ตัวอย่างและสคริปต์คำทักทายข้อความเสียงธุรกิจ

ข้อความเสียงต้อนรับที่ดีจะบอกผู้โทรว่าพวกเขาติดต่อถูกที่แล้ว, อธิบายว่าทำไมจึงไม่มีใครรับสาย, ขอข้อมูลที่จำเป็นเพื่อช่วยเหลือ และตั้งความคาดหวังที่ตรงไปตรงมาสำหรับการตอบกลับ

คำตอบด่วน

ใช้โครงสร้างพื้นฐานนี้: “ขอบคุณที่โทรมา ธุรกิจ. เราไม่ว่างในขณะนี้ โปรดฝากชื่อ หมายเลข และเหตุผลในการโทรของคุณ ทีมงานของเราจะตอบกลับ กรอบเวลา. สำหรับ ตัวเลือกเร่งด่วน, กรุณา คำแนะนำ” จากนั้นปรับเปลี่ยนสำหรับเวลาทำการ นอกเวลาทำการ วันหยุด แผนก หรือคิว

ข้อความต้อนรับข้อความเสียงมาตรฐานสำหรับธุรกิจ

ขอบคุณที่โทร ชื่อธุรกิจ. เราไม่สามารถตอบได้ในขณะนี้ โปรดฝากชื่อ หมายเลขโทรศัพท์ และคำอธิบายสั้นๆ ว่าเราจะช่วยเหลือได้อย่างไร สมาชิกในทีมของเราจะติดต่อกลับภายใน หน้าต่างการตอบสนอง.

ใช้เมื่อหมายเลขทั่วไปหนึ่งหมายเลขจัดการการโทรของลูกค้าส่วนใหญ่

คำทักทายสำหรับธุรกิจบริการระดับมืออาชีพ

คุณได้ถึง ชื่อธุรกิจ. ทีมงานของเรากำลังให้บริการลูกค้าท่านอื่น โปรดแจ้งชื่อ บริษัท หมายเลขโทรศัพท์ และเรื่องที่คุณโทรมา เราจะติดต่อกลับภายใน กรอบเวลา.

เวอร์ชันนี้ขอข้อมูลบริบทของบริษัทโดยไม่ต้องให้ผู้โทรอธิบายรายละเอียดทั้งหมดในการบันทึก

คำทักทายที่ปรึกษาหรือเอเจนซี่

ขอบคุณที่โทร ชื่อหรือเอเจนซี่. โปรดฝากชื่อ บริษัท หมายเลขโทรกลับ และสรุปสั้นๆ เกี่ยวกับโครงการหรือบัญชีที่คุณโทรมา เราจะติดต่อกลับภายใน กรอบเวลา. ลูกค้าปัจจุบันยังสามารถตอบกลับข้อความ Workspace369 ล่าสุดของพวกเขาได้

ข้อความต้อนรับข้อความเสียงนอกเวลาราชการ

ขอบคุณที่โทร ชื่อธุรกิจ. สำนักงานของเราปิดทำการในขณะนี้ เวลาทำการปกติของเราคือ วันและชั่วโมง. โปรดฝากชื่อ หมายเลข และข้อความ และเราจะตอบกลับเมื่อสำนักงานเปิดทำการอีกครั้งในวันที่ วันหรือเวลา.

หากมีเส้นทางฉุกเฉินที่แท้จริง ให้เพิ่มคำแนะนำที่ชัดเจนเพียงข้อเดียว อย่าสัญญาว่าจะให้ความคุ้มครองฉุกเฉินที่ธุรกิจไม่ได้ให้

ข้อความทักทายช่วงปิดทำการเนื่องวันหยุด

คุณได้ถึง ชื่อธุรกิจ. เราปิดทำการสำหรับ วันหยุดหรือการปิดทำการ และจะเปิดอีกครั้งใน วันที่ ที่ เวลา. โปรดฝากชื่อ หมายเลข และข้อความ ทีมงานของเราจะตอบกลับหลังจากที่เราเปิดทำการอีกครั้ง

อัปเดตวันที่ก่อนปิดแต่ละครั้งและลบคำทักทายเมื่อเวลาทำการปกติกลับมา

คำทักทายแผนก

คุณได้ถึง แผนก ทีมที่ ชื่อธุรกิจ. โปรดฝากชื่อ บัญชีหรือชื่อบริษัท หมายเลขโทรกลับ และข้อความสั้นๆ สมาชิกของแผนกจะตอบกลับภายใน กรอบเวลา.

ใช้คำทักทายแผนกแยกต่างหากเมื่อผู้โทรถึงฝ่ายเรียกเก็บเงิน, ฝ่ายขาย, ฝ่ายสนับสนุน, ฝ่ายจัดตารางเวลา หรือคิวเฉพาะอื่นๆ

คำทักทายสำหรับการเรียกเก็บเงินและการชำระเงิน

คุณได้ติดต่อทีมเรียกเก็บเงินที่ ชื่อธุรกิจ. โปรดฝากชื่อ บริษัท หมายเลขใบแจ้งหนี้หากมี หมายเลขโทรกลับ และคำอธิบายสั้นๆ เกี่ยวกับคำถามของคุณ เพื่อความปลอดภัย โปรดอย่าทิ้งรายละเอียดบัตรชำระเงินไว้ในข้อความเสียง

ประโยคสุดท้ายนั้นป้องกันไม่ให้ผู้โทรฝากข้อมูลการชำระเงินที่ละเอียดอ่อนไว้ในบันทึกเสียง

คำทักทายการจัดตารางเวลา

ขอบคุณที่โทร ชื่อธุรกิจ การจัดตารางเวลา กรุณาฝากชื่อ, หมายเลขโทรกลับ, วันหรือเวลาที่ต้องการ และบริการหรือการประชุมที่คุณต้องการ เราจะยืนยันความพร้อมเมื่อเราโทรกลับ

คำทักทายเมื่อคิวเต็ม

ทีมของเรากำลังช่วยเหลือผู้โทรรายอื่นอยู่ คุณอาจอยู่ในคิว หรือฝากชื่อ หมายเลขโทรกลับ และข้อความสั้น ๆ ไว้ เราจะโทรกลับหาคุณโดยเร็วที่สุดเมื่อเจ้าหน้าที่ว่าง

เสนอการโทรกลับเฉพาะเมื่อทีมตรวจสอบและดำเนินการตามเวิร์กโฟลว์นั้นจริง ๆ

การทักทายการโทรที่พลาดไปพร้อมการติดตามผลทาง SMS

ขออภัยที่เราพลาดการโทรของคุณไปที่ ชื่อธุรกิจ. โปรดฝากชื่อและข้อความสั้นๆ หากหมายเลขของคุณสามารถรับข้อความได้ ทีมงานของเราอาจติดต่อกลับทาง SMS ด้วย

ตรวจสอบให้แน่ใจว่ากระบวนการติดตามผลเคารพความยินยอมและข้อกำหนดการส่งข้อความ

สิ่งที่ควรรวม

• ชื่อธุรกิจหรือแผนก
• ความพร้อมใช้งานหรือเหตุผลสำหรับคำทักทาย
• ชื่อผู้โทรและหมายเลขโทรกลับ
• บริบทขั้นต่ำที่จำเป็นในการกำหนดเส้นทางการตอบกลับ
• ความคาดหวังในการตอบสนองที่สมจริง
• ทางเลือกเร่งด่วนเมื่อมีอยู่เท่านั้น
• คำเตือนไม่ให้ทิ้งข้อมูลที่ละเอียดอ่อนเมื่อเหมาะสม

สิ่งที่ควรหลีกเลี่ยง

• ข้อความการตลาดขนาดยาวก่อนพร้อมท์บันทึก
• คำสัญญาที่คลุมเครือ เช่น “เราจะโทรทันที”
• วันที่วันหยุดหรือเวลาทำการที่ล้าสมัย
• หมายเลขทางเลือกมากเกินไป
• ขอให้ผู้โทรฝากรหัสผ่าน หมายเลขบัตร รายละเอียดทางการแพทย์ หรือข้อมูลที่ละเอียดอ่อนอื่น ๆ
• การอ้างสิทธิ์การตอบสนองตลอด 24 ชั่วโมงทุกวันเมื่อทีมไม่ได้จัดกำลังคนสำหรับสิ่งนั้น

ใช้คำทักทายพร้อมการกำหนดเส้นทางและการถอดความ

Workspace369 รองรับการทักทายข้อความเสียงและนอกเวลาทำการที่กำหนดค่าได้โดยใช้ข้อความเป็นคำพูดหรือเสียงที่อัปโหลด สามารถจัดเก็บข้อความเสียง สร้างการถอดเสียง จับคู่ผู้โทรกับบันทึกของลูกค้า และเก็บการติดตามผลไว้ใกล้กับงาน โครงการ ใบแจ้งหนี้ ไฟล์ SMS และประวัติการโทร

การทักทายคือประตูหน้า ระบบอัตโนมัติหลังการโทร และบริบทของลูกค้าเป็นตัวกำหนดว่าข้อความจะกลายเป็นงานที่เสร็จสมบูรณ์หรือไม่