電子郵件自動化
當支援的事件發生時，發送預先準備好的電子郵件，並使用記錄變數將客戶內容包含在訊息中。
工作流程自動化軟體
什麼是工作流程自動化軟體？
工作流程自動化軟體會在定義的業務事件發生時執行可重複的動作。Workspace369 的工作流程自動化涵蓋電子郵件和 SMS 自動化、任務建立、提醒以及團隊或個別成員的內部通知 — 具有無限步驟、篩選器和規則，可在模擬中測試，並在執行日誌中針對客戶工作內容進行審核。
運作方式
每個工作流程的五個部分。
一旦熟悉了這些建構區塊，每一個自動化 — 無論是您編寫的還是範本中的 — 都會以相同的方式讀取。
- 01
觸發條件
啟動工作流程的事件 — 在 Workspace369 中已發生的事情，例如發送發票或指派新潛在客戶。
- 02
條件
一個決定哪些記錄可以繼續的篩選器。只有符合條件的記錄 — 例如，尚未付款的發票 — 才會進入下一個步驟。
- 03
等待
步驟之間的定時暫停，從幾分鐘到幾天不等，以便跟進能夠及時送達，而不是一次全部送出。
- 04
行動
工作流程接下來會做什麼：發送電子郵件或簡訊、創建任務、設定提醒或發布內部通知。
- 05
執行
針對單一記錄的工作流程的一次執行。每次執行都會記錄其狀態、收件人、時間和觸發器內容，以便您可以審查實際發生的情況。
自動化動作
一個觸發條件，五種移動工作的方式。
每個工作流程自動化都可以將這些動作鏈接成無限步驟，並為個別自訂定義篩選器和規則。電子郵件和 SMS 自動化處理客戶端的後續追蹤；任務、提醒和內部通知則在工作區內移動團隊。每一步都保持可編輯、可測試和可審核。
SMS 自動化
透過相同的工作流程發送文字後續追蹤或提醒，與電子郵件路徑並行。
任務建立
在工作區中建立任務，並附加記錄內容，以便後續追蹤工作成為已追蹤的任務，而不是腦中的筆記。
提醒
建立與記錄相關聯的提醒，以免遺忘時效性的後續追蹤。
內部通知
工作流程運行時，為整個團隊或個別團隊成員發佈內部通知。
誰收到什麼
兩個受眾，一個工作流程。
工作流程執行的每一個動作都會落在兩個地方之一 — 與客戶互動，或在您的工作區內部。
客戶收到的內容
由您準備的客戶端訊息，始終來自您的團隊控制的範本。
- 用於跟進、提醒和多步驟序列的電子郵件
- 用於時效性提醒和確認的簡訊
您的團隊看到的內容
由同一執行創建的內部工作，供整個團隊或個別成員使用。
- 附加了記錄內容的任務
- 與記錄相關的提醒
- 團隊或單一成員的內部通知
內建於操作流程中
建構路徑、測試邏輯，並檢閱每次執行。
自動化連結到客戶、收件匣、行銷活動、請求、發票和團隊工作流程。
- 01
選擇支援的觸發條件
從 Workspace369 中已發生的排程、客戶、發票、付款、提案、任務、潛在客戶、電話或已排程時間活動開始。
- 02
新增條件與動作
定義收件者，然後鏈接無限步驟，並為個別自訂定義篩選器和規則，每個動作在啟用前都會保持清晰、可審核的順序。
- 03
測試與檢查結果
執行模擬，無需傳送即時訊息，然後使用執行詳細資料檢閱收件者、狀態、時間與觸發條件內容。
支援的觸發器
從已發生的事件開始。
每個工作流程都以一個支援的觸發器開始。建構器會在啟用前檢查觸發器支援情況，因此工作流程永遠不會從工作區無法看到的內容開始。
排程
約會活動 — 已安排預約或即將舉行會議。
客戶
客戶記錄活動，例如新客戶進入工作區。
發票
發票活動，例如向客戶發送發票。
付款
工作區中發票的付款活動。
提案
提案活動，例如提案被接受。
任務
跨專案的任務活動。
潛在客戶
潛在客戶活動，例如指派新潛在客戶。
致電
致電活動，例如通話結束時有值得跟進的結果。
預定時間
您選擇的時間 — 安排工作流程按計劃啟動，而不是由事件觸發。
Workspace369 內部
了解工作流程在執行前與執行後的狀況。
建立器、模擬控制項與執行記錄被設計為一個操作循環，因此自動化永遠不會成為一個黑盒子。工作流程建立器
對應確切的觸發條件、篩選器與動作順序。
在儲存前，檢閱工作流程路徑，從觸發事件到每個條件與後續步驟。
- 支援的觸發條件在啟用前保持可見。
- 收件者與訊息動作仍是同一檢閱的一部分。
- 工作流程可以包含無限步驟，並帶有自訂篩選器和規則。
- 觸發條件準備就緒提案已接受
- 條件準備就緒客戶有未完成的專案
- 行動3 個動作發送入門指導電子郵件，建立設定任務，通知團隊
- + 新增步驟
無限步驟，附帶篩選器和規則。
安全測試
模擬執行，無需傳送實際訊息。
測試執行讓團隊在即時電子郵件或 SMS 送達客戶之前，能夠檢查變數、收件者與工作流程就緒情況。
- 模擬執行與即時執行分開標示。
- 就緒檢查會顯示未支援或不完整的設定。
執行記錄
查看已執行、受影響者以及需要檢閱的內容。
工作流程執行將實際執行與測試執行分開，並保留狀態、收件者、自動化與詳細的觸發條件內容供檢閱。
- 篩選即時執行與模擬執行。
- 開啟執行以檢查其儲存的詳細資料與結果。
預製範本
從已有效運作的序列開始。
預製的工作流程範本涵蓋不同的行業和常見策略 — 可直接使用或調整每個步驟。每個自動化都是一系列觸發條件、定時等待、條件和動作，每個步驟都保持可編輯、可測試和可審核。
新潛在客戶後續追蹤序列
- 1觸發條件：新潛在客戶已指派
- 2等待 5 分鐘
- 3發送 SMS：歡迎範本
- 4等待 1 小時
- 5如果沒有回覆 → 發送電子郵件後續追蹤
- 6等待 24 小時
- 7建立回撥票證
發票付款後續追蹤
- 1觸發條件：發票已發送
- 2等待 3 天
- 3如果未付款 → 發送電子郵件：付款提醒
- 4等待 4 天
- 5如果未付款 → 發送 SMS 提醒
- 6等待 7 天
- 7建立收款任務
預約提醒序列
- 1觸發條件：預約已排定
- 2發送電子郵件：預約確認
- 3等待至提前 24 小時
- 4發送 SMS：提醒範本
- 5等待至提前 1 小時
- 6發送 SMS：當日提醒
- 7建立後續追蹤任務
逐步執行
從觸發器到任務，跟進一次執行。
這是「新潛在客戶跟進」範本實際執行時的情況 — 客戶會收到什麼，以及您的團隊在工作區中看到什麼。
- 潛在客戶被指派的時刻
觸發器觸發並為該潛在客戶啟動一次執行。之後工作流程會自動處理 — 無需有人記得跟進。
- 五分鐘後
客戶收到您的團隊準備的歡迎簡訊，其中填入了來自記錄的詳細資訊。
- 一小時後
工作流程會檢查回覆。如果客戶沒有回覆，它會發送電子郵件跟進；如果他們已回覆，則會跳過該分支。
- 隔天
仍未回覆？工作流程會創建一個帶有潛在客戶內容的待辦任務，以便有人可以接手處理。
- 之後的任何時間
開啟工作流程執行，確切了解發生了什麼：每個步驟、其狀態、其時間以及啟動它的觸發器。
在通訊流程中撰寫、改寫和翻譯訊息，然後讓人員在發送前審核結果。
自動化可重複的後續追蹤，而不隱藏邏輯。
這些範例描述了該功能如何融入已連接的客戶工作中。它們是產品工作流程，而非承諾的業務成果。
在客戶活動後進行後續追蹤
使用支援的客戶、排程、發票、付款、報價、任務、潛在客戶、電話或計時活動，開始一個有計劃的電子郵件或 SMS 工作流程。
在訊息發佈前進行測試
運行模擬以檢查變數、收件者、觸發器支援和工作流程就緒情況，而無需發送生產電子郵件或簡訊動作。
稽核已發生的情況
審核執行狀態、收件者、時間、自動化和觸發器上下文，以便團隊可以區分測試運行和實際工作流程活動。
與 Workspace AI 配對
描述使用案例。AI 會草擬工作流程。
詢問 Workspace AI 哪些需要注意 — 例如，哪些發票未付款 — 它會從真實的工作區內容中回答，並為每項提供最安全的下一步行動。描述一個確切的使用案例，AI 會準備好工作流程本身：觸發條件、等待、條件和動作，準備好供您審核。
您可以模擬、調整並啟用。工作流程自動化隨後會處理可重複的工作 — 發送、任務分配、提醒 — 並透過測試執行和執行記錄讓所有動作都可供檢閱。
探索 Workspace AI
它連接的地方
單一記錄即可推進工作。
自動化連結到客戶、收件匣、行銷活動、請求、發票和團隊工作流程。
常見問題
自動化問題
工作流程自動化可以執行哪些動作？
工作流程自動化可以發送電子郵件或 SMS、在工作區中建立任務、設定提醒，或為整個團隊或個別團隊成員發佈內部通知。每個動作在啟用前都會保持清晰、可審核的順序。
工作流程可以包含多少步驟？
否。工作流程自動化可以包含無限步驟，並為個別自訂定義複雜度、篩選器和規則。模擬和執行日誌讓即使是長工作流程也易於測試和審核。
工作流程是否包含等待和條件步驟？
是。工作流程可以混合定時等待和條件步驟 — 例如，在發送歡迎 SMS 後暫停一小時，並且僅在客戶沒有回覆時才發送電子郵件跟進。
Workspace AI 可以為我建立工作流程嗎？
是。描述確切的使用案例，Workspace AI 會協助準備工作流程 — 觸發器、等待、條件和動作 — 供您檢閱。您可以模擬、調整並在準備就緒時啟用它。
是否有預製的工作流程範本？
是。Workspace369 包含針對不同行業和常見策略的預製工作流程範本，例如潛在客戶跟進、發票提醒和預約順序。每個範本步驟都可以在啟用前進行調整。
工作流程能否在啟用前進行測試？
是。Workspace369 包含模擬測試執行，因此團隊無需傳送即時電子郵件或 SMS 動作即可檢查工作流程。
哪些事件可以啟動自動化？
支援的觸發條件包括排程、客戶、發票、付款、提案、任務、潛在客戶、電話與已排程時間活動。建立器會在啟用前檢查觸發條件支援情況。
如果工作流程尚未準備好執行，會發生什麼情況？
建構器會在啟用前檢查觸發器支援情況，並且就緒檢查會在模擬期間顯示不受支援或設定不完整的項目 — 在實際電子郵件或簡訊發送之前。
團隊能否檢閱工作流程執行後的結果？
是。工作流程執行保留即時執行與測試執行，並提供狀態、收件者、時間與詳細的觸發條件內容供檢閱。