Cara mengotomatiskan orientasi klien, langkah demi langkah (2026)

Cara mengotomatiskan orientasi klien, langkah demi langkah

1. Cantumkan setiap langkah dari "ya" hingga mulai. Tuliskan apa yang Anda lakukan hari ini setelah proposal diterima: ucapan terima kasih, kontrak, faktur deposit, kuesioner, panggilan kickoff.
2. Tandai langkah-langkah yang sama setiap saat. Itu diotomatiskan. Lingkup, agenda kickoff, dan ringkasan kreatif tetap bersama seseorang.
3. Pilih pemicu untuk setiap grup: proposal diterima, kontrak selesai, atau pembayaran diterima.
4. Buat satu alur kerja per pemicu. Masing-masing mengirim email dan membuat tugas untuk seseorang; yang pertama juga memindahkan tahap klien. Tiga alur kerja awal di bawah ini siap disalin.
5. Tulis email dengan gaya Anda sendiri, dengan nama klien dan nama proyek, sehingga terbaca seperti Anda yang mengirimnya.
6. Uji dengan klien sampel, lalu aktifkan. Tidak ada yang berjalan sampai Anda melakukannya.
7. Periksa log eksekusi setelah klien nyata pertama Anda, dan perbaiki langkah apa pun yang terpicu dua kali atau tidak sama sekali.

Langkah-langkah yang sama mengotomatiskan orientasi pelanggan atau orientasi klien baru untuk bisnis jasa apa pun; hanya kata-katanya yang berubah. Panduan ini mencakup bagian yang dapat diotomatiskan setelah proposal diterima. Bagian perbandingan perangkat lunak orientasi klien terbaik mencakup alat, dan daftar periksa orientasi klien untuk agensi mencakup seluruh proses.

Apa yang layak diotomatiskan

Gunakan tes sederhana: apakah Anda akan menulis pesan yang sama dan melakukan klik yang sama setiap kali? Jika ya, otomatiskan.

Tiga pemicu yang penting

Alur kerja Workspace369 dapat dimulai dari peristiwa di seluruh catatan klien. Untuk onboarding klien, tiga adalah inti:

1. Proposal diterima. Klien berkata ya. Ini adalah kesempatan tercepat Anda untuk mengakuinya.
2. Kontrak selesai. Setiap penandatangan selesai. Aman untuk mengonfirmasi proses awal.
3. Pembayaran diterima. Deposit atau faktur lunas. Aman untuk menahan tanggal mulai.

Keempat, pemesanan dibuat, relevan jika Anda menjalankan halaman pemesanan untuk panggilan penemuan atau sesi orientasi.

Satu langkah bawaan untuk diketahui: ketika proposal memiliki kontrak terlampir, kontrak dikirim secara otomatis saat diterima. Itu bukan alur kerja yang Anda bangun, dan itu menghemat langkah manual.

Tindakan yang tersedia

Di dalam alur kerja Anda dapat merangkai langkah-langkah. Yang penting untuk orientasi:

• Kirim sebuah email (semua paket).
• Kirim sebuah SMS (Voyager ke atas).
• Buat tugas, ditugaskan kepada Anda atau rekan satu tim.
• Kirim internal notifikasi.
• Tetapkan rekan satu tim kepada klien.
• Pindahkan tahap klien, misalnya dari Prospek ke Aktif.
• Tetapkan bidang atau tambahkan tag, seperti "orientasi".
• Ubah proposal menjadi faktur dan kirim faktur.
• Kirim kontrak dan ingatkan tentang yang belum ditandatangani.

Apa yang tidak ada saat ini: langkah yang membuat proyek, atau yang mengundang klien ke portal. Rencanakan dua hal ini secara manual, atau tambahkan ke email selamat datang Anda sebagai instruksi.

Tiga alur kerja awal

Alur kerja 1: Proposal diterima

• Pemicu: proposal diterima.
• Tindakan: email klien, buat tugas "Jadwalkan panggilan mulai" jatuh tempo dalam dua hari, pindahkan klien ke Aktif.

Salinan email:

Subjek: Anda diterima, Nama Depan

Terima kasih telah menerima proyek proposal. Selanjutnya, Anda akan mendapatkan kontrak untuk ditandatangani, lalu saya akan mengirim beberapa pertanyaan kickoff. Saya akan menghubungi dalam satu hari kerja untuk memilih waktu kickoff kita.

Simon

Alur kerja 2: Kontrak ditandatangani

• Pemicu: kontrak selesai.
• Tindakan: pemberitahuan internal kepada Anda, kirim email ke klien dengan kuesioner, tambahkan tag "onboarding", buat tugas "Tinjau jawaban kuesioner" jatuh tempo sebelum kickoff.

Alur kerja 3: Pembayaran diterima

• Pemicu: pembayaran diterima.
• Tindakan: email klien "tanggal mulai Anda ditahan", buat tugas "Pesan aset / pesan kontraktor", beri tahu anggota tim yang ditugaskan.

Jika faktur pertama Anda mengikuti uang muka, Anda dapat menambahkan langkah yang mengirim faktur dari proposal. Untuk kata-kata, lihat kuesioner orientasi klien.

Siapkan sekali di Workspace369

Anda adalah penulisnya, dan pengaturannya adalah pekerjaan satu kali.

1. Buka alur kerja dan mulai dari templat, seperti "Penyerahan proposal yang diterima" atau "Terima kasih kontrak ditandatangani". Ini adalah email terima kasih tunggal, jadi perlakukan sebagai titik awal.
2. Tulis ulang email dengan suara Anda sendiri. Gunakan nama klien dan nama proyek.
3. Tambahkan tugas dan perubahan tahap.
4. Jalankan tes dengan klien sampel sebelum mengaktifkan.
5. Aktifkan. Periksa log eksekusi setelah penerimaan nyata pertama.

Tidak ada yang berjalan sampai Anda mengaktifkannya. Itulah kesepakatan jujur: beberapa menit sekarang, tanpa pekerjaan manual nanti.

Apa yang harus dimasukkan dalam paket Anda

Cadet ($29/bulan) menyertakan otomatisasi email dengan hingga tiga alur kerja aktif, yang mencakup tepat tiga di atas. Voyager ($74/bulan) menambahkan langkah SMS dan hingga sepuluh alur kerja aktif. Specialist ($149/bulan) memungkinkan 25. Commander dan Enterprise tidak terbatas dan menambahkan alur kerja yang dibuat AI. Periksa harga untuk matriks saat ini.

Di mana ia muncul di produk

Lihat otomatisasi alur kerja untuk pemicu dan tindakan secara rinci. Proposal yang memulai rantai ini dibahas dalam proposal dan penawaran harga, dan tampilan klien di kemudian hari adalah portal klien.

Status diterima di atas adalah apa yang dilihat klien segera setelah mengatakan ya. Alur kerja penerimaan Anda aktif pada saat yang sama, sehingga email terima kasih tiba bersamaan dengan kontrak.

Kesalahan yang harus dihindari

• Otomatisasi berlebihan di minggu pertama. Tiga pesan dalam sehari terasa seperti spam. Jarangkan.
• Salinan generik. Jika dapat dikirim oleh perusahaan mana pun, tulis ulang.
• Melupakan langkah manusia. Setiap alur otomatis harus berakhir pada tugas yang ditugaskan kepada seseorang.
• Dengan asumsi portal sudah disiapkan. Akses portal adalah opt-in terpisah untuk klien, jadi sebutkan dalam email selamat datang.
• Tidak ada tes. Jalankan alur kerja terhadap diri Anda terlebih dahulu.

Contoh yang dikerjakan: proyek branding

Katakanlah Anda menjual proyek identitas merek dengan harga $4,800 (jumlah contoh yang diasumsikan) dengan deposit 40 persen dan kontrak terlampir. Depositnya adalah $4,800 × 0,40 = $1,920. Berikut adalah apa yang terjadi dengan tiga alur kerja yang aktif:

1. Klien menerima proposal dan membayar deposit $1,920 (40 persen dari $4,800). Alur kerja 1 mengirimkan ucapan terima kasih dan membuat tugas "Jadwalkan kick-off" Anda. Kontrak dikirim secara otomatis.
2. Klien menandatangani. Alur Kerja 2 memberi tahu Anda, mengirimkan tautan kuesioner, dan menandai klien "onboarding".
3. Pembayaran dicatat. Alur kerja 3 mengonfirmasi tanggal mulai yang ditahan dan membuat tugas untuk mengumpulkan aset merek.

Anda tidak menyentuh satupun. Apa yang Anda lakukan pada hari pertama adalah membaca jawaban kuesioner dan menjalankan panggilan kick-off, yang merupakan bagian yang dibayar oleh klien Anda. Jumlahnya diciptakan untuk menunjukkan bagaimana sebuah proyek dapat dibagi, bukan sebagai tolok ukur atau harga yang direkomendasikan.

Cara mengetahui bahwa itu berhasil

Periksa tiga hal setelah beberapa klien pertama Anda. Apakah setiap pemicu aktif sekali, dan hanya sekali? Apakah emailnya terdengar seperti Anda yang menulisnya? Apakah setiap tugas diselesaikan oleh seseorang dalam waktu yang Anda tetapkan? Log eksekusi menunjukkan apa yang berjalan, sehingga langkah yang terlewat atau ganda terlihat alih-alih tersembunyi. Sesuaikan salinan sebelum Anda menambahkan alur kerja lain, dan tahan untuk membuat urutan dua belas langkah untuk klien yang belum pernah Anda temui.

Rekomendasi akhir

Mulai dengan tiga alur kerja, buat masing-masing berakhir dalam tugas untuk manusia, dan tinjau log eksekusi setelah beberapa klien pertama Anda. Untuk proses yang lebih luas di sekitarnya, gunakan daftar periksa orientasi dan daftar pendek perangkat lunak orientasi.