Myöhästyneiden maksujen seuranta-sekvenssi laskuille

Myöhästyneiden maksujen seuranta-sekvenssin tulisi helpottaa asiakkaan ymmärtää saldo ja toimia. Sen ei tulisi alkaa syytöksenä. Laskut viivästyvät monista syistä: ostaja missasi viestin, hyväksyjä on poissa, ostotilausta puuttuu, maksu lähetettiin eri viitteellä tai asiakas kiistää osan työstä.

Alla oleva järjestys on toiminnallista ohjeistusta, ei laillista neuvontaa. Noudata sopimusta, yrityksen käytäntöjä ja sovellettavaa lakia. Se kattaa ajoituksen — milloin kukin yhteydenotto lähetetään. Itse sanamuotoa varten maksukehotteen viestiesimerkit tarjoavat valmiita tekstejä ja sähköposteja.

Ennen muistutuksen lähettämistä

Vahvista:

• Lasku lähetettiin oikealle laskutusyhteyshenkilölle
• Summa, eräpäivä, vero ja maksuohjeet ovat oikein
• Vaaditut ostotilaus- tai toimittajatiedot ovat olemassa
• Ei luottoa, maksua tai riitaa kirjattu muualle
• Luvattu työ tai vaihe saatiin valmiiksi
• Maksulinkki toimii

Viisi päivää ennen eräpäivää: kohteliaisuusmuistutus

Aihe: Lasku 1042 erääntyy 15. heinäkuuta

Hei Jordan,

Nopea muistutus, että lasku 1042, jonka summa on 2 450 dollaria, erääntyy 15. heinäkuuta. Voit tarkistaa ja maksaa sen tästä: maksulinkki. Liitteenä kopio mukavuuttasi varten.

Jos tiimisi tarvitsee ostotilauksen, toimittajan dokumentin tai muun yksityiskohdan sen käsittelyyn, ilmoita siitä minulle.

Kiitos, Alex

Eräpäivänä: maksun vahvistus

Aihe: Lasku 1042 erääntyy tänään

Hei Jordan,

Lasku 1042, 2 450 dollarin arvosta, erääntyy tänään. Maksu-linkki on maksulinkki. Jos maksu on jo lähetetty, jaa viite, niin päivitän tiedot.

Kiitos, Alex

Kolme päivää myöhässä: suora seuranta

Aihe: Seuranta erääntyneestä laskusta 1042

Hei Jordan,

Lasku 1042, 2 450 dollarin arvosta, erääntyi 15. heinäkuuta ja on edelleen maksamatta. Kerro minulle odotettu maksupäivä tai onko jokin estämässä hyväksyntää.

Lasku: Linkki Maksu: maksulinkki

Kiitos, Alex

Kymmenen päivää myöhässä: pyydä kiinteä päivämäärä

Aihe: Maksupäivä pyydetty laskulle 1042

Hei Jordan,

Seuraan uudelleen laskua 1042, joka on nyt 10 päivää myöhässä. Vahvistakaa maksupäivä 27. heinäkuuta mennessä. Jos on kiistaa tai puuttuva asiakirja, vastatkaa tiedoilla, jotta voimme ratkaista sen nopeasti.

Ystävällisin terveisin, Alex

Eskalointi

Suuremman tai toistuvasti myöhässä olevan saldon osalta ota yhteyttä projektin sponsoriin ja laskutusyhteyshenkilöön, dokumentoi aiemmat seurantatoimet ja käytä sopimuksessa määriteltyä eskaloitumisprosessia. Päätökset työn keskeyttämisestä, sopimuksen mukaisen myöhästymismaksun veloittamisesta, virallisen vaatimuksen lähettämisestä tai perinnän käyttämisestä tulee saada asianmukainen oikeudellinen ja johdon tarkastus.

Seuraa asiakastietueen järjestystä

Tiimin tulisi nähdä lasku, eräpäivä, maksun tila, aiemmat muistutukset, asiakasvastaukset, kiistat, lupaukset ja seuraava toimenpide yhdessä. Freelancer-laskutusohjelmisto ja yhdistetyt asiakastyöjärjestelmät tekevät seurannasta ammattimaisempaa, koska muistutus perustuu täydelliseen tietueeseen eikä taulukkolaskelman arvaukseen.