未追蹤的確認後排程調整
當企業客戶在現有的照片攤位預訂中添加第二個激活期時，操作員通常依賴零散的筆記。這種客戶記錄的中斷會導致現場展位硬件和人員配備的調度衝突。如果沒有明確的方法在活躍項目中記錄這些額外的工時，您的團隊在活動執行期間將面臨完全錯過額外運營窗口的風險。
主要特色
Workspace369 的相片亭公司 CRM 涵蓋九個領域，包括客戶記錄、提案、專案和任務。
工作流程分為 5 個步驟，從「建立初步活動提案」到「提供客戶入口網站存取權」。
Workspace369 起價為每月 29 美元（1 個使用者），Commander 計畫包含 20 個使用者、500 GB 儲存空間，以及每月 120,000 個 AI 代幣，價格為每月 299 美元。
額外使用者費用為每位 10 美元，額外 100 GB 儲存空間費用為 15 美元；完整定價公開於 Workspace369 定價頁面.
問題
攝影棚營運中的常見管理瓶頸
錯放的品牌輸出規格
客戶經常在批准初始提案數週後發送更新的圖形資產和佈局要求。將印刷範本或數位疊加檔案儲存在斷開的電子郵件線程中會導致生產錯誤。如果檔案和對話未直接連結到客戶記錄，現場技術人員可能會部署錯誤的品牌輸出配置，導致印刷錯誤和活動主辦方不滿意。
額外攤位時間的計費差距
新增額外的啟用時段需要更新的帳單明細。當帳單與專案更新分開處理時，額外的營運工時經常未計費。相片亭業者會因行政團隊無法立即掌握客戶要求額外時間的對話，導致延遲或完全遺漏補充帳單更新，進而損失收入。
零散的活動協調員溝通
管理多小時活動時程需要場地協調員和攤位操作員之間有清晰的協調。當排程調整和佈局檔案埋沒在個人簡訊中時，關鍵的營運細節就會消失。缺乏結構化的客戶入口網站存取意味著協調員無法獨立驗證其預訂參數，導致在活動開始前重複撥打電話和最後一刻的恐慌。
產品
體驗客戶感受的協作空間。
01
客戶真正會查看的入口網站
客戶可在品牌入口網站中查看進度、檔案和發票，無需向您的團隊詢問更新。
02
所有管道集中一個收件匣
電子郵件、簡訊、電話和語音信箱會顯示在客戶記錄旁邊 — 附有 AI 摘要，讓團隊中的任何人都能在完整了解情況下回覆。
03
客戶工作，以專案形式整理
每次合作的任務、檔案和狀態 — 團隊可見，並透過客戶入口網站讓客戶也可見。
04
從提案到已付款發票
發送報價、按里程碑或定期收款，並讓自動提醒追蹤任何未付款項。
工作流程
確認後預訂的分步工作流程
01
建立初始活動提案
該流程始於組建一份正式提案，其中概述了主要啟用時間、背景選擇和標準印刷選項。您將這些詳細資訊輸入客戶記錄以建立清晰的基準。客戶會審閱提案和排程詳細資訊。一旦接受，該文件將建立初始專案範圍，為客戶在活動日期臨近時可能引入的任何後續變更奠定基礎。
02
記錄第二個啟用期間
當客戶在確認後要求額外的營運時段時，團隊成員會將此要求直接記錄在專案筆記中。您會更新排程日曆以反映新的時間區塊，確保實體展位資產不會被重複預訂。將此修改記錄在客戶記錄中，可防止排程重疊，並讓整個行政團隊隨時了解新的營運時間表。
03
附加品牌輸出檔案
客戶上傳其自訂疊加圖形、標誌和列印範本。您將這些檔案直接儲存在專案記錄中，並與相關客戶對話一併儲存。團隊成員會指派特定的檔案驗證任務，以確保尺寸符合攤位軟體的要求。將資產連結至專案可防止混淆，並確保技術人員存取正確的圖形。
04
開立補充發票
記錄額外的啟用期間後，您會產生更新的發票，反映額外的工時和自訂品牌費用。此發票直接與專案連結，讓客戶可以查看其更新的餘額。在同一個系統內追蹤付款，確保在團隊將設備打包運往場地之前，所有額外的營運成本都已涵蓋。
05
提供客戶門戶訪問權
您授予活動協調員訪問客戶門戶的權限，他們可以在其中查看已確認的排程塊、最終確定的提案和未結發票。協調員使用此門戶來驗證第二個激活期是否已準確記錄。這種自助可見性減少了行政消息傳遞，並確保雙方在實體設置在場地開始之前完全一致。
產品涵蓋範圍
照相亭公司的客戶營運
- 在活動日期到來之前，客戶入口網站會準確顯示原始和新添加的啟用期間。
- 補充發票載有第二個啟用視窗和任何自訂品牌費用的正確項目。
- 專案任務顯示技術團隊已從專案檔案中下載了正確的品牌輸出檔案。
客戶記錄
提案
專案與任務
檔案
對話
排程
發票
客戶入口網站和帳單
工作流程自動化
在 App Store 上廣受好評
由客戶工作者評分。
★★★★★
終於感覺清爽我曾試過三四個多合一工具，但總是弄得一團糟。這是第一個讓我感覺很清爽的工具。十分鐘就設定好了客戶專案。
★★★★★
團隊導入順暢無礙我們將其推廣給八人團隊，採用過程輕鬆愉快 — 直觀且精緻。我希望有更多整合功能，但他們持續推出新功能。
★★★★★
每週省下數小時我曾同時使用筆記、任務、文件和更新的獨立工具。將它們整合到一個地方，每週真的為我省下數小時。支援也很及時。
常見問題
評估與驗證協議
Workspace369 可以操作實體照相亭或觸發相機嗎？
將照相亭操作、相機觸發和媒體傳遞保留在您的照相亭軟體中。Workspace369 運行照相亭周圍的業務：客戶記錄、提案、排程、對話、客戶入口網站和發票。
確認後，系統如何處理活動時間的變更？
當活動協調員更改日程時，團隊會在一個地方更新日曆事件和項目筆記。然後，您可以調整客戶記錄並發出更新的發票或提案以反映新的激活時間，確保所有預訂詳細信息保持一致。
我們在哪裡儲存活動的客製化疊加模板？
從 Specialist 開始，您可以將自訂疊加圖形、標誌和印刷佈局範本直接附加到特定的專案。這將設計資產與客戶記錄、對話和任務連結起來，確保辦公室團隊和現場技術人員在活動準備期間能夠輕鬆找到它們。
客戶能否獨立查看其更新後的活動時間表？
是的。透過向活動協調員或客戶提供客戶入口網站的存取權限，他們可以獨立登入以查看其已確認的排程詳細資訊、活躍提案和發票。這讓他們能夠驗證第二個啟用期間是否已正確記錄，而無需致電您的辦公室。
