רשימת תיוג Onboarding לקוחות לסוכנויות

רשימת בדיקה לאונבורדינג לקוח סוכנות צריכה למנוע עמימות, לא ליצור יותר אדמיניסטרציה. לכל פריט צריך להיות בעלים, תאריך יעד, הוכחת השלמה, וסיבה ברורה לכך שהוא חשוב לאספקה.

רשימת הבדיקה למטה מיועדת לסוכנויות שיווק, קריאייטיב, SEO, ייעוץ ושירותי לקוחות אחרים. התאם אותה למעורבות והסר כל דבר שאינו רלוונטי. רשימת בדיקה רלוונטית קצרה יותר טובה מתהליך טקסי של 80 שלבים שאף אחד לא מתחזק.

שלב 1: אשר את הבסיס המסחרי

• אשר את הישות המשפטית של הלקוח והחיוב.
• רשום את מקבל ההחלטות הראשי, איש הקשר היומיומי, איש הקשר הפיננסי ובעלי העניין הטכניים.
• צרף את הצעת המחיר המקובלת, הצהרת עבודה, חוזה או הזמנת רכש.
• אשר שירותים, תוצרים, החרגות, הנחות, וקריטריוני קבלה.
• רשום את תאריך ההתחלה, אבני דרך יעד, תאריך חידוש ותנאי סיום.
• אשר חיוב לפי מחיר קבוע, לפי שעה, אבני דרך, חוזר, או ריטיינר.
• רשום פיקדון, לוח תשלומים, תנאי תשלום, מיסים והפניות חשבונית נדרשות.
• הקצה את בעל החשבון ואת מוביל האספקה.

הוכחת השלמה: מסמכים מסחריים מאושרים, בעלים רשומים, פרופיל חיוב והיקף מאושר מצורפים לרשומת הלקוח.

שלב 2: צור את רשומת הלקוח המשותפת

• צור רשומת לקוח וחברה אחת.
• הוסף תפקידי קשר, העדפות תקשורת, מספרי טלפון וכתובות דוא"ל.
• רשום מקור ליד, קו שירות, תגיות, שדות מותאמים אישית ופלח חשבון.
• ייבוא הערות קודמות רלוונטיות, מיילים, קבצים והיסטוריית קשרים.
• הגדר גישה פנימית כך שרק חברי הצוות הנכונים יוכלו לראות את החשבון.
• הגדר את מערכת הרשומה עבור סטטוס פרויקט, הודעות, קבצים וחיובים.

הימנע מיצירת איש קשר נפרד ב-CRM, בכלי הפרויקטים, באפליקציית החיוב, בפורטל ובגיליון האלקטרוני של הדוא"ל. זהויות כפולות הופכות דיווח ובקרת גישה מאוחרים ללא אמינים.

Workspace369 משתמש ברשומת הלקוח כנקודת החיבור לבקשות, פרויקטים, תקשורת, חשבוניות, תשלומים, קבצים, הערות ודוחות.

שלב 3: אסוף קליטה וגישה

• שלח טופס קליטה ממוקד שמבקש רק את המידע הדרוש להתחלה.
• בקש הנחיות מותג, לוגואים, עבודה קודמת, ניתוחים, תוכן, מידע על מוצר וחומרי ייחוס היכן שרלוונטי.
• רשום כל פלטפורמה, חשבון, תיקיה, דומיין, חשבון פרסום, מאפיין אנליטיקס או סביבה טכנית שהסוכנות צריכה.
• השתמש בשיטות שיתוף גישה מאובטחות במקום לבקש מלקוחות לשלוח סיסמאות בדוא"ל.
• אשר האם הלקוח דורש VPN, מכשירים מאושרים, SSO, הדרכות אבטחה, או רישום ספקים.
• רשום מה התקבל ומה נשאר חסום.

הוכחת השלמה: לכל קלט נדרש יש סטטוס, בעלים, מיקום ותאריך יעד.

שלב 4: קבע כללי תקשורת

• בחר את ערוץ התקשורת העיקרי של הלקוח.
• הגדר ציפיות תגובה לבקשות שגרתיות, דחופות ובקשות אישור.
• אשר מי יכול לאשר שינויים בהיקף, ביצירה, בתקציב, בחשבוניות, ובציר הזמן.
• תזמן פגישות סטטוס חוזרות רק כאשר יש להן מטרה ברורה.
• להחליט היכן יאוחסנו הערות פגישה, סיכומי שיחות והחלטות.
• צור תבניות לעדכונים נפוצים מבלי שהתקשורת תרגיש אוטומטית.
• אשר אנשי קשר להסלמה וציפיות לאחר שעות העבודה.

לקוחות לעיתים קרובות מתעלמים מהפורטל ומגיבים בדוא"ל, בטקסט או בטלפון. מערכת מציאותית צריכה לשמור על ערוצים אלה מחוברים לחשבון. Workspace369 מחבר תיבת דואר נכנס, SMS, קול, דואר קולי, הערות, משימות, תזכורות וסיכומי AI עם היסטוריית הלקוח.

שלב 5: הפוך היקף תוכנית אספקה

• צור את רשומת הפרויקט או ההתקשרות.
• המר תוצרים לשלבים, אבני דרך, משימות או עבודה חוזרת.
• הקצה בעלים ובודקים.
• הוסף תאריכי יעד, תלויות, אירועי לוח שנה ונקודות אישור לקוח.
• צרף את ההיקף המאושר והקבצים הנדרשים.
• רשום שעות מוערכות, תקציבים, תעריפים והוצאות ידועות היכן שרלוונטי.
• זהה סיכונים, הנחות, תלויות חיצוניות, ומקורות סבירים לשינוי היקף.
• קבע את הסקירה הפנימית הראשונה לפני המועד האחרון הראשון מול הלקוח.

הפרויקט צריך לרשת את הקשר הלקוח במקום להתחיל כלוח משימות ריק.

שלב 6: הכן חיוב ופיננסים

• צור את המקדמה, הסכם שכר הטרחה, החשבונית הראשונה או לוח התשלומים.
• אשר את איש הקשר הפיננסי של הלקוח ואת שיטת אספקת החשבונית.
• הוסף מספרי הזמנת רכש, פרטי מס, כתובת חיוב, או דרישות פורטל ספקים.
• אשר האם הוצאות נכללות, מסומנות, ניתנות להחזר, או מאושרות בנפרד.
• רשום כיצד הזמן יעקוב ומה הופך לניתן לחיוב.
• הגדר תזכורות לחשבוניות קרובות, תשלומים שנכשלו ויתרות בפיגור.
• אשר כיצד יטופלו זיכויים, שינויים בהיקף, וחיובים שנויים במחלוקת.

החיוב לא אמור להיות הגדרה נפרדת של כספים בלבד. האספקה צריכה להבין את המודל המסחרי, ובעלי חשבונות צריכים לראות את סטטוס התשלום לפני שיחות עם לקוחות.

שלב 7: הפעל את פגישת הפתיחה

השתמש בנקודת ההתחלה לקבלת החלטות, לא לקריאה חוזרת של ההצעה.

סדר יום מומלץ:

1. מבואות ותפקידי החלטה.
2. יעדים עסקיים ומדדי הצלחה.
3. היקף עבודה, החרגות, ועדיפויות מיידיות.
4. ציר זמן, אבני דרך, תלויות וסיכונים.
5. תהליך תקשורת ואישור.
6. גישה וקלט חסר.
7. לוח זמנים לחיוב ותהליך שינוי.
8. פעולות, בעלים ותאריכים.

לאחר הפגישה, פרסם רשומת החלטה תמציתית. הפוך פעולות למשימות מוקצות וצרף את ההערות או סיכום השיחה ללקוח ולפרויקט.

שלב 8: אשר את 30 הימים הראשונים

• אשר שכל הגישות עובדות.
• בדוק אם תוכנית הפרויקט משקפת את נתיב האספקה האמיתי.
• בדוק שהלקוח יודע היכן לשאול שאלות ולמצוא קבצים.
• השוו זמן והוצאות בפועל עם ההערכה.
• בדוק אישורים פתוחים, סיכונים ושינויי היקף.
• אשר שהחשבונית הראשונה סופקה וסטטוס התשלום גלוי.
• שאל את הלקוח שאלה ממוקדת אחת לגבי חווית ההכשרה.
• רשום שיפורים בתבנית הקליטה הניתנת לשימוש חוזר.

תבנית סטטוס אונבורדינג סוכנות

טעויות onboarding נפוצות

בקשה להכל בבת אחת

אסוף את מה שהצוות צריך כדי להתחיל, ואז תזמן בקשות מאוחרות סביב אבני דרך אמיתיות.

התייחסות לנקודת ההתחלה כאל סיום

הקליטה הושלמה כאשר האנשים, הגישה, התנאים המסחריים, הפרויקט, התקשורת וזרימת העבודה של החיובים ניתנים לשימוש, לא כאשר הפגישה מסתיימת.

הסתרת היקף מהצוות המספק

האנשים שמבצעים את העבודה זקוקים להיקף המקובל, להחרגות, להנחות ולתהליך השינוי.

שמירת הודעות לקוח מחוץ לתיעוד

החלטות חשובות שהתקבלו במייל, SMS או טלפון צריכות להפוך להקשר גלוי וצעדים הבאים לאחריות.

מדידת מהירות ללא מדידת מוכנות

הדרכה מהירה שמשאירה גישה חסרה ובעלות לא ברורה פשוט מעבירה את העיכוב לאספקה.

המלצה סופית

בנה את רשימת המשימות הקטנה ביותר שיוצרת באופן אמין תהליך עבודה מוכן ללקוח, מוכן לצוות, מוכן לפרויקט ומוכן לחיוב.

Workspace369 תומך במודל זה על ידי שמירה על חיבור Onboarding ל- CRM ופורטלי לקוחות, פרויקטים ולוחות זמנים, תקשורת, הצעות מחיר, חשבוניות, תשלומים, קבצים, בינה מלאכותית ודיווח. סקירת ה דף תוכנת Onboarding לקוחות כאשר אתה מוכן להחליף טפסים ומסירות מנותקים.