Otomatisasi orientasi klien: apa yang harus diotomatisasi setelah proposal diterima (2026)
Apa yang harus diotomatiskan setelah klien menerima proposal: pemicu, tindakan yang layak dibangun, dan penyiapan satu kali yang menjalankan orientasi Anda untuk Anda.
Oleh Simon Dziak, Pendiri, Workspace369 · LinkedIn
Onboarding terbaik terasa pribadi dan hampir tidak membutuhkan usaha, karena bagian yang dapat diulang sudah terjadi pada saat Anda membuka kotak masuk Anda. Klien mengatakan ya, dan catatan selamat datang, tugas, dan perubahan status sudah selesai.
Panduan ini mencantumkan apa yang layak diotomatisasi setelah proposal diterima, apa yang tidak, dan cara mengaturnya. Ini adalah pendamping untuk perbandingan perangkat lunak orientasi klien terbaik dan daftar periksa orientasi klien untuk agensi, yang mencakup alat dan seluruh proses. Di sini kita fokus pada bagian yang dapat diotomatisasi.
Apa yang ada di dalamnya?
Jawaban cepatApa yang layak diotomatiskanTiga pemicu yang pentingTindakan yang tersediaTiga alur kerja awalCara mengaturnya sekaliApa yang harus dimasukkan dalam paket AndaDi mana ia muncul di produkKesalahan yang harus dihindariContoh yang dikerjakan: proyek brandingCara mengetahui bahwa itu berhasilRekomendasi akhir
Jawaban cepat
Buat tiga alur kerja: satu untuk proposal diterima, satu untuk kontrak ditandatangani, satu untuk pembayaran diterima. Masing-masing mengirim email singkat dan personal, membuat tugas untuk Anda, dan memindahkan klien di sepanjang tahap. Tambahkan faktur pertama di mana pun itu cocok. Anda membuatnya sekali, dan itu berjalan setiap kali pemicunya terjadi. Apa pun yang membutuhkan penilaian, seperti agenda kickoff atau surat perintah kreatif, tetap ada di daftar tugas Anda sendiri.
Apa yang layak diotomatiskan
Gunakan tes sederhana: apakah Anda akan menulis pesan yang sama dan melakukan klik yang sama setiap kali? Jika ya, otomatiskan.
| Momen | Otomatiskan | Tetap manusiawi |
|---|---|---|
| Proposal diterima | Email terima kasih, tugas "jadwalkan kickoff", klien pindah ke Aktif | Memilih tanggal mulai |
| Kontrak ditandatangani | Konfirmasi, pemberitahuan internal, email langkah pertama | Membaca klausul khusus |
| Pembayaran diterima | Tanda terima, catatan "tanggal mulai Anda ditahan" | Perencanaan sumber daya |
| Sebelum kickoff | Pengingat dengan tautan kuesioner | Panggilan kickoff itu sendiri |
Tiga pemicu yang penting
Alur kerja Workspace369 dapat dimulai pada peristiwa di seluruh catatan klien. Untuk orientasi, tiga adalah inti:
- Proposal diterima. Klien berkata ya. Ini adalah kesempatan tercepat Anda untuk mengakuinya.
- Kontrak selesai. Setiap penandatangan selesai. Aman untuk mengonfirmasi proses awal.
- Pembayaran diterima. Deposit atau faktur lunas. Aman untuk menahan tanggal mulai.
Keempat, pemesanan dibuat, relevan jika Anda menjalankan halaman pemesanan untuk panggilan penemuan atau sesi orientasi.
Satu langkah bawaan untuk diketahui: ketika proposal memiliki kontrak terlampir, kontrak dikirim secara otomatis saat diterima. Itu bukan alur kerja yang Anda bangun, dan itu menghemat langkah manual.
Tindakan yang tersedia
Di dalam alur kerja Anda dapat merangkai langkah-langkah. Yang penting untuk orientasi:
- Kirim sebuah email (semua paket).
- Kirim sebuah SMS (Voyager ke atas).
- Buat tugas, ditugaskan kepada Anda atau rekan satu tim.
- Kirim internal notifikasi.
- Tetapkan rekan satu tim kepada klien.
- Pindahkan tahap klien, misalnya dari Prospek ke Aktif.
- Tetapkan bidang atau tambahkan tag, seperti "orientasi".
- Ubah proposal menjadi faktur dan kirim faktur.
- Kirim kontrak dan ingatkan tentang yang belum ditandatangani.
Apa yang tidak ada saat ini: langkah yang membuat proyek, atau yang mengundang klien ke portal. Rencanakan dua hal ini secara manual, atau tambahkan ke email selamat datang Anda sebagai instruksi.
Tiga alur kerja awal
Alur kerja 1: Proposal diterima
- Pemicu: proposal diterima.
- Tindakan: email klien, buat tugas "Jadwalkan panggilan mulai" jatuh tempo dalam dua hari, pindahkan klien ke Aktif.
Salinan email:
Subjek: Anda diterima, Nama Depan
Terima kasih telah menerima proyek proposal. Selanjutnya, Anda akan mendapatkan kontrak untuk ditandatangani, lalu saya akan mengirim beberapa pertanyaan kickoff. Saya akan menghubungi dalam satu hari kerja untuk memilih waktu kickoff kita.
Simon
Alur kerja 2: Kontrak ditandatangani
- Pemicu: kontrak selesai.
- Tindakan: notifikasi internal kepada Anda, kirim email kepada klien dengan kuesioner, tambahkan tag "orientasi".
Alur kerja 3: Pembayaran diterima
- Pemicu: pembayaran diterima.
- Tindakan: email klien "tanggal mulai Anda ditahan", buat tugas "Pesan aset / pesan kontraktor", beri tahu anggota tim yang ditugaskan.
Jika faktur pertama Anda mengikuti uang muka, Anda dapat menambahkan langkah yang mengirim faktur dari proposal. Untuk kata-kata, lihat kuesioner orientasi klien.
Cara mengaturnya sekali
Anda adalah penulisnya, dan pengaturannya adalah pekerjaan satu kali.
- Buka alur kerja dan mulai dari templat, seperti "Penyerahan proposal yang diterima" atau "Terima kasih kontrak ditandatangani". Ini adalah email terima kasih tunggal, jadi perlakukan sebagai titik awal.
- Tulis ulang email dengan suara Anda sendiri. Gunakan nama klien dan nama proyek.
- Tambahkan tugas dan perubahan tahap.
- Jalankan tes dengan klien sampel sebelum mengaktifkan.
- Aktifkan. Periksa log eksekusi setelah penerimaan nyata pertama.
Tidak ada yang berjalan sampai Anda mengaktifkannya. Itulah kesepakatan jujur: beberapa menit sekarang, tanpa pekerjaan manual nanti.
Apa yang harus dimasukkan dalam paket Anda
Cadet ($29/bulan) menyertakan otomatisasi email dengan hingga tiga alur kerja aktif, yang mencakup tepat tiga di atas. Voyager ($74/bulan) menambahkan langkah SMS dan hingga sepuluh alur kerja aktif. Spesialis ($149/bulan) memungkinkan 25. Commander dan Enterprise tidak terbatas dan menambahkan alur kerja yang dibuat AI. Periksa harga untuk matriks saat ini.
Di mana ia muncul di produk
Lihat otomatisasi alur kerja untuk pemicu dan tindakan secara rinci. Proposal yang memulai rantai ini dibahas dalam proposal dan penawaran harga, dan tampilan klien di kemudian hari adalah portal klien.
Status diterima di atas adalah apa yang dilihat klien segera setelah mengatakan ya. Alur kerja penerimaan Anda aktif pada saat yang sama, sehingga email terima kasih tiba bersamaan dengan kontrak.
Kesalahan yang harus dihindari
- Otomatisasi berlebihan di minggu pertama. Tiga pesan dalam sehari terasa seperti spam. Jarangkan.
- Salinan generik. Jika dapat dikirim oleh perusahaan mana pun, tulis ulang.
- Melupakan langkah manusia. Setiap alur otomatis harus berakhir pada tugas yang ditugaskan kepada seseorang.
- Dengan asumsi portal sudah disiapkan. Akses portal adalah opt-in terpisah untuk klien, jadi sebutkan dalam email selamat datang.
- Tidak ada tes. Jalankan alur kerja terhadap diri Anda terlebih dahulu.
Contoh yang dikerjakan: proyek branding
Katakan Anda menjual proyek identitas merek senilai $4.800 dengan deposit 40 persen dan kontrak terlampir. Inilah yang terjadi dengan tiga alur kerja yang aktif:
- Klien menerima proposal dan membayar deposit $1.920. Alur Kerja 1 mengirimkan ucapan terima kasih dan membuat tugas "Jadwalkan kickoff" Anda. Kontrak dikirim secara otomatis.
- Klien menandatangani. Alur Kerja 2 memberi tahu Anda, mengirimkan tautan kuesioner, dan menandai klien "onboarding".
- Pembayaran dicatat. Alur kerja 3 mengonfirmasi tanggal mulai yang ditahan dan membuat tugas untuk mengumpulkan aset merek.
Anda tidak menyentuh satupun darinya. Apa yang Anda lakukan pada hari pertama adalah membaca jawaban kuesioner dan menjalankan panggilan kickoff, yang merupakan bagian yang dibayar oleh klien Anda. Angka-angka tersebut adalah ilustrasi bagaimana sebuah proyek dapat dibagi, bukan tolok ukur.
Cara mengetahui bahwa itu berhasil
Periksa tiga hal setelah beberapa klien pertama Anda. Apakah setiap pemicu aktif sekali, dan hanya sekali? Apakah emailnya terdengar seperti Anda yang menulisnya? Apakah setiap tugas diselesaikan oleh seseorang dalam waktu yang Anda tetapkan? Log eksekusi menunjukkan apa yang berjalan, sehingga langkah yang terlewat atau ganda terlihat alih-alih tersembunyi. Sesuaikan salinan sebelum Anda menambahkan alur kerja lain, dan tahan untuk membuat urutan dua belas langkah untuk klien yang belum pernah Anda temui.
Rekomendasi akhir
Mulai dengan tiga alur kerja, buat masing-masing berakhir dalam tugas untuk manusia, dan tinjau log eksekusi setelah beberapa klien pertama Anda. Untuk proses yang lebih luas di sekitarnya, gunakan daftar periksa orientasi dan daftar pendek perangkat lunak orientasi.
Praktikkan
Jalankan tindak lanjut klien dalam satu ruang kerja.
CRM, kotak masuk, suara, penagihan, pembayaran, proyek, file, AI, dan otomatisasi alur kerja — terhubung alih-alih diekspor.
Uji coba gratis 14 hari. Kartu diperlukan. Setelah uji coba: mulai dari $29/bulan. Diperpanjang secara otomatis setiap bulan hingga Anda membatalkan. Batalkan kapan saja di Pengaturan → Penagihan.