כיצד לבצע אוטומציה של onboarding לקוחות, שלב אחר שלב (2026)

כיצד לבצע אוטומציה של onboarding לקוחות, שלב אחר שלב

1. רשום כל שלב מ"כן" ועד התחלה. רשום מה אתה עושה היום לאחר קבלת הצעת מחיר: תודות, החוזה, חשבונית הפיקדון, השאלון, שיחת ההשקה.
2. סמן את השלבים שהם זהים בכל פעם. אלה מקבלים אוטומציה. תכנון, סדר היום של ההשקה והתקציר היצירתי נשארים עם אדם.
3. בחר טריגר לכל קבוצה: הצעת מחיר התקבלה, חוזה הושלם או תשלום התקבל.
4. בנה זרימת עבודה אחת לכל טריגר. כל אחד שולח דוא"ל ויוצר משימה לאדם; הראשון גם משנה את שלב הלקוח. שלוש זרימות העבודה הראשוניות למטה מוכנות להעתקה.
5. כתוב את האימייל בקול שלך, עם שם הלקוח ושם הפרויקט, כך שזה נראה כאילו שלחת את זה.
6. בדוק עם לקוח לדוגמה, ואז הפעל. שום דבר לא פועל עד שתעשה זאת.
7. בדוק את יומן הביצוע לאחר הלקוחות האמיתיים הראשונים שלך, ותקן כל שלב שהופעל פעמיים או לא הופעל כלל.

אותן שלבים מבצעים אוטומציה של onboarding לקוחות או onboarding לקוח חדש עבור כל עסק שירותים; רק המילה משתנה. מדריך זה מכסה את החלק הניתן לאוטומציה לאחר שהצעת מחיר התקבלה. ה- השוואת תוכנות ההיכרות הטובות ביותר ללקוחות מכסה כלים, וה רשימת תיוג Onboarding לקוחות לסוכנויות מכסה את התהליך המלא.

מה כדאי לבצע באוטומציה

השתמש במבחן פשוט: האם היית כותב את אותה הודעה ומבצע את אותה לחיצה בכל פעם? אם כן, בצע אוטומציה.

שלושת הטריגרים שחשובים

זרימות עבודה של Workspace369 יכולות להתחיל באירועים ברחבי רשומת הלקוח. עבור קליטת לקוחות, שלושה הם הליבה:

1. הצעת מחיר התקבלה. הלקוח אמר כן. זו ההזדמנות המהירה ביותר שלך להכיר בכך.
2. חוזה הושלם. כל החותמים סיימו. בטוח לאשר את תהליך ההתחלה.
3. תשלום התקבל. הפיקדון או החשבונית שולמו. בטוח להחזיק את תאריך ההתחלה.

רביעי, הזמנה נוצרה, רלוונטי אם אתה מנהל דף הזמנות לשיחות גילוי או פגישות היכרות.

שלב מובנה אחד שיש לדעת: כאשר להצעת מחיר מצורף חוזה, החוזה נשלח אוטומטית עם קבלת ההצעה. זה לא תהליך עבודה שאתה בונה, והוא חוסך שלב ידני.

הפעולות הזמינות

בתוך זרימת עבודה אתה יכול לשרשר שלבים. אלה שחשובים לאונבורדינג:

• שלח דוא"ל (כל התוכניות).
• שלח SMS (Voyager ומעלה).
• צור משימה, שהוקצה לך או לחבר צוות.
• שלח פנימי התראה.
• הקצה חבר צוות ללקוח.
• הזז את שלב הלקוח, לדוגמה מ-Lead ל-Active.
• הגדר שדה או הוסף תגית, כגון "היכרות".
• המר הצעת מחיר לחשבונית ו שלח חשבונית.
• שלח חוזה ו תזכורת לגבי אחד שלא נחתם.

מה לא קיים היום: שלב שיוצר פרויקט, או כזה שמזמין את הלקוח לפורטל. תכנן את שני אלה ידנית, או הוסף אותם להודעת הברכה שלך כהוראות.

שלוש זרימות עבודה התחלתיות

זרימת עבודה 1: הצעת מחיר התקבלה

• טריגר: הצעת מחיר התקבלה.
• פעולות: שלח דוא"ל ללקוח, צור משימה "קבע שיחת פתיחה" עקב תוך יומיים, העבר את הלקוח ל-Active.

נוסח דוא"ל:

נושא: אתה בפנים, שם פרטי

תודה על קבלת ה פרויקט הצעת מחיר. לאחר מכן, תקבל את החוזה לחתימה, ואז אשלח כמה שאלות פתיחה. אפנה אליך תוך יום עסקים אחד כדי לקבוע זמן לפתיחה.

סיימון

זרימת עבודה 2: חוזה נחתם

• טריגר: חוזה הושלם.
• פעולות: התראה פנימית אליך, שלח דוא"ל ללקוח עם השאלון, הוסף את התגית "onboarding", צור משימה "סקירת תשובות לשאלון" שתסתיים לפני ההתחלה.

זרימת עבודה 3: תשלום התקבל

• טריגר: תשלום התקבל.
• פעולות: שלח דוא"ל ללקוח "תאריך ההתחלה שלך שמור", צור משימה "הזמן נכסים / הזמן קבלן", הודע לבן הצוות שהוקצה.

אם החשבונית הראשונה שלך עוקבת אחר הפיקדון, אתה יכול להוסיף שלב ששולח חשבונית מהצעת המחיר. לניסוח, ראה את שאלון קליטת לקוחות.

הגדר זאת פעם אחת ב-Workspace369

אתה המחבר, וההגדרה היא עבודה חד-פעמית.

1. פתח תהליכי עבודה והתחל מתבנית, כגון "העברת הצעת מחיר מקובלת" או "תודה על חתימת החוזה". אלו מיילים בודדים של תודה, לכן התייחס אליהם כנקודת התחלה.
2. כתוב מחדש את המייל בקול שלך. השתמש בשם הלקוח ושם הפרויקט.
3. הוסף את המשימה ואת שינוי השלב.
4. הפעל בדיקה עם לקוח לדוגמה לפני ההפעלה.
5. הפעל. בדוק את יומן הביצוע לאחר האישור האמיתי הראשון.

שום דבר לא פועל עד שתפעיל אותו. זה המסחר ההוגן: כמה דקות עכשיו, אפס עבודה ידנית אחר כך.

מה לשים בתוכנית שלך

Cadet (29$ לחודש) כוללת אוטומציות אימייל עם עד שלוש זרימות עבודה פעילות, המכסות בדיוק את שלוש הנ"ל. Voyager (74$ לחודש) מוסיפה שלבי SMS ועד עשר זרימות עבודה פעילות. Specialist (149$ לחודש) מאפשרת 25. Commander ו-Enterprise הם ללא הגבלה ומוסיפים זרימות עבודה שנוצרו על ידי AI. בדוק תמחור עבור המטריצה הנוכחית.

היכן זה מופיע במוצר

ראה אוטומציית זרימת עבודה עבור טריגרים ופעולות בפירוט. ההצעה שמתחילה שרשרת זו מכוסה ב הצעות מחיר וציטוטים, והצפייה המאוחרת של הלקוח היא ה פורטל לקוח.

המצב המאושר למעלה הוא מה שהלקוח רואה מיד לאחר שאמר כן. זרימת האישור שלך מופעלת באותו רגע, כך שמייל התודה מגיע לצד החוזה.

טעויות להימנע מהן

• אוטומציה יתרה בשבוע הראשון. שלוש הודעות ביום מרגישות כמו ספאם. רווח אותן.
• העתק גנרי. אם זה יכול להישלח על ידי כל חברה, כתוב מחדש.
• שכחת הצעד האנושי. כל זרימה אוטומטית צריכה להסתיים במשימה שהוקצתה לאדם.
• בהנחה שהפורטל מוגדר. גישה לפורטל היא אופציה נפרדת עבור הלקוח, לכן ציין זאת במייל הפתיחה.
• אין מבחן. הפעל את תהליך העבודה על עצמך תחילה.

דוגמה עובדת: פרויקט מיתוג

נניח שאתה מוכר פרויקט זהות מותג במחיר של $4,800 (סכום דוגמה משוער) עם פיקדון של 40 אחוז וחוזה מצורף. הפיקדון הוא $4,800 × 0.40 = $1,920. הנה מה שקורה עם שלוש זרימות העבודה הפעילות:

1. הלקוח מאשר את הצעת המחיר ומשלם את הפיקדון של $1,920 (40 אחוז מ-$4,800). זרימת עבודה 1 שולחת את תודות ויוצרת את משימת "תזמן השקה" שלך. החוזה נשלח אוטומטית.
2. הלקוח חותם. זרימת עבודה 2 מודיעה לך, שולחת את קישור השאלון ותייג את הלקוח "בהתחלה".
3. התשלום נרשם. תהליך עבודה 3 מאשר את תאריך ההתחלה השמור ויוצר משימה לאיסוף נכסי מיתוג.

לא נגעת באף אחד מהם. מה שאתה עושה ביום הראשון הוא לקרוא את תשובות השאלון ולהריץ את שיחת ההשקה, שהיא החלק שהלקוח משלם לך עליו. הסכומים הומצאו כדי להראות כיצד פרויקט עשוי להיות מחולק, לא אמת מידה או מחיר מומלץ.

איך לדעת שזה עובד

בדוק שלושה דברים לאחר הלקוחות הראשונים שלך. האם כל טריגר הופעל פעם אחת, ורק פעם אחת? האם המייל נקרא כאילו אתה כתבת אותו? האם כל משימה בוצעה על ידי אדם במסגרת הזמן שהגדרת? יומן הביצוע מראה מה רץ, כך ששלב שהוחמץ או כפול נראה במקום להיות מוסתר. התאם את הנוסח לפני שתוסיף זרימות עבודה נוספות, והתנגד לבניית רצף של שתים עשרה שלבים עבור לקוח שעדיין לא פגשת.

המלצה סופית

התחל עם שלושת זרימות העבודה, גרם לכל אחת להסתיים במשימה לאדם, ובדוק את יומן הביצוע לאחר הלקוחות הראשונים שלך. לתהליך הרחב יותר סביבם, השתמש ב רשימת משימות להטמעה וה רשימת תוכנות להטמעה.