未追蹤的訂單調整
當客戶在簽約後更改其帳篷或座位數量時，行政團隊經常忘記更新主記錄。沒有手動干預來更新檔案和發票，辦公室員工就會收取舊金額。Workspace369 在一個工作區中保留客戶記錄、提案和發票，並將修訂後的提案轉換為更新的發票。
主要特色
Workspace369 的派對與活動租賃公司 CRM 涵蓋九個領域，包括客戶記錄、提案、專案和任務。
該工作流程包含 5 個步驟，從「初步客戶導入」到「客戶驗證和定案」。
Workspace369 起價為每月 29 美元（1 個使用者），Commander 計畫包含 20 個使用者、500 GB 儲存空間，以及每月 120,000 個 AI 代幣，價格為每月 299 美元。
額外使用者費用為每位 10 美元，額外 100 GB 儲存空間費用為 15 美元；完整定價公開於 Workspace369 定價頁面.
問題
活動租賃調整中的行政摩擦
分散的客戶對話
活動策劃者透過簡訊、電子郵件和電話發送設備更新。如果這些對話未記錄在單一行政線程中，倉儲人員將會打包錯誤的物品。Workspace369 將對話和檔案直接連結到客戶記錄，因此團隊可以在修改專案任務前審查最新請求。
開票差異
修改設備清單需要手動重新計算最終發票。如果計費人員更新了報價但未能生成修訂後的發票，公司將損失收入或向客戶多收費。Workspace369 允許管理員發出更新的發票、收取訂金和拆分付款，並查看仍欠的金額，從而在活動租賃訂單變更後防止計費不匹配。
混亂的活動排程
租賃交付需要與場地經理嚴格的時間協調。當訂單變更時，交付窗口經常會移動，導致運輸車輛的排程衝突。Workspace369 包含團隊日曆和任務，因此管理員可以規劃交付日期並將檢查任務指派給員工，而卡車路線則保留在您的車隊工具中。
產品
體驗客戶感受的協作空間。
01
客戶真正會查看的入口網站
客戶可在品牌入口網站中查看進度、檔案和發票，無需向您的團隊詢問更新。
02
所有管道集中一個收件匣
電子郵件、簡訊、電話和語音信箱會顯示在客戶記錄旁邊 — 附有 AI 摘要，讓團隊中的任何人都能在完整了解情況下回覆。
03
客戶工作，以專案形式整理
每次合作的任務、檔案和狀態 — 團隊可見，並透過客戶入口網站讓客戶也可見。
04
從提案到已付款發票
發送報價、按里程碑或定期收款，並讓自動提醒追蹤任何未付款項。
工作流程
租賃訂單更新的營運工作流程
01
初始客戶導入
工作流程始於活動策劃者要求帳篷、桌子或舞台的報價。管理員會在客戶記錄中建立新項目，並記錄初步的場地詳細資訊。員工使用對話功能來釐清運送存取點和時間限制，確保在產生任何正式報價文件之前，所有基礎專案筆記都已保存。
02
提案發布和審查
管理員起草一份詳細的提案，列出所要求的租賃物品和相關服務費。客戶透過客戶入口網站和公開的批准及電子簽名連結收到提案。客戶可以查看明細分類，並直接透過入口網站溝通必要的變更，讓團隊能夠清楚記錄接受前的協商過程。
03
處理驗收後設備變更
當活動租賃訂單在提案被接受後更改其設備列表時，團隊會在一個地方更新訂單。管理員會在對話日誌中審查客戶的要求，修改項目文件中列出的項目，並更新任務。然後，工作人員會與倉庫團隊確認物品是否可用。
04
發票和排程對齊
設備調整後，管理員會更新相應的發票以反映新的租賃總額。然後，管理員會調整排程日曆，以考慮由於修改後的設備清單而導致的交付或設置時間的任何變化。員工使用任務來確保帳單里程碑與修訂後的活動參數匹配。
05
客戶驗證與定稿
管理員會將修改後的專案文件和更新的發票上傳至客戶入口網站。管理員會發送訊息，要求客戶登入並確認變更。一旦客戶透過對話確認詳細資訊，員工就會將準備任務標記為完成，為倉庫執行做好專案準備。
產品涵蓋範圍
派對與活動租賃公司的客戶營運
- 在客戶接受提案後，操作員可以修改專案檔案中的項目設備清單。
- 更新的發票反映因修改設備清單而導致的價格差異，新總計可在客戶入口網站中看到。
- 員工可以為倉庫團隊創建任務，以根據更新的項目記錄確認庫存可用性。
客戶記錄
提案
專案與任務
檔案
對話
排程
發票
客戶入口網站和帳單
工作流程自動化
在 App Store 上廣受好評
由客戶工作者評分。
★★★★★
終於感覺清爽我曾試過三四個多合一工具，但總是弄得一團糟。這是第一個讓我感覺很清爽的工具。十分鐘就設定好了客戶專案。
★★★★★
團隊導入順暢無礙我們將其推廣給八人團隊，採用過程輕鬆愉快 — 直觀且精緻。我希望有更多整合功能，但他們持續推出新功能。
★★★★★
每週省下數小時我曾同時使用筆記、任務、文件和更新的獨立工具。將它們整合到一個地方，每週真的為我省下數小時。支援也很及時。
常見問題
租賃訂單修改的評估標準
Workspace369 可以自動檢查我倉庫中的桌子或帳篷是否可用嗎？
Workspace369 包含 Specialist 的庫存追蹤、庫存調整和低庫存警報。設定您的實際產品單位，並使用樣本庫存測試分配和調整；透過 Webhook 和 API 連接倉庫或商店。
客戶接受提案後，如何處理租賃項目突然變動？
更新提案，將其轉換為修改後的發票並調整專案任務，所有操作都在同一個客戶記錄上完成。工作流程自動化可以通知負責人員，並且來自 Specialist 的庫存追蹤記錄庫存調整。在實際操作前，使用樣本記錄測試已變更的租賃訂單。
客戶能否獨立查看其更新後的租賃發票和交付時間表？
是的。客戶可以存取客戶入口網站，查看他們的客戶記錄、已核准的提案和更新的發票。當訂單變更時，管理員會共用修改後的檔案並通知客戶在入口網站中進行審閱。
系統是否追蹤租賃設備的送貨卡車路線或維護？
將卡車路線規劃和車輛維護保留在您的車隊工具中。Workspace369 儲存交貨日期、任務和專案排程，追蹤 Specialist 的租賃庫存，並從同一計畫透過 webhook 和 API 連接到您的車隊工具。
