Hogyan állítsunk be fizetési terveket ügyfeleknek (2026-os útmutató)

A fizetési tervek olyan munkákat zárnak le, amelyeket egyetlen fizetési határidő elveszítene. Egy ügyfél, aki egy 6000 USD-s számlán habozik, ritkán habozik egy 1500 USD előleg és öt havi fizetés esetén – és Ön elkötelezettséget és kiszámítható ütemtervet kap egy kínos kedvezményes beszélgetés helyett. A csapda az adminisztráció: futtassa a terveket táblázatokon és memórián, és az utókövetés többe kerül, mint az eladás. Ez az útmutató lefedi, mikor érdemes terveket készíteni, hogyan kell felépíteni egyet, mit kell írásba foglalni, és azokat az eszközöket, amelyek natívan számlázzák. Ha először a nagyobb számlázási képet szeretné látni, a mi Professzionális szolgáltatási számlázási szoftver az oldal megmutatja, hogyan illeszkednek az ajánlatok, számlák, tervek és jelentések egyetlen ügyfélrekordba.

Gyors válasz

Osszesítse a teljes összeget egy előlegből és ütemezett részletekből, mindegyik pontos összeggel és esedékességi dátummal. Válassza az mérföldkő alapú számlázást a szakaszos projektekhez és a fix havi ütemezést a folyamatos munkához. Írásba foglalja az összegeket, dátumokat, késedelmes kezelést és a kártya tárolására vonatkozó hozzájárulást. Ezután használjon számlázószoftvert, ahol a terv natív objektum – nem megkerülés –, így a díjak, emlékeztetők és nyomon követés manuális beavatkozás nélkül futnak.

Amikor egy fizetési terv nyeri el a munkát

Három helyzet indokolja a plusz struktúrát.

Nagyobb számlák. Miután egy számla meghaladja azt, amit az ügyfél kényelmesen el tud költeni egyben – sok kisvállalkozás ügyfél számára ez valahol néhány ezer dollár –, a választás a részletek vagy az ajánlat elvesztése egy olcsóbb versenytárs vagy egy „nem ebben a negyedévben” között van. Egy terv megőrzi az árát, és az ellenvetést a teljes összegről a havi összegre helyezi át.

Díjak és folyamatos megbízások. A havi megbízási díj egy soha véget nem érő fizetési terv: fix összeg, fix dátum, ismétlődő számla. A visszatartási díj útmutató lefedi a két visszatartási modellt és azok számlázását. Ha egyszeri bevezetési díjat is felszámít, akkor pontosan abba a problémába ütközik, amit a felhasználók a HoneyBook Közösségben felvetnek: „sokan szeretnénk fizetési tervet / részletfizetési lehetőséget kínálni” (forrás szál). Egy díj plusz egy megbízási díj egy beállítás legyen, nem két dokumentum, amelyet automatizálással tartanak össze.

Szakaszos projektek. Minden szakaszokban teljesített munka – építések, kampányok, események – természetesen illeszkedik az ütemezett számlázáshoz. Az ügyfél értéket kapva fizet, és Ön soha nem viseli az egész munkát saját készpénzforgalmából.

Mikor nem fizet egy terv? Kis számlák. Egy 400 dolláros munka két részletre bontása második fizetési határidőt hoz létre, amit üldözni kell, és megduplázza a feldolgozási eseményeket. Durva alsó határ: ha az összeg körülbelül 1000 dollár alatt van, fizess teljes egészében a befejezéskor.

Válassza ki a struktúrát: előleg plusz ütemezés

Szinte minden ügyfél fizetési terve egy előlegből, majd egy ütemezésből áll. Az előleg – általában 25-50 százalék – foglalja le a munkát és finanszírozza az első fázist. Az ütemezés gyűjti be a többit. Pontosan dolgozza ki a felosztást, mielőtt bármit is küldene: a betéti kalkulátor átalakít egy összeget és egy százalékot pontos részletösszegekké, ami jobb, mint a mentális matek egy ajánlati hívás során.

Ezután válassza ki, mi vezérli az ütemezést:

Ha a foglaló visszatérítendő – az óvadék esetében –, a számlázás és a visszatérítés folyamata másképp működik. Ennek saját útmutatója van: hogyan kell előleget számlázni.

Mit írjunk le az első díj felszámítása előtt

Egy telefonhívásban élő fizetési terv végül vitában fog élni. Négy pont megakadályozza ennek szinte egészét:

1. Pontos összegek. Nem „nagyjából egyharmad rész” – a foglaló és minden részlet összege, plusz a teljes összeg.
2. Pontos dátumok. Naptári dátumok, nem pedig "30 nap a számla után". Az ügyfelek dátumok szerint tervezik a költségvetést; a homályos feltételek homályos fizetést eredményeznek.
3. Késedelmes kezelés. Mi történik, ha egy részlet kimarad: az emlékeztetők gyakorisága, bármilyen késedelmi díj, és az a pont, ahol a munka leáll. Ennek projekt közbeni eldöntése személyesnek tűnik; előre eldönteni politika.
4. Kártya a fájlban beleegyezés. Írásbeli engedély fizetési mód tárolására és annak ütemezett dátumokon történő terhelésére. Ez teszi a tervet négy különálló üldözésből egyetlen beállítássá – és az írásbeli hozzájárulás megvéd Ön ellen, ha egy terhelést valaha is vitatnak.

Tegye mind a négyet az árajánlatba vagy a szerződésbe, amelyet az ügyfél elfogad, és tükrözze azokat magán a számlán.

Egyszer beállítva, nem ügyfelenként

Az eszközök útja fontosabb, mint a sablon. A natív csomagok nélküli szoftverekben minden egyes elhalasztott értékesítés a dokumentumokon átívelő fizetési ütemezéseket, párosított sablonokat és a még tartozó összegek manuális nyomon követését jelenti – a fentebb linkelt megoldások tele vannak pontosan ezzel.

A Workspace369-ben a fizetési tervek beépítettek a Specialist csomagtól kezdve (149 USD/hó, öt felhasználó). Egy terv ütemezett részleteket csatol a számlához ugyanazon az ügyfélrekordon, mint az ajánlat, a projekt és a beszélgetés. A számlák és az online fizetési linkek minden csomagban elérhetők a Cadet-től (29 USD/hó), így még az egyéni vállalkozók is elfogadhatnak előleget és egyenleget kártyával vagy banki átutalással a számláról vagy a ügyfél portál. Az automatizált emlékeztetők üldözik a kintlévőket, és a fizetések a Stripe-on futnak — amely szintén meghatározza, hogy az egyes tranzakciók mennyibe kerülnek, a ACH vs kártyadíjak kisvállalkozásoknak.

a számlák funkció oldalát megmutatja, hogyan kapcsolódik a számlázás az ügyfélrekordhoz, és a fizetések oldal lefedi a feldolgozási oldalt.

A lényeg

A fizetési tervek értékesítési eszközök, amelyek a számlázásban élnek. Ajánlja őket nagy számlákra, megbízásokra és szakaszos projektekre; strukturálja őket befizetésként, plusz mérföldkő vagy havi ütemterv szerint; és írásban rögzítse az összegeket, dátumokat, késedelmes kezelést és a kártya tárolásához való hozzájárulást. Futtassa őket szoftverben, ahol a terv natív, és az utókövetés magától fut.

Indíts el egy Specialist próbaidőszakot — fizetési tervek szerepelnek a 149 dolláros/hó csomagban öt főre, 14 napos próbaidőszakkal — vagy lásd Workspace369 árazás a teljes csomag részleteiért, beleértve a számlákat és fizetési linkeket havi 29 dollártól.