Κοινό εισερχόμενο Google Workspace: επιλογές και εναλλακτικές

Το Google Workspace μπορεί να υποστηρίξει ένα κοινό εισερχόμενο με περισσότερους από έναν τρόπους. Η πρακτική επιλογή είναι συνήθως μεταξύ εξουσιοδότησης Gmail, Κοινού Εισερχόμενου Ομάδων Google και μιας αποκλειστικής πλατφόρμας κοινού εισερχόμενου.

Η καλύτερη επιλογή εξαρτάται από το τι πρέπει να κάνει η ομάδα μετά την άφιξη ενός μηνύματος. Εάν ο στόχος είναι απλώς να επιτρέψετε σε μερικά άτομα να διαβάζουν και να απαντούν από μια διεύθυνση, το Gmail μπορεί να είναι αρκετό. Εάν οι συνομιλίες χρειάζονται ιδιοκτησία και κατάσταση επίλυσης, οι Ομάδες Google προσθέτουν χρήσιμους ελέγχους. Εάν τα μηνύματα πρέπει να γίνουν εργασία πελάτη, το γραμματοκιβώτιο μπορεί να χρειαστεί ένα ευρύτερο λειτουργικό σύστημα γύρω του.

Γρήγορη απάντηση

Χρήση Εξουσιοδότηση Gmail όταν μια μικρή ομάδα χρειάζεται να εργάζεται από το ίδιο γραμματοκιβώτιο. Χρησιμοποιήστε ένα Κοινό Εισερχόμενο Ομάδων Google όταν η ομάδα χρειάζεται ελέγχους ανάθεσης και επίλυσης. Εξετάστε ειδικό λογισμικό κοινόχρηστων εισερχομένων όταν το email πρέπει να παραμένει συνδεδεμένο με το CRM, το τηλέφωνο, το SMS, τα αιτήματα, τα έργα, τα αρχεία, τα τιμολόγια, τις πληρωμές, την αυτοματοποίηση και την αναφορά.

Το Google υποστηρίζει και τις δύο προσεγγίσεις: Εξουσιοδότηση Gmail επιτρέπει στους αναπληρωτές να διαβάζουν, να στέλνουν και να διαγράφουν email για λογαριασμό ενός λογαριασμού, ενώ ένας Κοινό Εισερχόμενο Ομάδων Google επιτρέπει στα εξουσιοδοτημένα μέλη να αναθέτουν και να επιλύουν ομαδικές συνομιλίες.

Τρεις τρόποι δημιουργίας κοινόχρηστου εισερχομένου με το Google Workspace

Επιλογή 1: Ανάθεση Gmail

Η εξουσιοδότηση Gmail δίνει σε άλλο άτομο την άδεια να διαβάζει, να στέλνει και να διαγράφει email από τον εξουσιοδοτημένο λογαριασμό. Είναι μια απλή επιλογή για έναν βοηθό στελέχους, μια μικρή ομάδα λειτουργιών ή μια κοινή διεύθυνση όπου όλοι γνωρίζουν ήδη ποιος είναι υπεύθυνος για κάθε απάντηση.

Η ανάθεση είναι συχνά αρκετή όταν:

• Η ομάδα είναι μικρή
• Ένα γραμματοκιβώτιο είναι η πηγή αλήθειας
• Η ιδιοκτησία συντονίζεται ανεπίσημα
• Το email είναι το μόνο κανάλι που πρέπει να κοινοποιείται
• Οι εγγραφές πελατών και η εργασία παράδοσης ζουν αλλού εξ ορισμού

Ο περιορισμός δεν είναι ότι η ανάθεση αποτυγχάνει στο email. Είναι ότι η πρόσβαση μόνο μέσω email δεν δημιουργεί μια συνδεδεμένη ροή εργασίας πελάτη.

Επιλογή 2: Ομαδικό Εισερχόμενο Ομάδων Google

Οι Ομάδες Google μπορούν να διαμορφωθούν ως Κοινό Εισερχόμενο. Η Google λέει ότι τα εξουσιοδοτημένα μέλη μπορούν να λαμβάνουν ή να αναθέτουν συνομιλίες και να τις επισημαίνουν ως ολοκληρωμένες, διπλές ή που δεν απαιτούν ενέργεια.

Αυτό καθιστά τις Ομάδες μια καλύτερη επιλογή από την απλή προώθηση όταν μια ομάδα χρειάζεται ορατή ιδιοκτησία και απλές καταστάσεις επίλυσης.

Μια Συνεργατική Εισερχόμενη Αλληλογραφία είναι χρήσιμη όταν:

• Αρκετά άτομα παρακολουθούν μια ομαδική διεύθυνση
• Οι συνομιλίες χρειάζονται έναν ανατεθειμένο
• Η ομάδα χρειάζεται μια βασική πλήρη ή ανεπίλυτη κατάσταση
• Η εργασία μπορεί να παραμείνει επικεντρωμένη στη συνομιλία μέσω email
• Ο οργανισμός θέλει να παραμείνει εντός του Google Workspace

Η ανταλλαγή είναι το πλαίσιο. Η συνομιλία μπορεί να είναι ακόμα ξεχωριστή από το αρχείο πελάτη, το σχέδιο έργου, την προσφορά, το τιμολόγιο, την κατάσταση πληρωμής, την εγγραφή κλήσης ή το νήμα SMS.

Όταν το Google Workspace είναι αρκετό

Το Google Workspace είναι συχνά η πιο καθαρή επιλογή όταν το εισερχόμενο είναι κυρίως ένα εργαλείο επικοινωνίας. Μια αποκλειστική πλατφόρμα δεν είναι απαραίτητη εάν η ομάδα δεν χρειάζεται ιδιοκτησία μεταξύ καναλιών, αυτοματισμό ροών εργασίας, πλαίσιο τιμολόγησης ή αναφορές πελατών.

Διατηρήστε τη ρύθμιση Google-native εάν:

• Το email είναι το κύριο κανάλι πελάτη
• Η ομάδα έχει μια απλή διαδικασία παράδοσης
• Τα έργα και τα οικονομικά ζουν σκόπιμα σε εξειδικευμένα συστήματα
• Η χειροκίνητη σύνδεση μεταξύ συστημάτων είναι αποδεκτή
• Η τρέχουσα ρύθμιση είναι εύκολη για όλους να την κατανοήσουν

Ο στόχος δεν είναι η αντικατάσταση μιας λειτουργικής διαδικασίας απλώς επειδή υπάρχει μια ευρύτερη πλατφόρμα.

Όταν ένα λειτουργικό κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο γίνεται χρήσιμο

Η απόφαση αλλάζει όταν το μήνυμα είναι μόνο η αρχή της εργασίας. Ένα email πελάτη μπορεί να χρειαστεί να δημιουργήσει ένα αίτημα, να ενημερώσει ένα έργο, να προγραμματίσει ένα ραντεβού, να στείλει μια προσφορά, να εισπράξει μια πληρωμή, να επισυνάψει ένα αρχείο ή να ενεργοποιήσει μια εργασία παρακολούθησης.

Ένα λειτουργικό εισερχόμενο πρέπει να βοηθά την ομάδα να απαντά σε ερωτήσεις όπως:

• Ποιος είναι ο κάτοχος αυτής της συνομιλίας;
• Σε ποιον πελάτη και έργο ανήκει;
• Υπήρξε πρόσφατη κλήση ή μήνυμα κειμένου;
• Είναι μια πρόταση ή τιμολόγιο που περιμένει ενέργεια;
• Τι υποσχέθηκε και πότε είναι η προθεσμία παρακολούθησης;
• Μπορεί ένας συμπαίκτης να δει την πλήρη ιστορία χωρίς να ψάξει σε πολλά εργαλεία;

Λογισμικό κοινόχρηστων εισερχομένων Workspace369 έχει σχεδιαστεί για αυτήν την ευρύτερη περίπτωση χρήσης. Email, SMS, φωνή, φωνητικό ταχυδρομείο, CRM, αιτήματα, έργα, αρχεία, προτάσεις, τιμολόγια, πληρωμές, εργασίες, βοήθεια AI και αναφορές μπορούν να παραμείνουν κοντά στην ίδια εγγραφή πελάτη.

Λίστα ελέγχου μετεγκατάστασης

Πριν αλλάξετε τα εισερχόμενα, τεκμηριώστε την τρέχουσα ροή εργασίας:

1. Καταγράψτε κάθε διεύθυνση και κανάλι που χρησιμοποιούν οι πελάτες.
2. Καταγράψτε πώς ανατίθεται η ιδιοκτησία σήμερα.
3. Προσδιορίστε ποια μηνύματα γίνονται αιτήσεις, έργα, προσφορές ή τιμολόγια.
4. Απαιτήσεις διατήρησης, πρόσβασης, συμμόρφωσης και έγκρισης εγγράφων.
5. Αποφασίστε εάν η ομάδα χρειάζεται εισαγωγή ιστορικού email ή μόνο μια καθαρή ημερομηνία μετάβασης.
6. Δοκιμάστε μια μικρή ομάδα πριν μεταφέρετε την πλήρη λειτουργία.
7. Διατηρήστε ένα σχέδιο επαναφοράς μέχρι να επαληθευτούν η δρομολόγηση και τα δικαιώματα.

Τελική σύσταση

Ξεκινήστε με την απλούστερη επιλογή που δίνει στην ομάδα αξιόπιστη ιδιοκτησία. Η ανάθεση Gmail και το Κοινόχρηστο Εισερχόμενο Ομάδων Google είναι νόμιμες λύσεις, όχι προσωρινές λύσεις.

Μεταβείτε σε ένα εξειδικευμένο λειτουργικό γραμματοκιβώτιο όταν η γύρω εργασία πελάτη είναι η πραγματική πηγή τριβής. Σε εκείνο το σημείο, η αξία προέρχεται από τη σύνδεση της συνομιλίας με την παράδοση και τη χρέωση, όχι από την αντικατάσταση του Gmail για δικό του όφελος.