Παρακολούθηση χρεώσιμων εξόδων για εργασίες πελατών

Η παρακολούθηση χρεώσιμων εξόδων είναι η διαδικασία διατήρησης ενός κόστους που σχετίζεται με τον πελάτη από τη στιγμή που προκύπτει μέσω έγκρισης, τιμολόγησης, πληρωμής και αναφοράς κερδοφορίας. Μια απόδειξη σε ένα φάκελο δεν αρκεί. Το έξοδο πρέπει να παραμένει συνδεδεμένο με τον πελάτη, το έργο, τη συμφωνία και το τιμολόγιο. Το ροή εργασίας παρακολούθησης εξόδων ελεύθερου επαγγελματία δείχνει πώς φαίνεται αυτή η σύνδεση μέσα σε έναν ζωντανό χώρο εργασίας.

Ορίστε την πολιτική εξόδων πριν ξεκινήσει η εργασία

Η πρόταση ή η σύμβαση πρέπει να εξηγεί:

• Ποιες κατηγορίες εξόδων είναι επιστρέψιμες
• Εάν απαιτείται έγκριση πελάτη πριν από την αγορά
• Οποιοδήποτε όριο δαπανών
• Εάν απαιτούνται αποδείξεις
• Εάν τα κόστη μετακυλίονται στο κόστος ή επιβαρύνονται
• Πώς χειρίζονται οι φόροι, η μετατροπή νομισμάτων και οι χρεώσεις καρτών
• Πότε θα τιμολογηθούν τα έξοδα

Σύλληψη πλήρους εγγραφής δαπάνης

Καταγράψτε κάθε έξοδο με επαρκές πλαίσιο ώστε κάποιος άλλος να μπορεί να την επαληθεύσει:

Διαχωρισμός τριών διαφορετικών καταστάσεων

Οι ομάδες συγχέουν συχνά τα δεδουλευμένα, τιμολογημένα και εισπραχθέντα έξοδα. Διατηρήστε τα διακριτά:

1. Πραγματοποιήθηκαν: η επιχείρηση πλήρωσε ή δεσμεύτηκε για το κόστος.
2. Τιμολογήθηκαν: το κόστος συμπεριλήφθηκε σε ένα τιμολόγιο πελάτη.
3. Συλλέχθηκαν: ο πελάτης πλήρωσε το τιμολόγιο που περιείχε το κόστος.

Αυτή η διάκριση έχει σημασία για τη ροή μετρητών και κερδοφορία έργου.

Προσθέστε χρεώσιμα έξοδα στο τιμολόγιο με σαφήνεια

Χρησιμοποιήστε μια ξεχωριστή γραμμή ή ενότητα εξόδων με μια χρήσιμη περιγραφή. Επισυνάψτε αποδείξεις όταν απαιτείται, αλλά αποφύγετε την έκθεση μη σχετιζόμενων εσωτερικών αγορών ή ευαίσθητων πληροφοριών. Το παραδείγματα τιμολογίων συμβούλου δείχνει μια καθαρή δομή.

Αναφορά ανακτηθέντων και μη ανακτηθέντων δαπανών

Αναθεώρηση:

• Συνολικά έξοδα έργου
• Χρεώσιμα έναντι μη χρεώσιμων εξόδων
• Έξοδα που περιμένουν έγκριση
• Έξοδα που δεν έχουν τιμολογηθεί ακόμη
• Χρεωμένες δαπάνες που δεν έχουν πληρωθεί ακόμη
• Περιθώριο ή διαχείριση εσόδων
• Επίδραση εξόδων στο περιθώριο έργου και πελάτη

Το Workspace369 παρέχει παρακολούθηση εξόδων για ελεύθερους επαγγελματίες και ομάδες εργασίας πελάτη διατηρώντας τα κόστη δίπλα στους πελάτες, τα έργα, τα τιμολόγια, τις πληρωμές, τα αρχεία και τις αναφορές.