未協調的活動排程變更
當客戶在演出前要求額外的表演組或更改場地聯絡人時，更新經常會散落在各種電子郵件中。預訂操作員可以更新客戶記錄和排程條目，以防止樂團成員帶著錯誤的詳細資訊到達。若沒有結構化的位置來進行排程和對話，就會在現場演出設置期間發生錯誤。
主要特色
Workspace369 專為現場樂團和表演者設計的CRM涵蓋9個領域，包括客戶記錄、提案、專案和任務。
該工作流程包含 5 個步驟，從「初步導入和客戶記錄設定」到「最終排程和發票開立」。
Workspace369 起價為每月 29 美元（1 個使用者），Commander 計畫包含 20 個使用者、500 GB 儲存空間，以及每月 120,000 個 AI 代幣，價格為每月 299 美元。
額外使用者費用為每位 10 美元，額外 100 GB 儲存空間費用為 15 美元；完整定價公開於 Workspace369 定價頁面.
問題
樂團預訂中的行政挑戰
绩效提案不准确
藝人經常分發的提案未能反映場館經理要求的最終技術要求或時長。如果初始提案未直接鏈接到活動項目文件和任務，行政團隊就無法驗證所承諾的內容。在開具發票之前，交叉引用文件和客戶記錄有助於防止差異。
分散的場地和客戶對話
關於場地尺寸、演出時間和餐旅需求的溝通通常會分散在多個文字線程和私人電話中。當場地聯繫人意外更換時，新協調員會缺乏背景資訊。將這些對話與客戶記錄一起追蹤，可確保任何操作人員都能審閱記錄的討論歷史並更新相關任務。
斷開連結的帳單和發票
現場演出需要確保初始訂金、預定日期和最終發票之間有清晰的對應關係。當演出專案進行最後的修改，例如增加一個額外的演出時，行政團隊可以調整發票。如果沒有清晰的任務和文件追蹤，發票錯誤可能會延遲必要的活動收款。
產品
體驗客戶感受的協作空間。
01
客戶真正會查看的入口網站
客戶可在品牌入口網站中查看進度、檔案和發票，無需向您的團隊詢問更新。
02
所有管道集中一個收件匣
電子郵件、簡訊、電話和語音信箱會顯示在客戶記錄旁邊 — 附有 AI 摘要，讓團隊中的任何人都能在完整了解情況下回覆。
03
客戶工作，以專案形式整理
每次合作的任務、檔案和狀態 — 團隊可見，並透過客戶入口網站讓客戶也可見。
04
從提案到已付款發票
發送報價、按里程碑或定期收款，並讓自動提醒追蹤任何未付款項。
工作流程
預訂工作流程步驟
01
初始導入與客戶記錄設定
預訂經理會在收到娛樂查詢後，立即在客戶記錄中建立新項目。此記錄會儲存初始活動日期、場地詳細資訊和客戶聯絡資訊。經理會附加所有初始查詢檔案，並啟動對話線程以記錄特定的表演限制，確保所有基礎資料都可供下一步預訂使用。
02
產生和審查提案
操作員創建詳細的報價單，概述績效持續時間、設定數量和基準費用。此報價單透過客戶入口網站發送給客戶審閱。管理員會追蹤報價單狀態，確保在進入專案創建之前，任何對績效結構的調整要求都會記錄在簡報中。
03
專案建立與任務指派
提案獲接受後，營運人員會為預訂建立活躍專案。團隊會建立設備檢查、歌單確認和場地協調的任務。所有相關技術檔案和舞台圖都會直接上傳至專案，讓行政人員能夠根據主要排程日曆監控任務完成日期。
04
管理最後一分鐘預訂例外情況
當客戶在活動前不久添加另一組並更改場地聯繫人時，營運人員可以更新專案任務、排程日曆和客戶記錄。經理會在對話記錄中留下詳細的筆記，並更新檔案儲存庫中的新場地佈局，確保樂團閱讀更新後的簡報。
05
最終排程與發票開立
預訂經理會將所有排程條目與已完成的專案任務進行核對。確認額外的設定細節後，營運人員會生成反映更新費用的最終發票。發票將透過客戶入口網站發送，一旦系統記錄了付款驗證，經理就會將專案標記為已完成。
產品涵蓋範圍
現場樂團與表演者的客戶營運
- 系統必須允許營運者在單一會話中修改客戶記錄中的場地聯絡人並更新排程日曆。
- 專案工作區必須支援上傳更新的階段佈局檔案，並在操作員更新待處理發票時添加額外的任務設定。
- 在管理員儲存調整後，客戶入口網站必須允許客戶檢視更新的提案和最終發票詳細資訊。
客戶記錄
提案
專案與任務
檔案
對話
排程
發票
客戶入口網站和帳單
工作流程自動化
在 App Store 上廣受好評
由客戶工作者評分。
★★★★★
終於感覺清爽我曾試過三四個多合一工具，但總是弄得一團糟。這是第一個讓我感覺很清爽的工具。十分鐘就設定好了客戶專案。
★★★★★
團隊導入順暢無礙我們將其推廣給八人團隊，採用過程輕鬆愉快 — 直觀且精緻。我希望有更多整合功能，但他們持續推出新功能。
★★★★★
每週省下數小時我曾同時使用筆記、任務、文件和更新的獨立工具。將它們整合到一個地方，每週真的為我省下數小時。支援也很及時。
常見問題
娛樂工作流程驗證標準
Workspace369 可以處理績效製作或藝術家授權嗎？
將製作、授權和藝人付款安排保留在為它們建置的工具中。Workspace369 處理相關的預訂業務：客戶記錄、提案、專案、任務、檔案、對話、排程、附有線上付款的發票和客戶入口網站。
系統如何處理場地聯絡人的突然變更？
當場地聯絡人在演出前不久變更時，預訂經理可以開啟客戶記錄並更新聯絡人欄位。然後，操作員應更新活躍的對話記錄和專案任務，以確保管理團隊立即看到新的聯絡人詳細資訊。
當新增新場景時，我們可以自動指派任務嗎？
工作流程自動化可以根據支援的觸發器、條件和計時等待來創建任務、發送電子郵件或 SMS、發出提醒並通知團隊成員。電子郵件自動化從 Cadet 開始，SMS 步驟在 Voyager 開始；AI 草稿工作流程從 Commander 開始。在啟用工作流程之前，測試所需的事件、擁有者和審查步驟。電話觸發器需要語音方案。模擬測試運行和執行日誌顯示工作流程將對樣本預訂執行的確切操作。
客戶如何查看更新的活動提案和發票？
客戶可透過登入客戶入口網站來存取其文件。當管理員更新提案或發票以反映額外的一組時，變更會在入口網站中顯示。操作員可以向客戶傳送訊息，引導他們查看更新的文件。
