Google Workspace -laskutus: mallit vs. laskutusohjelmisto
Vertaa Google Docsin ja Sheetsin laskumalleja erillisiin laskutusohjelmistoihin — numerointi, tila, muistutukset, maksut ja raportointi palveluyrityksille.
Nopea vastaus
- Google Docs ja Sheets voivat tuottaa peruslaskutusasiakirjan satunnaista laskutusta varten.
- Mallit rikkoutuvat numerointiin, tilan seurantaan, muistutuksiin, maksuihin ja kaikkeen, mikä muistuttaa volyymia.
- Laskutusohjelmisto on hyödyllinen, kun laskut on yhdistettävä asiakastietoihin, maksutilaan, muistutussekvensseihin, kuluihin ja raportointiin.
Jokainen palveluyritys lähettää ensimmäisen laskunsa mallista. Google Docs tai Sheets on ilmainen, tuttu ja jo auki.
Kysymys ei ole siitä, voiko malli tuottaa laskun. Se voi. Kysymys on siitä, kuinka kauan malli pysyy järjestelmänä — koska laskutus ei ole asiakirja, se on työnkulku.
Nopea vastaus
Käytä Google Docs tai Sheets -laskumalli satunnaiseen, kertaluonteiseen laskutukseen. Siirry laskutusohjelmisto kun laskujen on pysyttävä numeroituina ja seurattavina, ja niihin on liitetty maksutila, muistutussekvenssit, kulut ja raportointi.
Mallit vs. laskutusohjelmisto
| Lähestymistapa | Paras | Tärkeä kompromissi |
|---|---|---|
| Google Docs / Sheets -malli | Satunnaiset kertaluonteiset laskut | Manuaalinen numerointi, ei tilaa, ei muistutuksia, ei maksu-linkkiä, ei raportointia |
| Ilmainen laskugeneraattori | Selkeät laskut tarvittaessa ilman ylläpidettävää mallia | Yksi lasku kerrallaan — ei asiakastietoja tai maksujen seurantaa |
| Laskutusohjelmisto | Säännöllinen laskutus sidottu asiakkaisiin, maksuihin, muistutuksiin ja raportointiin | Omaksuttava järjestelmä — ellei se myös yhdistä ympäröivää asiakastyötä |
Mitä malli todella tekee hyvin
Docs- tai Sheets-malli on rehellinen rajoituksistaan ja hyödyllinen niiden sisällä:
- Tuottaa esitettävän laskutusasiakirjan nopeasti
- Ei maksa mitään ja elää työkaluissa, jotka asiakkaalla on jo
- Toimii ensimmäisille muutamalle laskulle
Epäonnistumiset ovat rakenteellisia, eivät kosmeettisia:
- Numerointi ajautuu — lasku 26-4 on kahdesti, koska joku kopioi väärän tiedoston
- Ei tilaa — "maksoivatko he?" vaatii sähköpostin ja pankkisovelluksen etsimistä
- Ei muistutuksia — seuranta riippuu siitä, kuka muistaa
- Ei maksuvaihetta — asiakas kysyy, miten maksaa, ja vastaus on säie
- Ei raportointia — saamiset, tuotot ja kulut rakennetaan uudelleen toiseen taulukkoon
Mitä laskutusohjelmisto lisää
Laskutusohjelmisto pitää laskun asiakastyön tietueen sisällä:
- Peräkkäinen numerointi ja eräluettelot yhteissummilla
- Maksu-linkit, joten maksaminen on helppo seuraava askel
- Tila, joka päivittyy automaattisesti — maksettu, avoin, myöhässä
- Muistutussekvenssit, jotka toimivat riippumatta siitä, muistaako kukaan
- Asiakastiedot, tiedostot, kulut ja viestintä laskun vieressä
- Raportointi saamisten, tulojen ja asiakasarvon perusteella
Workspace369 suorittaa kyseisen mallin: arvioista tulee laskuja "Maksa nyt" -linkillä, tila päivittyy asiakkaan maksaessa, ja seuranta voi toimia automaattisena sekvenssinä.
Jos olet kahden välissä, meidän ilmainen laskugeneraattori tuottaa selkeän numeroidun laskun sivulle, ei rekisteröitymistä — ja näyttää tarkalleen, mihin malli pysähtyy.
Lopullinen suositus
Käytä mallia ensimmäiseen laskuun. Käytä laskutusohjelmistoa heti, kun laskutus on säännöllistä — hetkellä, jolloin numerointi, tila, muistutukset ja raportointi ovat tärkeämpiä kuin asiakirja.
Tarkista laskutusominaisuus toiminnallista mallia varten, tai CRM laskutuskeskuksella yhdistettyä työnkulkua varten, tai Excel-laskumallin vaihtoehto taulukkolaskentapuolen vertailua varten.
Hoida asiakasseuranta yhdessä työtilassa.
CRM, postilaatikko, puhelin, laskutus, maksut, projektit, tiedostot, tekoäly ja työnkulun automaatiot — yhdistettynä, ei vietyinä.