零散的活動詳情
當活動範圍在合約期間變更時，DJ 經常面臨管理上的摩擦。如果客戶在後期新增儀式音訊，跨不同系統更新初始活動詳細資訊會導致錯誤。如果沒有對齊的客戶記錄和檔案，團隊可能會錯過原始對話中列出的關鍵時程更新或設備要求。這種管理差距會在演出期間導致溝通失誤和未計費的服務。
主要特色
Workspace369 的 DJ CRM 涵蓋客戶記錄、提案、專案和任務等 9 個領域。
該工作流程包含 5 個步驟，從「初始化客戶記錄」到「整合客戶通訊」。
Workspace369 起價為每月 29 美元（1 個使用者），Commander 計畫包含 20 個使用者、500 GB 儲存空間，以及每月 120,000 個 AI 代幣，價格為每月 299 美元。
額外使用者費用為每位 10 美元，額外 100 GB 儲存空間費用為 15 美元；完整定價公開於 Workspace369 定價頁面.
問題
活動範圍調整的營運摩擦
錯位的客戶提案
修改已同意的接待方案以包含儀式音訊需要清晰的管理更新。如果新報價未直接連結至現有專案，追蹤實際範圍將變得困難。DJ 可能會執行過時的時間表或錯過客戶確認。在主要客戶記錄中維護清晰的報價，可防止範圍變更修改原始協議時出現管理疏失。
斷開連結的排程和發票
添加儀式音頻會改變活動時間表和最終成本。當調度和發票獨立運行時，計費更新經常滯後於時間表更改。DJ 可能會更新日曆，但忘記為額外的聲音設置發出修改後的發票。保持調度和發票鏈接可確保每次更改都能在客戶入口網站中準確反映。
分散的活動對話
當客戶透過多則訊息要求額外新增儀式音訊時，跨不同平台追蹤這些要求會帶來風險。沒有一個中央儲存庫來存放對話和文件，關鍵的時間表調整就會丟失。DJ 需要行政可見性，以確保在活動當天到達場地之前，口頭或文字協議已記錄在專案任務中。
產品
體驗客戶感受的協作空間。
01
客戶真正會查看的入口網站
客戶可在品牌入口網站中查看進度、檔案和發票，無需向您的團隊詢問更新。
02
所有管道集中一個收件匣
電子郵件、簡訊、電話和語音信箱會顯示在客戶記錄旁邊 — 附有 AI 摘要，讓團隊中的任何人都能在完整了解情況下回覆。
03
客戶工作，以專案形式整理
每次合作的任務、檔案和狀態 — 團隊可見，並透過客戶入口網站讓客戶也可見。
04
從提案到已付款發票
發送報價、按里程碑或定期收款，並讓自動提醒追蹤任何未付款項。
工作流程
DJ 預訂工作流程步驟
01
初始化客戶記錄
首先，為活動主辦方創建全面的客戶記錄。將初步的場地詳細資訊、聯絡資訊和基本期望儲存在專案檔案中。此記錄作為所有後續文件的基準，確保未來對接待或儀式佈置的任何修改都能與已驗證的起始點進行追蹤。
02
開立初始報價
生成並發送詳細的提案，涵蓋主要接待套件。該文件概述了初步時間表、基本音響設置和排程窗口。客戶透過其公開連結審查、批准並電子簽署提案，在引入任何場地後勤或範圍擴展（例如儀式音訊添加）之前建立約定的基準。
03
因應範圍變更調整專案任務
當客戶在接待套裝方案確定後要求儀式音訊時，請在簡報中記錄客戶正在添加儀式音訊。您可以更新專案任務或使用工作流程自動化來反映較早的到達時間和額外的設置要求。將更新的時間表文件直接附加到主要專案記錄，以便營運團隊在離開場地之前能夠驗證新時間表。
04
更新排程和發票
修改活動排程以考慮儀式音訊時間表。同時，將修訂後的報價轉換為額外設備和人工費用的發票。一起呈現更新的排程和發票，讓客戶可以清楚地審查變更，確保財務記錄與新的專案範圍精確匹配。
05
整合客戶溝通
將所有關於範圍變更的持續對話和文件保留在客戶入口網站內。這確保客戶和 DJ 看到相同的專案詳細資訊。透過保持對話、任務和發票的一致性，預訂直到活動演出當天都保持準確。
產品涵蓋範圍
DJ 的客戶營運
- 必須由人工操作員驗證，當將儀式音訊添加到現有專案時，更新後的提案和發票是否準確反映了新費用。
- 在操作員更新後，人工測試人員必須確認早期儀式設置的排程更新是否在客戶入口網站中可見。
- 審閱者必須檢查有關場地時間表變更的所有對話和檔案是否直接附加到主要客戶記錄。
客戶記錄
提案
專案與任務
檔案
對話
排程
發票
客戶入口網站和帳單
工作流程自動化
在 App Store 上廣受好評
由客戶工作者評分。
★★★★★
終於感覺清爽我曾試過三四個多合一工具，但總是弄得一團糟。這是第一個讓我感覺很清爽的工具。十分鐘就設定好了客戶專案。
★★★★★
團隊導入順暢無礙我們將其推廣給八人團隊，採用過程輕鬆愉快 — 直觀且精緻。我希望有更多整合功能，但他們持續推出新功能。
★★★★★
每週省下數小時我曾同時使用筆記、任務、文件和更新的獨立工具。將它們整合到一個地方，每週真的為我省下數小時。支援也很及時。
常見問題
DJ 工作流程驗證的評估框架
系統如何處理活動範圍的變更？
當客戶在同意接待套裝方案後添加儀式音訊時，人工營運人員會更新客戶記錄並修改專案任務。然後，營運人員會發出修改後的提案，並更新發票以反映新的費用。所有更新的排程和檔案將直接透過客戶入口網站分享以供審閱。
我的音樂庫放在哪裡？
將音樂庫、表演設備追蹤和數位權利處理保留在您的 DJ 軟體和權利工具中。Workspace369 處理相關的預訂業務：客戶記錄、提案、專案、任務、檔案、對話、排程、發票和客戶入口網站。
客戶如何查看他們活動時間表的更新？
客戶直接透過客戶入口網站存取更新。當操作員變更排程或上傳新檔案時，這些變更將在入口網站中顯示。這可讓客戶追蹤專案任務並審查與其婚禮音訊新增項目相關的更新發票或提案。
當方案修改時，發票會發生什麼情況？
當活動範圍擴大時，操作員會更新發票，以包含額外的儀式音訊費用。修訂後的發票會連結到現有專案和提案，確保所有財務記錄與更新的日程和客戶記錄保持一致。
