Fakturace Microsoft 365: šablony, Power Automate a kdy potřebujete skutečný systém

Microsoft 365 pokrývá hodně z malého podniku — e-mail, dokumenty, tabulky, schůzky. Jedna věc, kterou neobsahuje, je fakturační aplikace. Většina týmů tedy fakturuje ručně: šablona Word nebo Excel, uložená jako PDF, odeslaná z Outlooku.

Tento přístup funguje — dokud nefunguje. Tato příručka pokrývá, jak fakturace s Microsoft 365 skutečně vypadá, kde přístup k šabloně selže a kdy faktura potřebuje skutečný systém.

Rychlá odpověď

Microsoft 365 má žádný vestavěný fakturační nástrojTýmy fakturují pomocí šablon Word nebo Excel odesílaných z Outlooku, někdy přidávají toky Power Automate pro připomenutí. Toto nastavení selže, když faktury potřebují automatické číslování, online platební odkazy, platební plány, plánovaná připomenutí a stav na klienta — v tu chvíli se skutečný fakturační systém vyplatí během dnů, ne měsíců.

Tři způsoby, jak lidé fakturují s Microsoft 365

Možnost 1: přístup k šabloně

Standardní nastavení: soubor Excel nebo Word s vašimi údaji, číslem faktury, daty, položkami, součty a platebními pokyny. Exportujte jako PDF, připojte k e-mailu Outlook, odešlete.

Selhává na předvídatelných místech. Čísla faktur se duplikují, protože je nic nesleduje. Klienti, kteří chtějí platit kartou, odpovídají s dotazem, jak. Nikdo neví, která ze čtyřiceti existujících faktur je stále nezaplacená, aniž by otevřel tabulku. A následné kroky — připomenutí, které skutečně zajistí zaplacení faktur — závisí na tom, zda si vzpomenete je poslat.

Možnost 2: šablona plus Power Automate

Power Automate může přidat toky připomenutí: odešlete fakturu, počkejte, pobídněte, pokud není zaplaceno. Pomáhá to, ale přidává vrstvu údržby, kterou většina malých týmů podceňuje. Toky selžou, když někdo upraví strukturu tabulky, a stále nemáte platební odkaz, platební plány ani živý přehled stavu.

Možnost 3: skutečný fakturační systém

Skutečný systém považuje fakturu za součást smyčky, nikoli dokument: záznam klienta obsahuje historii, nabídka se stává fakturou, faktura nese platební odkaz a připomenutí se odesílají automaticky bez vás. V Workspace369 tato smyčka zahrnuje také platební plány pro zálohy a zůstatky, opakující se faktury pro paušály, klientský portál, kde faktura žije vedle souborů a stavu, a reporting, který ukazuje, co je u klienta neuhrazeno.

Pro část dokumentu momentálně, generátor faktur zdarma vytvoří fakturu připravenou k tisku v prohlížeči a bezplatná šablona faktury stáhne CSV, které se otevře přímo v Excelu nebo Google Sheets.

Konečné doporučení

Použijte přístup k šabloně Microsoft 365, dokud je objem faktur hrstka měsíčně. Když se faktury stanou týdenním rytmem — nebo když potřebujete platební odkazy, plány, připomenutí a viditelnost — přesuňte smyčku do fakturační a projektový software postaveno pro to, s plány od 29 $/měsíc pro jedno místo.