Πώς να μετατρέψετε τις χρεώσιμες ώρες σε τιμολόγιο (χωρίς να χάσετε χρήματα)

Το κενό μεταξύ ενός ολοκληρωμένου φύλλου χρόνου και ενός πληρωμένου τιμολογίου είναι εκεί που οι επιχειρήσεις παροχής υπηρεσιών χάνουν κρυφά έσοδα: ώρες που παραλείπονται, τιμές που εφαρμόζονται ασυνεπώς, γραμμές πολύ ασαφείς για έγκριση. Αυτή είναι η καθαρή ροή εργασίας για να κλείσετε αυτό το κενό — είτε χρησιμοποιείτε λογισμικό που μετατρέπει τον χρόνο αυτόματα είτε ένα υπολογιστικό φύλλο που διαχειρίζεστε χειροκίνητα.

Γρήγορη απάντηση

Ελέγξτε το χρονοδιάγραμμα για την περίοδο χρέωσης, σημειώστε τι είναι χρεώσιμο, πολλαπλασιάστε τις ώρες με την συμφωνημένη τιμή για κάθε ρόλο, προσθέστε έξοδα, δηλώστε την πολιτική στρογγυλοποίησης και τους όρους πληρωμής στο τιμολόγιο, στείλτε το και παρακολουθήστε μέχρι να πληρωθεί. Ολόκληρος ο κύκλος θα πρέπει να διαρκεί λεπτά ανά πελάτη, όχι ένα απόγευμα.

Βήμα 1: Παρακολουθήστε τον χρόνο ώστε να μπορεί να αντέξει την αναθεώρηση

Η μετατροπή ξεκινά από τη σύλληψη. Κάθε καταχώρηση χρόνου χρειάζεται τρία πράγματα πέρα από τη διάρκεια: τον πελάτη ή το έργο στο οποίο ανήκει, την εργασία ή τη δραστηριότητα, και μια σύντομη σημείωση γραμμένη για έναν μελλοντικό αναγνώστη — τον πελάτη — όχι για τον εαυτό σας. Το «Κλήση» δεν σημαίνει τίποτα σε τρεις εβδομάδες. Το «Κλήση: αναθεωρημένη ακολουθία έναρξης μετά από σχόλια έναρξης» εγκρίνεται από μόνο του.

Οι χρονομετρητές νικούν τη μνήμη. Η ανασύσταση των ωρών της Παρασκευής τη Δευτέρα είναι ο τρόπος που οι εργασίες των 20 λεπτών εξαφανίζονται, και αυτές εξαφανίζονται από τα έσοδά σας, όχι από τον λογαριασμό του πελάτη.

Βήμα 2: Ελέγξτε το φύλλο χρόνου πριν χρεωθεί οτιδήποτε

Ποτέ μην τιμολογείτε ακατέργαστο χρόνο. Πριν κλείσει η περίοδος χρέωσης, κάντε μια επανεξέταση για:

• Καταχωρήσεις που λείπουν έργο, εργασία ή σημείωση
• Μη χρεώσιμη εργασία που διέφυγε — εσωτερικές συναντήσεις, αναθεωρήσεις που προκλήθηκαν από δικά σας λάθη
• Διπλότυπα από χρονομέτρη που έμεινε ανοιχτό
• Καταχωρήσεις που ανήκουν σε διαφορετική περίοδο ή διαφορετικό πελάτη

Σε μια ομάδα, αυτή η αναθεώρηση είναι το βήμα έγκρισης του διαχειριστή. Σε μια αυτόνομη λειτουργία, είναι η διαφορά μεταξύ ενός τιμολογίου που μπορείτε να υπερασπιστείτε γραμμή προς γραμμή και ενός που ελπίζετε ότι κανείς δεν θα αμφισβητήσει.

Βήμα 3: Εφαρμόστε τις συμφωνημένες τιμές, ανά ρόλο

Τιμή χρέωσης × ώρες χρησιμοποιώντας την τιμή για το άτομο ή τον ρόλο που έκανε τη δουλειά — όχι ένας ενιαίος αριθμός, εκτός αν ο πελάτης συμφώνησε σε ένα μείγμα. Ένας ανώτερος στα 150 $ και ένας κατώτερος στα 85 $ στο ίδιο έργο θα πρέπει να εμφανίζονται ως δύο ομάδες γραμμών, επειδή αυτό είναι που ο πελάτης συμβάληκε.

Εάν ορίζετε ή επανεξετάζετε τις τιμές σας, το αριθμομηχανή ωρομίσθιου λειτουργεί αντίστροφα από τον στόχο εισοδήματός σας και τη χρεώσιμη χωρητικότητα στον αριθμό που πρέπει να χρεώνετε.

Αποφασίστε και εδώ την πολιτική στρογγυλοποίησης, και γράψτε την: κοινές είναι οι διαιρέσεις 6 ή 15 λεπτών. Η ίδια η πολιτική σπάνια είναι το πρόβλημα σε μια διαφωνία — η αόρατη εφαρμογή της είναι.

Βήμα 4: Προσθέστε έξοδα και οτιδήποτε σταθερής αμοιβής

Τα επιστρέψιμα έξοδα χάνονται στο κενό μεταξύ της απόδειξης και του τιμολογίου. Ανακτήστε τα έξοδα της περιόδου για τον πελάτη — ταξίδια, υλικά, λογισμικό που αγοράστηκε για λογαριασμό του — στο τιμολόγιο ως επιμέρους γραμμές με ποσά και ημερομηνίες, όχι ένα ενιαίο σύνολο "εξόδων". Εάν το έργο συνδυάζει ωριαία εργασία με μια σταθερή αμοιβή, κρατήστε τα ως σαφώς διαχωρισμένες ενότητες, ώστε ο πελάτης να μπορεί να αντιστοιχίσει κάθε μία με τη συμφωνία.

Βήμα 5: Ορίστε όρους στους οποίους μπορεί να ενεργήσει ο πελάτης

Ένα τιμολόγιο χωρίς σαφείς όρους πληρώνεται όποτε ο πελάτης το βρει. Καθορίστε την ημερομηνία λήξης, το παράθυρο πληρωμής και τυχόν πολιτική καθυστερημένης χρέωσης στο ίδιο το έγγραφο. Εάν αποφασίζετε για ένα παράθυρο, ο οδηγός μας για όροι πληρωμής καθαρά 30 καλύπτει πότε ταιριάζει ο τυπικός μήνας και πότε οι μικρότεροι όροι προστατεύουν τη ροή μετρητών. Στη συνέχεια, κάντε την πληρωμή απρόσκοπτη: μια online επιλογή Πληρωμής Τώρα είναι καλύτερη από μια τραπεζική μεταφορά που κανείς δεν προγραμματίζει.

Βήμα 6: Στείλτε, μετά παρακολουθήστε — πάντα

Η αποστολή δεν είναι το τέλος της ροής εργασίας· η πληρωμή είναι. Παρακολουθήστε την κατάσταση του τιμολογίου και αφήστε τις υπενθυμίσεις να αποστέλλονται σε ένα πρόγραμμα αντί από μνήμης: μια υπενθύμιση πριν από την ημερομηνία λήξης, μία την ημέρα που περνάει, μία εβδομάδα αργότερα. Η παρακολούθηση που συνδέεται με το ίδιο αρχείο πελάτη με την εργασία διατηρεί τη συζήτηση πραγματική — το τιμολόγιο, την περίοδο, τα επιμέρους στοιχεία — αντί για ένα άβολο νήμα email χτισμένο από μνήμης.

Τι περιμένουν οι πελάτες να δουν στο τιμολόγιο

Τοποθετήστε τον εαυτό σας στην πλευρά έγκρισης του γραφείου. Το άτομο που πληρώνει θέλει να επαληθεύσει, όχι να ερευνήσει:

• Περίοδος τιμολόγησης — το ακριβές χρονικό διάστημα που καλύπτουν οι ώρες
• Σύνοψη δραστηριότητας — σύντομες, συγκεκριμένες περιγραφές ανά γραμμή, ομαδοποιημένες ανά φάση έργου ή άτομο
• Ανάλυση τιμής — ώρες × τιμή για κάθε ρόλο, σύμφωνα με τη συμφωνία
• Έξοδα — αναλυτικά, με ημερομηνίες
• Πολιτική στρογγυλοποίησης — το χρησιμοποιούμενο διάστημα, δηλωμένο απλά
• Όροι και σύνολο — ημερομηνία λήξης, παράθυρο πληρωμής και τρέχον σύνολο που προστίθεται χωρίς αριθμομηχανή

Ένα τιμολόγιο που απαντά σε αυτά από μόνο του εγκρίνεται χωρίς συνάντηση. Ένα που δεν το κάνει, δημιουργεί τη συνάντηση.

Τα λάθη που κοστίζουν πραγματικά χρήματα

Δύο μοτίβα προκαλούν τις περισσότερες διαφωνίες χρέωσης. Το πρώτο είναι στρογγυλοποίηση χωρίς δηλωμένη πολιτική: η δική του μαθηματική του πελάτη λέει 37,2 ώρες, το τιμολόγιό σας λέει 39, και τώρα ολόκληρο το έγγραφο είναι ύποπτο — ακόμα κι αν η στρογγυλοποίηση ήταν ειλικρινής. Το δεύτερο είναι αόριστες γραμμές: «συμβουλευτική — 14 ώρες — 2.100 $» προσκαλεί μια πρόκληση που «14 ώρες σε κλήση έναρξης, έλεγχο και εργαστήριο ευρημάτων, 1-12 Σεπτεμβρίου» δεν κάνει. Αμέσως μετά: ανάμειξη δύο περιόδων χρέωσης σε ένα τιμολόγιο και τιμολόγηση χρόνου που κανείς δεν έλεγξε.

Η διαδρομή Workspace369

Στο Workspace369 η αλυσίδα παραπάνω είναι ένα σύστημα αντί για παράδοση. Χρονόμετρα, δελτία χρόνου και παρακολούθηση χρεώσιμου χρόνου είναι διαθέσιμα σε όλα τα προγράμματα· ελέγχετε την περίοδο στο δελτίο χρόνου, επισημαίνετε χρεώσιμες εγγραφές, και η μετατροπή χρόνου σε τιμολόγιο τις μετατρέπει σε τιμολόγιο γραμμές στοιχείων με το πλαίσιο του έργου συνδεδεμένο — σε κάθε πρόγραμμα, ξεκινώντας από το Cadet στα 29 $/μήνα για μία θέση. Το λογισμικό παρακολούθησης χρόνου και τιμολόγησης η σελίδα δείχνει τον πλήρη κύκλο, και η καλύτερη παρακολούθηση χρόνου με τιμολόγηση η λίστα συγκρίνει με αποκλειστικούς ιχνηλάτες.

Η χειροκίνητη διαδρομή, σωστά εκτελεσμένη

Ένα υπολογιστικό φύλλο μπορεί να φέρει αυτήν τη ροή εργασίας αν του δώσετε την πειθαρχία που επιβάλλει το λογισμικό από προεπιλογή. Μία γραμμή ανά καταχώρηση χρόνου με ημερομηνία, πελάτη, έργο, σημείωση δραστηριότητας, διάρκεια, χρεώσιμο ναι/όχι και τιμή. Μια σταθερή εβδομαδιαία αναθεώρηση — Παρασκευή, πριν ξεχάσετε την εβδομάδα. Ένα pivot ή φίλτρο ανά πελάτη κατά τον χρόνο τιμολόγησης που γίνεται οι γραμμές. Και ένας αυστηρός κανόνας: μόλις τιμολογηθεί μια περίοδος, κλειδώστε την. Η επεξεργασία ενός φύλλου χρόνου μετά την αποστολή του τιμολογίου είναι ο τρόπος με τον οποίο οι δύο λογαριασμοί διαφωνούν αργότερα.

Όπου η χειροκίνητη διαδρομή σπάει είναι η παρακολούθηση και η απόδειξη: καμία κατάσταση πληρωμής, καμία υπενθύμιση και καμία σύνδεση μεταξύ του στοιχείου γραμμής και των υποκείμενων καταχωρήσεων όταν ένας πελάτης αμφισβητεί μια χρέωση τον τρίτο μήνα. Αν τιμολογείτε ωριαία κάθε εβδομάδα, τότε συνήθως το λογισμικό κερδίζει τη συνδρομή του.

Τελική σύσταση

Όποιο εργαλείο κι αν χρησιμοποιείται, η αλυσίδα δεν αλλάζει: παρακολούθηση με σημειώσεις, ανασκόπηση πριν τη χρέωση, τιμή × ώρες ανά ρόλο, ανάλυση εξόδων, δήλωση της πολιτικής στρογγυλοποίησης και των όρων σας, αποστολή, παρακολούθηση. Κάντε το εβδομαδιαίως και το τιμολόγιο γράφεται μόνο του· κάντε το μηνιαίως από μνήμης και γράφει τα έσοδά σας προς τα κάτω.

Εάν θέλετε η παράδοση να αυτοματοποιηθεί, ξεκινήστε μια δοκιμή 14 ημερών του Workspace369 — ο χρόνος έως την τιμολόγηση υπάρχει σε κάθε πλάνο από 29 $/μήνα — ή συγκρίνετε τα επίπεδα στο σελίδα τιμολόγησης.