Επικοινωνία με πελάτες.
Κάθε κανάλι που χρησιμοποιούν οι πελάτες σας — email, SMS, κλήσεις και τα κοινόχρηστα εισερχόμενα που κρατούν όλη την ομάδα σε πλαίσιο.
Η καλή επικοινωνία με τον πελάτη σημαίνει ότι κάθε πελάτης γνωρίζει πού να σας βρει, πόσο γρήγορα να περιμένει απάντηση και τι ακολουθεί, και η ομάδα σας μπορεί να δει ολόκληρη τη συνομιλία. Η σύντομη απάντηση είναι να συμφωνήσετε ένα κανάλι και έναν ρυθμό την πρώτη μέρα, να διατηρείτε κάθε μήνυμα στην εγγραφή του πελάτη και να κάνετε την παρακολούθηση ρουτίνα αντί για μνήμη. Οι παρακάτω οδηγοί καλύπτουν τα κοινά εισερχόμενα, τα μηνύματα κειμένου και τις κλήσεις, και τις πύλες πελατών.
Κοινόχρηστο εισερχόμενο
SMS, κλήσεις & φωνητικά μηνύματα
Επικοινωνία πελάτη σε πέντε βήματα
- Ορίστε το κανάλι και τον ρυθμό την πρώτη ημέραΠείτε σε κάθε πελάτη πού να σας βρει και πόσο γρήγορα μπορεί να περιμένει απάντηση. Οι σαφείς προσδοκίες αποτρέπουν τα περισσότερα αγχωτικά μηνύματα ελέγχου.
- Διατηρήστε ένα νήμα ανά πελάτηΤο email, τα μηνύματα κειμένου και οι σημειώσεις κλήσεων ανήκουν δίπλα στην εγγραφή του πελάτη, ώστε οποιοσδήποτε στην ομάδα να μπορεί να συνεχίσει μια συνομιλία χωρίς να ζητήσει από τον πελάτη να επαναλάβει.
- Απάντηση με περιεχόμενοΑνοίξτε το ιστορικό πριν απαντήσετε. Μια απάντηση που αναφέρεται στην τελευταία απόφαση ή στο ανοιχτό τιμολόγιο δείχνει στον πελάτη ότι δίνετε προσοχή.
- Επιβεβαίωση αποφάσεων γραπτώςΜετά από μια κλήση ή συνάντηση, στείλτε μια σύντομη σημείωση με ό,τι συμφωνήθηκε, ποιος κάνει τι και μέχρι πότε. Οι περισσότερες διαφωνίες για το πεδίο εφαρμογής ξεκινούν με μια άγραφη απόφαση.
- Κάντε την παρακολούθηση ρουτίναΠαρακολούθηση μετά από μια πρόταση, μετά την παράδοση και όταν ένα τιμολόγιο γίνεται αδρανές. Σύντομα μηνύματα που κάνουν μια ερώτηση και διευκολύνουν την απάντηση λαμβάνουν απάντηση.
Βασικοί όροι
- Κοινόχρηστο εισερχόμενο
- Ένα κοινό εισερχόμενο για όλη την ομάδα, ώστε κανένα μήνυμα να μην εξαρτάται από ένα μόνο άτομο που είναι συνδεδεμένο.
- Πύλη πελάτη
- Μια σελίδα όπου ένας πελάτης βλέπει εγκρίσεις, τιμολόγια και ενημερώσεις χωρίς να ψάχνει τα email του.
- Χρόνος απόκρισης
- Το παράθυρο που υπόσχεστε για απάντηση, όπως μία εργάσιμη ημέρα, δηλωμένο εκ των προτέρων και τηρημένο.
- Μήνυμα εκτός γραφείου
- Μια αυτόματη απάντηση που θέτει προσδοκίες ενώ λείπετε και ονομάζει ποιον να επικοινωνήσετε.
Συχνές ερωτήσεις
Ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος επικοινωνίας με τους πελάτες;
Χρησιμοποιήστε το κανάλι που ο πελάτης προτιμά ήδη και έχει συμφωνήσει μαζί σας, και στη συνέχεια κρατήστε αρχείο. Ένα κοινόχρηστο εισερχόμενο για email και μηνύματα κειμένου, και μια πύλη για εγκρίσεις και τιμολόγια, διατηρούν τις συνομιλίες σε ένα μέρος αντί να είναι διασκορπισμένες σε προσωπικά εισερχόμενα και τηλέφωνα.
Πόσο γρήγορα πρέπει να απαντώ σε έναν πελάτη;
Επιλέξτε ένα παράθυρο που μπορείτε πάντα να συναντήσετε, όπως την ίδια ή την επόμενη εργάσιμη ημέρα, και πείτε στους πελάτες τι είναι. Μια γρήγορη αναγνώριση που αναφέρει πότε θα φτάσει η πλήρης απάντηση είναι καλύτερη από τη σιωπή ενώ προετοιμάζετε μια τέλεια απάντηση.
Πώς παρακολουθώ χωρίς να ενοχλώ;
Κρατήστε κάθε παρακολούθηση σε λίγες προτάσεις, αναφέρετε τη συγκεκριμένη πρόταση, παράδοση ή τιμολόγιο και κάντε μια ερώτηση. Προγραμματίστε τον ρυθμό εκ των προτέρων, ώστε να είναι ουδέτερος και ρουτίνας, όχι αντίδραση στο να αισθάνεστε αγνοημένοι.
Δείτε πού ταιριάζει το Workspace369 στη ροή εργασίας σας με τους πελάτες.
Ξεκινήστε με τις ενότητες που χρειάζεστε σήμερα, στη συνέχεια ενεργοποιήστε το AI, τους αυτοματισμούς, τη λογιστική, τα αποθέματα, τα αιτήματα και τις αναφορές καθώς η λειτουργία αναπτύσσεται.
Δωρεάν δοκιμή 14 ημερών. Απαιτείται κάρτα. Μετά τη δοκιμή: από 29 $/μήνα. Ανανεώνεται αυτόματα κάθε μήνα μέχρι να ακυρώσετε. Ακυρώστε οποιαδήποτε στιγμή στις Ρυθμίσεις → Χρεώσεις.
