Παραδείγματα και σενάρια χαιρετισμών φωνητικού ταχυδρομείου επιχείρησης

Ένας καλός χαιρετισμός φωνητικού ταχυδρομείου επιχείρησης λέει στον καλούντα ότι έφτασε στο σωστό μέρος, εξηγεί γιατί κανείς δεν απάντησε, ζητά τις πληροφορίες που χρειάζονται για να βοηθήσει και θέτει μια ειλικρινή προσδοκία για την απάντηση.

Γρήγορη απάντηση

Χρησιμοποιήστε αυτή τη βασική δομή: «Ευχαριστούμε που καλέσατε επιχείρηση. Δεν είμαστε διαθέσιμοι αυτήν τη στιγμή. Παρακαλώ αφήστε το όνομά σας, τον αριθμό σας και τον λόγο της κλήσης σας. Η ομάδα μας θα απαντήσει χρονικό πλαίσιο. Για Επείγουσα επιλογή, παρακαλώ οδηγία.” Στη συνέχεια, προσαρμόστε το για ώρες γραφείου, μετά τις ώρες, αργίες, τμήματα ή ουρές.

Τυπικός χαιρετισμός αυτόματου τηλεφωνητή επιχείρησης

Ευχαριστούμε που καλέσατε Επωνυμία επιχείρησης. Δεν μπορούμε να απαντήσουμε αυτήν τη στιγμή. Παρακαλώ αφήστε το όνομά σας, τον αριθμό τηλεφώνου σας και μια σύντομη περιγραφή του πώς μπορούμε να βοηθήσουμε. Ένα μέλος της ομάδας μας θα επιστρέψει την κλήση σας εντός παράθυρο απόκρισης.

Χρησιμοποιήστε αυτό όταν ένας γενικός αριθμός χειρίζεται τις περισσότερες κλήσεις πελατών.

Επαγγελματικός χαιρετισμός υπηρεσιών

Έχετε φτάσει Επωνυμία επιχείρησης. Η ομάδα μας βοηθά αυτήν τη στιγμή άλλους πελάτες. Παρακαλώ αφήστε το όνομά σας, την εταιρεία σας, τον αριθμό τηλεφώνου σας και το θέμα για το οποίο καλείτε. Θα επιστρέψουμε την κλήση σας έως χρονικό πλαίσιο.

Αυτή η έκδοση ζητά εταιρικό πλαίσιο χωρίς να απαιτεί από τον καλούντα να εξηγήσει κάθε λεπτομέρεια στην εγγραφή.

Χαιρετισμός συμβούλου ή πρακτορείου

Ευχαριστούμε που καλέσατε Όνομα ή Πρακτορείο. Παρακαλώ αφήστε το όνομά σας, την εταιρεία σας, τον αριθμό επιστροφής κλήσης και μια σύντομη περίληψη του έργου ή του λογαριασμού για τον οποίο καλείτε. Θα σας ακολουθήσουμε εντός χρονικό πλαίσιο. Οι υπάρχοντες πελάτες μπορούν επίσης να απαντήσουν στο τελευταίο τους μήνυμα Workspace369.

Χαιρετισμός φωνητικού ταχυδρομείου εκτός ωραρίου

Ευχαριστούμε που καλέσατε Επωνυμία επιχείρησης. Το γραφείο μας είναι κλειστό αυτήν τη στιγμή. Οι κανονικές ώρες λειτουργίας μας είναι ημέρες και ώρες. Παρακαλώ αφήστε το όνομά σας, τον αριθμό σας και το μήνυμά σας, και θα απαντήσουμε όταν το γραφείο ανοίξει ξανά στις ημέρα ή ώρα.

Εάν υπάρχει μια πραγματική διαδρομή έκτακτης ανάγκης, προσθέστε μία σαφή οδηγία. Μην υπόσχεστε κάλυψη έκτακτης ανάγκης που η επιχείρηση δεν παρέχει.

Χαιρετισμός για κλεισίματα αργιών

Έχετε φτάσει Επωνυμία επιχείρησης. Είμαστε κλειστοί για αργία ή κλείσιμο και θα ανοίξει ξανά στις ημερομηνία σε χρόνος. Παρακαλώ αφήστε το όνομά σας, τον αριθμό σας και το μήνυμά σας. Η ομάδα μας θα απαντήσει αφού ανοίξουμε ξανά.

Ενημερώστε την ημερομηνία πριν από κάθε κλείσιμο και αφαιρέστε τον χαιρετισμό όταν αποκατασταθούν οι κανονικές ώρες λειτουργίας.

Χαιρετισμός τμήματος

Έχετε φτάσει στο Τμήμα ομάδα στο Επωνυμία επιχείρησης. Παρακαλώ αφήστε το όνομά σας, το όνομα του λογαριασμού ή της εταιρείας σας, τον αριθμό επιστροφής κλήσης και ένα σύντομο μήνυμα. Ένα μέλος του τμήματος θα απαντήσει εντός χρονικό πλαίσιο.

Χρησιμοποιήστε ξεχωριστούς χαιρετισμούς τμημάτων όταν οι καλούντες φτάνουν στη χρέωση, πωλήσεις, υποστήριξη, προγραμματισμό ή άλλη εξειδικευμένη ουρά.

Χαιρετισμός τιμολόγησης και πληρωμής

Έχετε φτάσει στην ομάδα χρεώσεων στο Επωνυμία επιχείρησης. Παρακαλώ αφήστε το όνομά σας, την εταιρεία, τον αριθμό τιμολογίου εάν είναι διαθέσιμος, τον αριθμό επιστροφής κλήσης και μια σύντομη περιγραφή της ερώτησής σας. Για λόγους ασφαλείας, μην αφήνετε στοιχεία κάρτας πληρωμής στο φωνητικό μήνυμα.

Αυτή η τελευταία πρόταση αποτρέπει τους καλούντες από το να αφήνουν ευαίσθητες πληροφορίες πληρωμής σε ηχογράφηση.

Χαιρετισμός προγραμματισμού

Ευχαριστούμε που καλέσατε Επωνυμία επιχείρησης προγραμματισμός. Παρακαλώ αφήστε το όνομά σας, τον αριθμό τηλεφώνου για επιστροφή κλήσης, τις προτιμώμενες ημερομηνίες ή ώρες και την υπηρεσία ή τη συνάντηση που χρειάζεστε. Θα επιβεβαιώσουμε τη διαθεσιμότητα όταν επιστρέψουμε την κλήση σας.

Χαιρετισμός υπερχείλισης ουράς

Η ομάδα μας βοηθά αυτήν τη στιγμή άλλους καλούντες. Μπορείτε να παραμείνετε στην ουρά ή να αφήσετε το όνομά σας, τον αριθμό επιστροφής κλήσης και ένα σύντομο μήνυμα. Θα επιστρέψουμε την κλήση σας μόλις ένας πράκτορας είναι διαθέσιμος.

Προσφέρετε μόνο μια κλήση επιστροφής εάν η ομάδα παρακολουθεί και ολοκληρώνει πραγματικά αυτήν τη ροή εργασίας.

Χαιρετισμός χαμένης κλήσης με παρακολούθηση SMS

Λυπούμαστε που χάσαμε την κλήση σας στο Επωνυμία επιχείρησης. Παρακαλώ αφήστε το όνομά σας και ένα σύντομο μήνυμα. Εάν ο αριθμός σας μπορεί να λάβει μηνύματα SMS, η ομάδα μας μπορεί επίσης να σας ακολουθήσει μέσω SMS.

Βεβαιωθείτε ότι η διαδικασία παρακολούθησης σέβεται τη συγκατάθεση και τις απαιτήσεις μηνυμάτων.

Τι να συμπεριλάβετε

• Όνομα επιχείρησης ή τμήματος
• Διαθεσιμότητα ή λόγος για τον χαιρετισμό
• Όνομα καλούντος και αριθμός επανεγγραφής
• Το ελάχιστο πλαίσιο που απαιτείται για τη δρομολόγηση της απάντησης
• Μια ρεαλιστική προσδοκία απόκρισης
• Μια επείγουσα εναλλακτική λύση μόνο όταν υπάρχει
• Μια προειδοποίηση να μην αφήνετε ευαίσθητες πληροφορίες όταν είναι απαραίτητο

Τι να αποφύγετε

• Μεγάλα μηνύματα μάρκετινγκ πριν από την προτροπή ηχογράφησης
• Αόριστες υποσχέσεις όπως «θα καλέσουμε αμέσως»
• Ξεπερασμένες ημερομηνίες αργιών ή ώρες λειτουργίας
• Πολλοί εναλλακτικοί αριθμοί
• Ζητώντας από τους καλούντες να αφήσουν κωδικούς πρόσβασης, αριθμούς καρτών, ιατρικές λεπτομέρειες ή άλλες ευαίσθητες πληροφορίες
• Διεκδίκηση 24/7 απόκρισης όταν η ομάδα δεν είναι στελεχωμένη για αυτό

Χρήση χαιρετισμών με δρομολόγηση και απομαγνητοφώνηση

Το Workspace369 υποστηρίζει διαμορφώσιμα φωνητικά μηνύματα και χαιρετισμούς εκτός ωραρίου χρησιμοποιώντας μετατροπή κειμένου σε ομιλία ή μεταφορτωμένο ήχο. Μπορεί να αποθηκεύσει φωνητικά μηνύματα, να δημιουργήσει μεταγραφή, να αντιστοιχίσει τον καλούντα σε αρχείο πελάτη και να διατηρήσει την παρακολούθηση κοντά σε εργασίες, έργα, τιμολόγια, αρχεία, SMS και ιστορικό κλήσεων.

Ο χαιρετισμός είναι η μπροστινή πόρτα. Αυτοματισμός μετά από κλήση και το πλαίσιο του πελάτη καθορίζουν εάν το μήνυμα γίνεται ολοκληρωμένη εργασία.