Παρακολούθηση χρεώσιμων εξόδων για εργασίες πελατών
Μάθετε πώς να καταγράφετε, να εγκρίνετε, να τεκμηριώνετε, να τιμολογείτε και να αναφέρετε χρεώσιμα έξοδα πελατών χωρίς να χάνετε αποδείξεις, πλαίσιο έργου ή κερδοφορία.
Γρήγορη απάντηση
- Ένα χρεώσιμο έξοδο απαιτεί πληροφορίες πελάτη, έργου, απόδειξης, έγκρισης, φόρου, προσαύξησης και τιμολογίου.
- Ορίστε κανόνες για τα ανακτήσιμα έξοδα πριν πραγματοποιηθεί το κόστος.
- Παρακολούθηση εξόδων που ανακτήθηκαν και δεν ανακτήθηκαν ξεχωριστά από τις επαγγελματικές αμοιβές.
Η παρακολούθηση χρεώσιμων εξόδων είναι η διαδικασία διατήρησης ενός κόστους που σχετίζεται με τον πελάτη από τη στιγμή που προκύπτει έως την έγκριση, την τιμολόγηση, την πληρωμή και την αναφορά κερδοφορίας. Μια απόδειξη σε ένα φάκελο δεν αρκεί. Το έξοδο πρέπει να παραμένει συνδεδεμένο με τον πελάτη, το έργο, τη συμφωνία και το τιμολόγιο.
Ορίστε την πολιτική εξόδων πριν ξεκινήσει η εργασία
Η πρόταση ή η σύμβαση πρέπει να εξηγεί:
- Ποιες κατηγορίες εξόδων είναι επιστρέψιμες
- Εάν απαιτείται έγκριση πελάτη πριν από την αγορά
- Οποιοδήποτε όριο δαπανών
- Εάν απαιτούνται αποδείξεις
- Εάν τα κόστη μετακυλίονται στο κόστος ή επιβαρύνονται
- Πώς χειρίζονται οι φόροι, η μετατροπή νομισμάτων και οι χρεώσεις καρτών
- Πότε θα τιμολογηθούν τα έξοδα
Σύλληψη πλήρους εγγραφής δαπάνης
Καταγράψτε κάθε έξοδο με επαρκές πλαίσιο ώστε κάποιος άλλος να μπορεί να την επαληθεύσει:
| Πεδίο | Γιατί έχει σημασία |
|---|---|
| Πελάτης και έργο | Προσδιορίζει ποιος επωφελήθηκε από το κόστος |
| Προμηθευτής και ημερομηνία | Υποστηρίζει επαλήθευση και αναφορές |
| Ποσό και νόμισμα | Διατηρεί την αρχική συναλλαγή |
| Κατηγορία | Διαχωρίζει ταξίδια, λογισμικό, προϊόντα, εργολάβους και άλλα κόστη |
| Απόδειξη ή έγγραφο | Παρέχει αποδεικτικά στοιχεία για τον πελάτη και τα βιβλία |
| Έγκριση | Δείχνει ότι το κόστος ακολούθησε τη συμφωνία |
| Χρεώσιμη κατάσταση | Διακρίνει το κόστος που ανακτάται από τον πελάτη από τα γενικά έξοδα |
| Αναφορά τιμολογίου | Επιβεβαιώνει ότι το κόστος χρεώθηκε πραγματικά |
| Κατάσταση πληρωμής | Επιβεβαιώνει εάν ο πελάτης το επιστρέψατε |
Διαχωρισμός τριών διαφορετικών καταστάσεων
Οι ομάδες συγχέουν συχνά τα δεδουλευμένα, τιμολογημένα και εισπραχθέντα έξοδα. Διατηρήστε τα διακριτά:
- Πραγματοποιήθηκαν: η επιχείρηση πλήρωσε ή δεσμεύτηκε για το κόστος.
- Τιμολογήθηκαν: το κόστος συμπεριλήφθηκε σε ένα τιμολόγιο πελάτη.
- Συλλέχθηκαν: ο πελάτης πλήρωσε το τιμολόγιο που περιείχε το κόστος.
Αυτή η διάκριση έχει σημασία για τη ροή μετρητών και κερδοφορία έργου.
Προσθέστε χρεώσιμα έξοδα στο τιμολόγιο με σαφήνεια
Χρησιμοποιήστε μια ξεχωριστή γραμμή ή ενότητα εξόδων με μια χρήσιμη περιγραφή. Επισυνάψτε αποδείξεις όταν απαιτείται, αλλά αποφύγετε την έκθεση μη σχετιζόμενων εσωτερικών αγορών ή ευαίσθητων πληροφοριών. Το παραδείγματα τιμολογίων συμβούλου δείχνει μια καθαρή δομή.
Αναφορά ανακτηθέντων και μη ανακτηθέντων δαπανών
Αναθεώρηση:
- Συνολικά έξοδα έργου
- Χρεώσιμα έναντι μη χρεώσιμων εξόδων
- Έξοδα που περιμένουν έγκριση
- Έξοδα που δεν έχουν τιμολογηθεί ακόμη
- Χρεωμένες δαπάνες που δεν έχουν πληρωθεί ακόμη
- Περιθώριο ή διαχείριση εσόδων
- Επίδραση εξόδων στο περιθώριο έργου και πελάτη
Το Workspace369 παρέχει παρακολούθηση εξόδων για ελεύθερους επαγγελματίες και ομάδες εργασίας πελάτη διατηρώντας τα κόστη δίπλα στους πελάτες, τα έργα, τα τιμολόγια, τις πληρωμές, τα αρχεία και τις αναφορές.