和管理發票。當賓客人數變更時，管理員會更新提案並將其轉換為修改後的發票，以便客戶記錄和財務文件反映相同的數字。
