Πώς να παρακολουθείτε την κερδοφορία της εταιρείας

Η κερδοφορία ενός οργανισμού δεν είναι ένας αριθμός σε ένα ταμπλό. Είναι η σχέση μεταξύ του τι κέρδισε ο οργανισμός, τι κόστισε η παράδοση, τι άλλαξε, τι τιμολογήθηκε και τι εισπράχθηκε πραγματικά.

Ένας κερδοφόρος μήνας μπορεί να κρύβει έναν μη κερδοφόρο πελάτη. Μια πολυάσχολη ομάδα μπορεί να κρύβει αδύναμη τιμολόγηση. Η υψηλή χρησιμοποίηση μπορεί να κρύβει επαναληπτική εργασία και αύξηση πεδίου εφαρμογής. Τα ισχυρά δεσμευμένα έσοδα μπορούν να κρύψουν καθυστερημένα τιμολόγια και απλήρωτα υπόλοιπα.

Ο στόχος είναι η μέτρηση της κερδοφορίας στο επίπεδο όπου η εταιρεία μπορεί ακόμα να δράσει: πελάτης, έργο, γραμμή υπηρεσιών και επαναλαμβανόμενη ανάθεση.

Ξεκινήστε με τέσσερις αξιόπιστες εισόδους

1. Αναγνωρισμένα έσοδα

Χρησιμοποιήστε τα έσοδα που αποδίδονται στην εργασία που ολοκληρώθηκε κατά την περίοδο μέτρησης. Μην αντιμετωπίζετε αυτόματα κάθε τιμολόγιο που αποστέλλεται ή πληρωμή που λαμβάνεται ως έσοδο για την ίδια περίοδο όταν η παράδοση εκτείνεται σε πολλούς μήνες.

Η λογιστική σας πολιτική μπορεί να απαιτεί διαφορετικούς κανόνες αναγνώρισης. Το λειτουργικό μοντέλο θα πρέπει να χρησιμοποιεί μια συνεπή μέθοδο, ώστε τα έργα να μπορούν να συγκρίνονται υπεύθυνα.

2. Άμεσο κόστος εργασίας

Υπολογίστε το κόστος των ανθρώπων που παραδίδουν την εργασία, όχι το ποσό που χρεώνεται στον πελάτη.

Ένα πρακτικό κόστος ωριαίας εργασίας μπορεί να περιλαμβάνει μισθό ή κόστος συνεργάτη συν μια κατανομή για φόρους μισθοδοσίας και παροχές. Αποφασίστε εάν τα γενικά έξοδα ανήκουν σε αυτόν τον αριθμό ή σε μια ξεχωριστή προβολή περιθωρίου συνεισφοράς, στη συνέχεια παραμείνετε συνεπείς.

3. Άμεσα έξοδα έργου

Συμπεριλάβετε κόστη που αποδίδονται στην ανάθεση, όπως ελεύθερους επαγγελματίες, μέσα, παραγωγή, ταξίδια, λογισμικό που αγοράστηκε για το έργο, εκτυπώσεις, αποθέματα και επιστρέψιμα κόστη.

Παρακολουθήστε εάν ένα έξοδο περιλαμβάνεται στο τέλος, χρεώνεται στον πελάτη, έχει προσαύξηση ή απορροφάται.

4. Χρόνος παράδοσης

Παρακολούθηση επαρκούς χρόνου για την κατανόηση της προσπάθειας ανά πελάτη, έργο, εργασία, ρόλο και χρεώσιμη κατάσταση. Ο σκοπός δεν είναι η παρακολούθηση υπαλλήλων. Ο σκοπός είναι να γνωρίζουμε εάν η τιμολόγηση και το πεδίο εφαρμογής αντικατοπτρίζουν την εργασία που εκτελεί η εταιρεία.

Βασικοί τύποι κερδοφορίας διαφημιστικών εταιρειών

Μεικτό κέρδος έργου

recognized project revenue - direct labor cost - direct project expenses

Ποσοστό μεικτού κέρδους έργου

project gross profit / recognized project revenue

Εάν ένα έργο αναγνωρίζει 20.000 $ σε έσοδα, χρησιμοποιεί 9.000 $ σε άμεση εργασία και επιβαρύνεται με 1.000 $ σε άμεσα έξοδα:

• Το μικτό κέρδος είναι 10.000 $.
• Το μικτό περιθώριο κέρδους είναι 50%.

Αποτελεσματική ωριαία χρέωση

recognized revenue / total delivery hours

Αυτό είναι χρήσιμο για εργασία σταθερής αμοιβής και ανάθεσης, επειδή αποκαλύπτει την πραγματική αξία ανά ώρα, ακόμη και όταν οι ώρες δεν εμφανίζονται στον πελάτη.

Χρεώσιμη αξιοποίηση

billable hours / available working hours

Ορίστε προσεκτικά τις διαθέσιμες ώρες. Αφαιρέστε την εγκεκριμένη άδεια και αποφασίστε πώς θα χειρίζονται οι αργίες, η εκπαίδευση, η διαχείριση και οι εσωτερικές επενδύσεις.

Ποσοστό υλοποίησης

recognized billable value / standard billable value of time worked

Η υλοποίηση επισημαίνει εκπτώσεις, διαγραφές, διαρροή πεδίου εφαρμογής και τιμολόγηση που δεν καλύπτει την παρεχόμενη προσπάθεια.

Ποσοστό συλλογής

cash collected / invoices due

Το περιθώριο στο χαρτί δεν λύνει προβλήματα ταμειακών ροών. Παρακολουθήστε την τιμολόγηση και τις εισπράξεις παράλληλα με την οικονομία παράδοσης.

Δημιουργία προβολής κερδοφορίας πελάτη

Για κάθε πελάτη, αναθεωρήστε:

• Αναγνωρισμένα έσοδα.
• Άμεσο κόστος εργασίας.
• Άμεσα έξοδα.
• Μικτό κέρδος και μικτό περιθώριο κέρδους.
• Ώρες παράδοσης και πραγματικός ωριαίος συντελεστής.
• Άνοιγμα τιμολογίων και εκπρόθεσμων απαιτήσεων.
• Αλλαγές εύρους και απλήρωτη εργασία.
• Εκπτώσεις, πιστώσεις και διαγραφές.
• Φόρτος διαχείρισης λογαριασμού και υποστήριξης.
• Πιθανότητα ανανέωσης ή επέκτασης.

Η κερδοφορία πελατών θα πρέπει να περιλαμβάνει όλα τα ενεργά έργα και την επαναλαμβανόμενη εργασία για την περίοδο μέτρησης. Ένα κερδοφόρο κορυφαίο έργο μπορεί να αποκρύψει ένα υποτιμολογημένο πάγιο συντήρησης στον ίδιο λογαριασμό.

Δημιουργία προβολής κερδοφορίας έργου

Οι αναφορές σε επίπεδο έργου πρέπει να απαντούν:

1. Τι περιμέναμε να κερδίσουμε;
2. Τι εργασία συμφωνήσαμε να παραδώσουμε;
3. Τι έχει ολοκληρωθεί;
4. Πόσος χρόνος και έξοδα έχουν καταναλωθεί;
5. Τι έχει τιμολογηθεί;
6. Τι έχει εισπραχθεί;
7. Τι παραμένει σε κίνδυνο;

Συγκρίνετε την εκτίμηση με την πραγματική παράδοση ενώ η εργασία είναι ακόμη ενεργή. Ένα postmortem μπορεί να βελτιώσει τη μελλοντική τιμολόγηση, αλλά δεν μπορεί να προστατεύσει το τρέχον περιθώριο.

Το Workspace369 συνδέει έργα, εργασίες, χρόνο, έξοδα, προτάσεις, τιμολόγια, πληρωμές, δραστηριότητα πελάτη, αρχεία, επικοινωνία και αναφορές, ώστε οι αριθμοί να διατηρούν λειτουργικό πλαίσιο.

Παρακολούθηση αναθέσεων ξεχωριστά

Οι πάγιες αμοιβές χρειάζονται προβολή χωρητικότητας και εύρους εκτός από προβολή εσόδων.

Μέτρηση:

• Επαναλαμβανόμενη αμοιβή.
• Συμπεριλαμβανόμενες υπηρεσίες ή χωρητικότητα.
• Χρησιμοποιημένες ώρες ή μονάδες παράδοσης.
• Άμεση εργασία και έξοδα.
• Υπερβάσεις εγκρίθηκαν και χρεώθηκαν.
• Αχρησιμοποίητη χωρητικότητα και μεταφορά.
• Αιτήματα εκτός πεδίου εφαρμογής.
• Αποτελεσματική ωριαία χρέωση.
• Μικτό περιθώριο κέρδους.

Μια αμοιβή μπορεί να φαίνεται σταθερή επειδή τα έσοδα επαναλαμβάνονται κάθε μήνα ενώ το περιθώριο διαβρώνεται αργά μέσω πρόσθετων συναντήσεων, αναθεωρήσεων, αναφορών και μη παρακολουθούμενης υποστήριξης.

Μην συγχέετε τη χρησιμοποίηση με την υγεία

Η αξιοποίηση έχει σημασία επειδή οι εταιρείες πωλούν εξειδίκευση και χωρητικότητα. Δεν λέει ολόκληρη την ιστορία.

Ένας οργανισμός μπορεί να έχει υψηλή αξιοποίηση και χαμηλή κερδοφορία όταν:

• Οι τιμές είναι πολύ χαμηλές.
• Ανώτερα στελέχη εκτελούν εργασίες κατώτερων στελεχών.
• Έργα σταθερής αμοιβής υπερβαίνουν την εκτίμηση.
• Η επανεπεξεργασία είναι συνηθισμένη.
• Οι αλλαγές εύρους δεν εγκρίνονται.
• Τα τιμολόγια καθυστερούν.
• Οι πελάτες πληρώνουν αργά ή αμφισβητούν χρεώσεις.
• Η εργασία επικεντρώνεται σε υπηρεσίες χαμηλού περιθωρίου κέρδους.

Αναθεώρηση χρήσης με αποτελεσματικό ωριαίο ποσοστό, περιθώριο, πραγματοποίηση, υγεία έργου και εισπρακτέους λογαριασμούς.

Δημιουργήστε μια λειτουργική ρυθμική ροή

Εβδομαδιαία

• Ελλιπείς εγγραφές χρόνου και εξόδων.
• Έργα που πλησιάζουν τα όρια του προϋπολογισμού ή της προθεσμίας.
• Νέες αλλαγές στο πεδίο εφαρμογής και κατάσταση έγκρισης.
• Ολοκληρωμένη εργασία αλλά όχι έτοιμη για τιμολόγηση.
• Εκπρόθεσμες αποφάσεις πελατών και μπλοκαρισμένη εργασία.

Μηνιαίο

• Περιθώριο ανά πελάτη, έργο και γραμμή υπηρεσίας.
• Αποτελεσματική ωριαία χρέωση.
• Χρεώσιμη αξιοποίηση και πραγματοποίηση.
• Τιμολογημένα, ληξιπρόθεσμα, καθυστερημένα και εισπραχθέντα.
• Χρήση πάγιας αμοιβής και υπέρβαση ορίων.
• Πρόβλεψη έναντι πραγματικής χωρητικότητας και εσόδων.

Τριμηνιαία

• Αλλαγές τιμολόγησης και τιμών.
• Συγκέντρωση πελατών και κίνδυνος λογαριασμού.
• Κερδοφορία γραμμής υπηρεσιών.
• Μείγμα προσλήψεων και συνεργατών.
• Επιβάρυνση εργαλείων και παράδοσης.
• Λογαριασμοί για επέκταση, επανασχεδιασμό ή έξοδο.

Χρησιμοποιήστε σήματα κερδοφορίας για τη λήψη αποφάσεων

Επανατιμολόγηση

Αναπροσαρμόστε ή αναδιαρθρώστε την τιμολόγηση όταν η επαναλαμβανόμενη εργασία καταναλώνει περισσότερη χωρητικότητα από ό,τι υποστηρίζει το εμπορικό μοντέλο.

Αλλαγή εύρους

Διευκρινίστε εξαιρέσεις, όρια έγκρισης, αριθμούς αναθεωρήσεων, προσδοκίες απόκρισης και κανόνες υπέρβασης.

Αντικατάσταση προσωπικού

Μεταφορά εργασίας στον κατάλληλο ρόλο, διατηρώντας παράλληλα την ποιότητα και τη λογοδοσία.

Τυποποίηση

Τα πρότυπα και οι επαναλαμβανόμενες ροές εργασίας μειώνουν την άσκοπη ρύθμιση και την επανεπεξεργασία, αλλά θα πρέπει να διατηρούν χώρο για την κρίση του ειδικού.

Βελτίωση εισπράξεων

Μειώστε την καθυστέρηση μεταξύ ολοκλήρωσης, τιμολογίου, ημερομηνίας λήξης, υπενθύμισης και επίλυσης. Οι κάτοχοι λογαριασμών χρειάζονται πλαίσιο πληρωμής πριν από τις συνομιλίες με τους πελάτες.

Συνήθη λάθη μέτρησης

Χρήση τιμών χρέωσης ως κόστος εργασίας

Ο ρυθμός χρέωσης είναι λογική εσόδων. Το κόστος εργασίας είναι οικονομικά παράδοσης.

Παράβλεψη μη χρεώσιμης εργασίας πελάτη

Οι συναντήσεις, οι αναθεωρήσεις, η διαχείριση λογαριασμού και η υποστήριξη εξακολουθούν να καταναλώνουν χωρητικότητα ακόμη και όταν δεν εμφανίζονται στο τιμολόγιο.

Σύγκριση διαφορετικών περιόδων πεδίου εφαρμογής

Τα έσοδα, οι ώρες και τα έξοδα πρέπει να αναφέρονται στην ίδια εργασία και περίοδο.

Αναμονή μέχρι να τελειώσει το έργο

Η κερδοφορία είναι πιο πολύτιμη όταν η ομάδα μπορεί ακόμη να αλλάξει το εύρος, το προσωπικό, το πρόγραμμα ή τη χρέωση.

Παρακολούθηση αριθμών χωρίς αποφάσεις

Κάθε αναφορά πρέπει να έχει κατώφλια, κατόχους και ενέργειες. Ένας πίνακας περιθωρίου που κανείς δεν ελέγχει είναι διακόσμηση.

Τελική σύσταση

Παρακολούθηση κερδοφορίας από το αρχείο πελάτη και έργου προς τα έξω. Ξεκινήστε με αναγνωρισμένα έσοδα, άμεσο κόστος εργασίας, άμεσα έξοδα και χρόνο παράδοσης. Προσθέστε χρησιμοποίηση, πραγματοποίηση, πραγματική ωριαία χρέωση, τιμολόγηση και εισπράξεις καθώς ωριμάζει το λειτουργικό μοντέλο.

Χρήση λογισμικό παρακολούθησης χρόνου οργανισμών για να διατηρήσετε το πλαίσιο παράδοσης, επαγγελματικό λογισμικό χρέωσης υπηρεσιών για να συνδέσετε το εμπορικό αρχείο, και λογισμικό κερδοφορίας έργου για εταιρείες για να διατηρήσετε τις αποφάσεις κοντά στην εργασία.