Microsoft 365 számlázás: sablonok, Power Automate, és mikor van szükség igazi rendszerre

A Microsoft 365 sok mindent lefed egy kisvállalkozás számára – e-mail, dokumentumok, táblázatok, találkozók. Egy dolog, amit nem tartalmaz, az egy számlázási alkalmazás. Tehát a legtöbb csapat manuálisan számláz: egy Word vagy Excel sablon, PDF-ként mentve, Outlookból küldve.

Ez a megközelítés működik – amíg nem működik. Ez az útmutató bemutatja, hogyan néz ki valójában a számlázás a Microsoft 365-tel, hol törik el a sablon megközelítés, és mikor van szükség igazi rendszerre a számla köré.

Gyors válasz

A Microsoft 365 rendelkezik nincs beépített számlázási eszközA csapatok Word vagy Excel sablonokkal számláznak az Outlookból, néha Power Automate folyamatokat adnak hozzá emlékeztetőkhöz. Ez a beállítás megszakad, amikor a számlákhoz automatikus számozásra, online fizetési linkekre, fizetési tervekre, ütemezett emlékeztetőkre és ügyfelenkénti státuszra van szükség – ekkor egy igazi számlázási rendszer napok, nem hónapok alatt megtérül.

A három mód, ahogyan az emberek számláznak a Microsoft 365-tel

1. opció: a sablon megközelítés

A standard beállítás: egy Excel vagy Word fájl az Ön adataival, számlaszám, dátumok, tételek, összegek és fizetési utasítások. Exportálás PDF-ként, csatolás Outlook e-mailhez, küldés.

Kiszámítható helyeken törik el. A számlaszámok megkettőződnek, mert semmi sem sorolja őket. Azok az ügyfelek, akik kártyával szeretnének fizetni, válaszolnak, hogy hogyan. Senki sem tudja, hogy a negyven kint lévő számla közül melyik van még kifizetetlen anélkül, hogy megnyitna egy táblázatot. És az utókövetés – az emlékeztető, amely valójában fizetésre készteti a számlákat – attól függ, hogy emlékszel-e az elküldésére.

2. opció: sablon plusz Power Automate

A Power Automate emlékeztető folyamatokat adhat hozzá: küldje el a számlát, várjon, figyelmeztesse, ha nincs kifizetve. Segít, de egy karbantartási réteget ad hozzá, amit a legtöbb kis csapat alábecsül. A folyamatok megszakadnak, amikor valaki szerkeszti a táblázat szerkezetét, és még mindig nincs fizetési link, fizetési tervek és élő státusz nézet.

3. opció: egy igazi számlázási rendszer

Egy igazi rendszer a számlát egy hurok részének tekinti, nem dokumentumnak: az ügyfélrekord tartalmazza az előzményeket, az ajánlatból lesz a számla, a számla tartalmazza a fizetési linket, és az emlékeztetők ütemezetten mennek ki nélküled. A Workspace369-ben ez a hurok magában foglalja a fizetési terveket a foglalókra és egyenlegekre, az ismétlődő számlákat a megbízási díjakra, egy ügyfélportált, ahol a számla a fájlok és a státusz mellett él, valamint jelentéseket, amelyek megmutatják, mi az, ami ügyfelenként még kifizetetlen.

A dokumentum részhez jelenleg a ingyenes számlagenerátor egy nyomtatásra kész számlát hoz létre a böngészőben, és a ingyenes számlamintát letölt egy CSV-t, amely közvetlenül megnyílik Excelben vagy Google Táblázatokban.

Végső ajánlás

Használja a Microsoft 365 sablon megközelítést, amíg a számlák volumene havonta néhány darab. Amikor a számlák heti ritmusúvá válnak – vagy amikor fizetési linkekre, tervekre, emlékeztetőkre és láthatóságra van szüksége – helyezze a hurkot a számlázási és projektmenedzsment szoftver erre épült, csomagtól 29 dollár/hó-tól egy felhasználóra.