Microsoft 365 송장 발행: 템플릿, Power Automate 및 실제 시스템이 필요한 경우

Microsoft 365는 이메일, 문서, 스프레드시트, 회의 등 소규모 비즈니스의 많은 부분을 다룹니다. 한 가지 포함되지 않은 것은 송장 발행 앱입니다. 따라서 대부분의 팀은 수동 방식으로 송장을 발행합니다. Word 또는 Excel 템플릿을 PDF로 저장하여 Outlook에서 보냅니다.

이 접근 방식은 작동하지만 실패할 때도 있습니다. 이 가이드에서는 Microsoft 365로 송장을 발행하는 실제 모습, 템플릿 접근 방식이 실패하는 지점, 송장에 실제 시스템이 필요한 시점을 다룹니다.

빠른 답변

Microsoft 365에는 내장 송장 발행 도구 없음팀은 Outlook에서 Word 또는 Excel 템플릿으로 송장을 발행하고, 때로는 미리 알림을 위해 Power Automate 흐름을 추가합니다. 송장에 자동 번호 매기기, 온라인 결제 링크, 결제 계획, 예약된 미리 알림 및 고객별 상태가 필요한 경우 해당 설정은 작동하지 않으며, 이때 실제 송장 시스템은 몇 달이 아닌 며칠 만에 본전을 뽑습니다.

Microsoft 365로 송장을 발행하는 세 가지 방법

옵션 1: 템플릿 접근 방식

표준 설정: 비즈니스 세부 정보, 송장 번호, 날짜, 항목, 총액 및 결제 지침이 포함된 Excel 또는 Word 파일. PDF로 내보내고 Outlook 이메일에 첨부하여 보냅니다.

예측 가능한 지점에서 실패합니다. 번호가 순차적으로 지정되지 않아 송장 번호가 중복됩니다. 카드로 결제하려는 고객은 방법을 묻는 답장을 보냅니다. 스프레드시트를 열지 않고도 발행된 40개의 송장 중 어느 것이 아직 미결제인지 아무도 모릅니다. 그리고 실제로 송장 결제를 받는 데 도움이 되는 후속 조치인 미리 알림은 보내는 것을 기억하는지에 달려 있습니다.

옵션 2: 템플릿 + Power Automate

Power Automate는 미리 알림 흐름을 추가할 수 있습니다. 송장을 보내고, 기다리고, 미결제 시 알림을 보냅니다. 도움이 되지만 대부분의 소규모 팀이 과소평가하는 유지 관리 계층이 추가됩니다. 스프레드시트 구조를 누군가 편집하면 흐름이 중단되며, 여전히 결제 링크, 결제 계획 또는 라이브 상태 보기가 없습니다.

옵션 3: 실제 송장 발행 시스템

실제 시스템은 송장을 문서가 아닌 루프의 일부로 취급합니다. 고객 기록에는 기록이 있고, 제안서가 송장이 되며, 송장에는 결제 링크가 있고, 미리 알림은 자동으로 예약대로 발송됩니다. Workspace369에서는 이 루프에 보증금 및 잔금 결제 계획, 리테이너에 대한 반복 송장, 파일 및 상태 옆에 송장이 있는 고객 포털, 고객별 미결제 금액을 보여주는 보고서도 포함됩니다.

현재 문서 부분에 대해서는 무료 송장 생성기 브라우저에서 인쇄 가능한 송장을 생성하고 무료 송장 템플릿 Excel 또는 Google Sheets에서 직접 열 수 있는 CSV를 다운로드합니다.

최종 권장 사항

월 몇 건의 송장 발행량은 적을 때 Microsoft 365 템플릿 접근 방식을 사용하세요. 송장이 주간 리듬이 되거나 결제 링크, 계획, 미리 알림 및 가시성이 필요한 경우 루프를 Workspace369로 옮기세요. 송장 발행 및 프로젝트 관리 소프트웨어 1석당 $29/월부터 시작하는 요금제로 구축되었습니다.