電子郵件自動化
當支援的事件發生時,發送預先準備好的電子郵件,並使用記錄變數將客戶內容包含在訊息中。
工作流程自動化軟體
工作流程自動化軟體會在定義的業務事件發生時執行可重複的動作。Workspace369 的工作流程自動化涵蓋電子郵件和 SMS 自動化、任務建立、提醒以及團隊或個別成員的內部通知 — 具有無限步驟、篩選器和規則,可在模擬中測試,並在執行日誌中針對客戶工作內容進行審核。
運作方式
一旦熟悉了這些建構區塊,每一個自動化 — 無論是您編寫的還是範本中的 — 都會以相同的方式讀取。
啟動工作流程的事件 — 在 Workspace369 中已發生的事情,例如發送發票或指派新潛在客戶。
一個決定哪些記錄可以繼續的篩選器。只有符合條件的記錄 — 例如,尚未付款的發票 — 才會進入下一個步驟。
步驟之間的定時暫停,從幾分鐘到幾天不等,以便跟進能夠及時送達,而不是一次全部送出。
工作流程接下來會做什麼:發送電子郵件或簡訊、創建任務、設定提醒或發布內部通知。
針對單一記錄的工作流程的一次執行。每次執行都會記錄其狀態、收件人、時間和觸發器內容,以便您可以審查實際發生的情況。
自動化動作
每個工作流程自動化都可以將這些動作鏈接成無限步驟,並為個別自訂定義篩選器和規則。電子郵件和 SMS 自動化處理客戶端的後續追蹤;任務、提醒和內部通知則在工作區內移動團隊。每一步都保持可編輯、可測試和可審核。
當支援的事件發生時,發送預先準備好的電子郵件,並使用記錄變數將客戶內容包含在訊息中。
透過相同的工作流程發送文字後續追蹤或提醒,與電子郵件路徑並行。
在工作區中建立任務,並附加記錄內容,以便後續追蹤工作成為已追蹤的任務,而不是腦中的筆記。
建立與記錄相關聯的提醒,以免遺忘時效性的後續追蹤。
工作流程運行時,為整個團隊或個別團隊成員發佈內部通知。
誰收到什麼
工作流程執行的每一個動作都會落在兩個地方之一 — 與客戶互動,或在您的工作區內部。
由您準備的客戶端訊息,始終來自您的團隊控制的範本。
由同一執行創建的內部工作,供整個團隊或個別成員使用。
內建於操作流程中
自動化連結到客戶、收件匣、行銷活動、請求、發票和團隊工作流程。
從 Workspace369 中已發生的排程、客戶、發票、付款、提案、任務、潛在客戶、電話或已排程時間活動開始。
定義收件者,然後鏈接無限步驟,並為個別自訂定義篩選器和規則,每個動作在啟用前都會保持清晰、可審核的順序。
執行模擬,無需傳送即時訊息,然後使用執行詳細資料檢閱收件者、狀態、時間與觸發條件內容。
支援的觸發器
每個工作流程都以一個支援的觸發器開始。建構器會在啟用前檢查觸發器支援情況,因此工作流程永遠不會從工作區無法看到的內容開始。
約會活動 — 已安排預約或即將舉行會議。
客戶記錄活動,例如新客戶進入工作區。
發票活動,例如向客戶發送發票。
工作區中發票的付款活動。
提案活動,例如提案被接受。
跨專案的任務活動。
潛在客戶活動,例如指派新潛在客戶。
致電活動,例如通話結束時有值得跟進的結果。
您選擇的時間 — 安排工作流程按計劃啟動,而不是由事件觸發。
Workspace369 內部
在儲存前,檢閱工作流程路徑,從觸發事件到每個條件與後續步驟。
無限步驟,附帶篩選器和規則。
測試執行讓團隊在即時電子郵件或 SMS 送達客戶之前,能夠檢查變數、收件者與工作流程就緒情況。

工作流程執行將實際執行與測試執行分開,並保留狀態、收件者、自動化與詳細的觸發條件內容供檢閱。

預製範本
預製的工作流程範本涵蓋不同的行業和常見策略 — 可直接使用或調整每個步驟。每個自動化都是一系列觸發條件、定時等待、條件和動作,每個步驟都保持可編輯、可測試和可審核。
逐步執行
這是「新潛在客戶跟進」範本實際執行時的情況 — 客戶會收到什麼,以及您的團隊在工作區中看到什麼。
觸發器觸發並為該潛在客戶啟動一次執行。之後工作流程會自動處理 — 無需有人記得跟進。
客戶收到您的團隊準備的歡迎簡訊,其中填入了來自記錄的詳細資訊。
工作流程會檢查回覆。如果客戶沒有回覆,它會發送電子郵件跟進;如果他們已回覆,則會跳過該分支。
仍未回覆?工作流程會創建一個帶有潛在客戶內容的待辦任務,以便有人可以接手處理。
開啟工作流程執行,確切了解發生了什麼:每個步驟、其狀態、其時間以及啟動它的觸發器。
在通訊流程中撰寫、改寫和翻譯訊息,然後讓人員在發送前審核結果。
這些範例描述了該功能如何融入已連接的客戶工作中。它們是產品工作流程,而非承諾的業務成果。
使用支援的客戶、排程、發票、付款、報價、任務、潛在客戶、電話或計時活動,開始一個有計劃的電子郵件或 SMS 工作流程。
運行模擬以檢查變數、收件者、觸發器支援和工作流程就緒情況,而無需發送生產電子郵件或簡訊動作。
審核執行狀態、收件者、時間、自動化和觸發器上下文,以便團隊可以區分測試運行和實際工作流程活動。
與 Workspace AI 配對
詢問 Workspace AI 哪些需要注意 — 例如,哪些發票未付款 — 它會從真實的工作區內容中回答,並為每項提供最安全的下一步行動。描述一個確切的使用案例,AI 會準備好工作流程本身:觸發條件、等待、條件和動作,準備好供您審核。
您可以模擬、調整並啟用。工作流程自動化隨後會處理可重複的工作 — 發送、任務分配、提醒 — 並透過測試執行和執行記錄讓所有動作都可供檢閱。
探索 Workspace AI
它連接的地方
自動化連結到客戶、收件匣、行銷活動、請求、發票和團隊工作流程。
常見問題
工作流程自動化可以發送電子郵件或 SMS、在工作區中建立任務、設定提醒,或為整個團隊或個別團隊成員發佈內部通知。每個動作在啟用前都會保持清晰、可審核的順序。
否。工作流程自動化可以包含無限步驟,並為個別自訂定義複雜度、篩選器和規則。模擬和執行日誌讓即使是長工作流程也易於測試和審核。
是。工作流程可以混合定時等待和條件步驟 — 例如,在發送歡迎 SMS 後暫停一小時,並且僅在客戶沒有回覆時才發送電子郵件跟進。
是。描述確切的使用案例,Workspace AI 會協助準備工作流程 — 觸發器、等待、條件和動作 — 供您檢閱。您可以模擬、調整並在準備就緒時啟用它。
是。Workspace369 包含針對不同行業和常見策略的預製工作流程範本,例如潛在客戶跟進、發票提醒和預約順序。每個範本步驟都可以在啟用前進行調整。
是。Workspace369 包含模擬測試執行,因此團隊無需傳送即時電子郵件或 SMS 動作即可檢查工作流程。
支援的觸發條件包括排程、客戶、發票、付款、提案、任務、潛在客戶、電話與已排程時間活動。建立器會在啟用前檢查觸發條件支援情況。
建構器會在啟用前檢查觸發器支援情況,並且就緒檢查會在模擬期間顯示不受支援或設定不完整的項目 — 在實際電子郵件或簡訊發送之前。
是。工作流程執行保留即時執行與測試執行,並提供狀態、收件者、時間與詳細的觸發條件內容供檢閱。