Εναλλακτική λύση διαχείρισης εξόδων Google Workspace

Το Google Workspace είναι χρήσιμο για επιχειρηματικές λειτουργίες. Το Gmail χειρίζεται την επικοινωνία, το Drive αποθηκεύει αρχεία, το Sheets παρακολουθεί δεδομένα, το Docs υποστηρίζει έγγραφα και το Calendar καθιστά ορατά τα προγράμματα.

Αλλά το Google Workspace δεν είναι από μόνο του λογισμικό διαχείρισης εξόδων.

Για συμβούλους, πρακτορεία και επιχειρήσεις παροχής υπηρεσιών, τα έξοδα συνήθως χρειάζονται περισσότερο πλαίσιο από ό,τι μπορεί να παρέχει ένα υπολογιστικό φύλλο ή ένας φάκελος. Ένα κόστος μπορεί να ανήκει σε έναν πελάτη, ένα έργο, ένα τιμολόγιο, ένα προϊόν, μια αγορά ή μια ροή εργασίας παράδοσης. Εάν τα έξοδα παρακολουθούνται ξεχωριστά, τα οικονομικά χάνουν την επιχειρησιακή ιστορία.

Γρήγορη απάντηση

Το Workspace369 είναι μια ισχυρή εναλλακτική λύση διαχείρισης εξόδων του Google Workspace για ομάδες που χρειάζονται έξοδα συνδεδεμένα με CRM, έργα, τιμολόγια, πληρωμές, αρχεία, εισερχόμενα, AI, λογιστικά σήματα, αποθέματα και αναφορές.

Το Google Workspace μπορεί ακόμα να υποστηρίξει έγγραφα, email και συνεργασία. Το Workspace369 λειτουργεί ως το λειτουργικό επίπεδο εργασίας με πελάτες όπου τα έξοδα συνδέονται με την επιχειρηματική δραστηριότητα που τα δημιούργησε.

Πού βοηθά το Google Workspace

Το Google Workspace μπορεί να υποστηρίξει ροές εργασίας που σχετίζονται με έξοδα:

• Το Gmail μπορεί να περιέχει αποδείξεις και συνομιλίες με προμηθευτές.
• Το Drive μπορεί να αποθηκεύει αποδείξεις, δηλώσεις και έγγραφα.
• Τα Φύλλα μπορούν να παρακολουθούν τα έξοδα χειροκίνητα.
• Το ημερολόγιο μπορεί να εμφανίζει ημερομηνίες έργων ή συναντήσεις.
• Τα έγγραφα μπορούν να τεκμηριώσουν πολιτικές ή εγκρίσεις.

Αυτό είναι χρήσιμο, αλλά δεν είναι το ίδιο με μια συνδεδεμένη ροή χρηματοοικονομικών.

Πού αποτυγχάνουν οι υπολογιστές εξόδων

Τα λογιστικά φύλλα εξόδων γίνονται εύθραυστα όταν η επιχείρηση χρειάζεται πλαίσιο.

Συνήθη προβλήματα:

• Οι αποδείξεις ζουν στο Drive ενώ η εργασία πελατών ζει αλλού.
• Τα έξοδα δεν συνδέονται σαφώς με ένα έργο ή τιμολόγιο.
• Η κατάσταση πληρωμής και το κόστος παρακολούθησης είναι διαχωρισμένα.
• Οι αναφορές απαιτούν χειροκίνητες εξαγωγές.
• Τα μέλη της ομάδας δεν γνωρίζουν ποιο έξοδο ανήκει σε ποιον πελάτη.
• Ο ιδιοκτήτης δεν μπορεί να βλέπει έσοδα, έξοδα και δραστηριότητα παράδοσης μαζί.

Σε εκείνο το σημείο, το πρόβλημα δεν είναι απλώς η καταχώρηση εξόδων. Το πρόβλημα είναι οι αποσυνδεδεμένες λειτουργίες.

Μια πρακτική ροή εργασίας διαχείρισης εξόδων Google Workspace

Οι ομάδες μπορούν να διατηρήσουν το Google Workspace για συνεργασία, ενώ μετακινούν την εγγραφή λειτουργικών εξόδων στο Workspace369. Μια απόδειξη μπορεί ακόμα να φτάσει μέσω του Gmail ή να ζήσει στο Drive, αλλά το κόστος πρέπει να καταγραφεί έναντι του πελάτη, του έργου, της υπηρεσίας ή του τιμολογίου που εξηγεί γιατί υπάρχει. Το επίπεδο αναφορών μπορεί στη συνέχεια να συγκρίνει έσοδα και κόστη χωρίς να αναδημιουργήσει τη σχέση στα Φύλλα κάθε μήνα.

Μια χρήσιμη μετάβαση μοιάζει κάπως έτσι:

1. Διατηρήστε το Gmail και το Drive για επικοινωνία και έγγραφα πηγής εκεί που παραμένουν χρήσιμα.
2. Καταγράψτε την έξοδο στο Workspace369 με το πλαίσιο πελάτη ή έργου συνημμένο.
3. Σημειώστε εάν το κόστος είναι εσωτερικό, επιστρέψιμο ή χρεώσιμο.
4. Αναθεωρήστε τα έξοδα δίπλα στα τιμολόγια, τις πληρωμές, την πρόοδο παράδοσης και την κερδοφορία.
5. Χρησιμοποιήστε την συνδεδεμένη εγγραφή για αναφορές αντί να διατηρείτε ένα άλλο λογιστικό φύλλο συμφωνίας.

Για το οικονομικό αποτέλεσμα, χρησιμοποιήστε το οδηγός κερδοφορίας οργανισμών και το οδηγός παρακολούθησης χρεώσιμων εξόδων.

Με τι πρέπει να συνδέεται η διαχείριση εξόδων

Για ομάδες εργασίας με πελάτες, τα έξοδα πρέπει να συνδέονται με:

• Πελάτες και εταιρείες
• Έργα, εργασίες και παράδοση υπηρεσιών
• Τιμολόγια, εκτιμήσεις και προτάσεις
• Πληρωμές, προκαταβολές, αναθέσεις και σχέδια πληρωμής
• Αρχεία, αποδείξεις και υποστηρικτικά έγγραφα
• Κατάλογοι προϊόντων, αποθέματα και υπηρεσίες όταν είναι σχετικό
• Αναφορές για έσοδα, δαπάνες, AR και κερδοφορία

Το Workspace369 είναι χτισμένο για να διατηρεί αυτό το χρηματοοικονομικό πλαίσιο κοντά στην εργασία.

Google Workspace έναντι Workspace369 για ροές εργασίας εξόδων

Ποιος πρέπει να χρησιμοποιεί το Workspace369 αντί για λογιστικά φύλλα εξόδων

Το Workspace369 ταιριάζει καλύτερα όταν:

• Τα έξοδα ανήκουν σε συγκεκριμένους πελάτες ή έργα
• Τα τιμολόγια και οι πληρωμές χρειάζονται λειτουργικό πλαίσιο
• Τα αρχεία και οι αποδείξεις πρέπει να παραμένουν κοντά στην εργασία
• Η επιχείρηση θέλει αναφορές χωρίς χειροκίνητο καθαρισμό υπολογιστικών φύλλων
• Οι ομάδες χρειάζονται CRM, έργα, εισερχόμενα, τιμολόγηση, πληρωμές, AI και έξοδα μαζί

Εάν μια επιχείρηση χρειάζεται μόνο ένα πολύ απλό αρχείο εξόδων, ένα υπολογιστικό φύλλο μπορεί να είναι αρκετό. Εάν τα έξοδα πρέπει να υποστηρίζουν εργασίες πελατών και αναφορές, ένας συνδεδεμένος χώρος εργασίας είναι ισχυρότερος.

Τελική σύσταση

Χρησιμοποιήστε το Google Workspace για συνεργασία. Χρησιμοποιήστε το Workspace369 όταν η επιχείρηση χρειάζεται έξοδα συνδεδεμένα με την εργασία του πελάτη.

Για συμβούλους, πρακτορεία και επιχειρήσεις παροχής υπηρεσιών που χρειάζονται CRM, έργα, τιμολόγια, πληρωμές, αρχεία, επικοινωνία, AI, έξοδα και αναφορές μαζί, το Workspace369 είναι το καλύτερο λειτουργικό επίπεδο.

Δείτε πώς αλλάζει η ροή εργασίας για μια αυτόνομη επιχείρηση σε οδηγός παρακολούθησης εξόδων ελεύθερων επαγγελματιών και μάθετε πώς να διατηρείτε τα ανακτήσιμα έξοδα με παρακολούθηση χρεώσιμων εξόδων.