วิธีแปลงชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินเป็นใบแจ้งหนี้ (โดยไม่ขาดทุน)

ช่องว่างระหว่างใบลงเวลาที่เสร็จสมบูรณ์กับใบแจ้งหนี้ที่ชำระเงินคือที่ที่ธุรกิจบริการสูญเสียรายได้ไปอย่างเงียบๆ: ชั่วโมงที่ไม่ได้บันทึก อัตราที่ใช้ไม่สอดคล้องกัน รายการที่คลุมเครือเกินไปที่จะอนุมัติ นี่คือขั้นตอนการทำงานที่ชัดเจนเพื่อปิดช่องว่างนั้น — ไม่ว่าคุณจะใช้ซอฟต์แวร์ที่แปลงเวลาโดยอัตโนมัติ หรือสเปรดชีตที่คุณดำเนินการด้วยตนเอง

คำตอบด่วน

ตรวจสอบใบลงเวลาสำหรับงวดการเรียกเก็บเงิน ทำเครื่องหมายสิ่งที่เรียกเก็บเงินได้ คูณชั่วโมงด้วยอัตราที่ตกลงกันสำหรับแต่ละบทบาท เพิ่มค่าใช้จ่าย ระบุอัตราการปัดเศษและเงื่อนไขการชำระเงินในใบแจ้งหนี้ ส่ง และติดตามผลจนกว่าจะชำระเงิน วงจรทั้งหมดควรใช้เวลาไม่กี่นาทีต่อลูกค้า ไม่ใช่อ่ายบ่าย

ขั้นตอนที่ 1: ติดตามเวลาเพื่อให้สามารถตรวจสอบได้

การแปลงลูกค้าเป้าหมายเริ่มต้นจากการจับลูกค้า ทุกรายการเวลาต้องการสามสิ่งนอกเหนือจากระยะเวลา: ลูกค้าหรือโครงการที่เกี่ยวข้อง งานหรือกิจกรรม และบันทึกย่อสั้นๆ ที่เขียนขึ้นสำหรับผู้อ่านในอนาคต — ลูกค้า — ไม่ใช่สำหรับตัวคุณเอง "โทร" ไม่มีประโยชน์ในอีกสามสัปดาห์ "โทร: ปรับปรุงลำดับการเริ่มต้นใช้งานหลังจากการตอบรับจากการประชุมเริ่มต้น” จะอนุมัติด้วยตัวเอง

ตัวจับเวลาดีกว่าความจำ การสร้างชั่วโมงของวันศุกร์ขึ้นมาใหม่ในวันจันทร์คือวิธีที่งาน 20 นาทีหายไป และงานเหล่านั้นหายไปจากรายได้ของคุณ ไม่ใช่จากใบแจ้งหนี้ของลูกค้า

ขั้นตอนที่ 2: ตรวจสอบใบลงเวลา ก่อนที่จะมีการเรียกเก็บเงินใดๆ

อย่าออกใบแจ้งหนี้ตามเวลาที่ไม่ได้ประมวลผล ก่อนที่รอบการเรียกเก็บเงินจะสิ้นสุด ให้ตรวจสอบ:

• รายการที่ขาดโครงการ งาน หรือบันทึก
• งานที่ไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้ที่หลุดเข้ามา — การประชุมภายใน การแก้ไขที่เกิดจากข้อผิดพลาดของคุณเอง
• รายการซ้ำจากตัวจับเวลาที่เปิดทิ้งไว้
• รายการที่เป็นของช่วงเวลาอื่นหรือลูกค้าอื่น

ในทีม การตรวจสอบนี้คือขั้นตอนการอนุมัติของผู้จัดการ ในการดำเนินงานแบบเดี่ยว มันคือความแตกต่างระหว่างใบแจ้งหนี้ที่คุณสามารถอธิบายรายละเอียดได้ และใบแจ้งหนี้ที่คุณหวังว่าจะไม่มีใครตั้งคำถาม

ขั้นตอนที่ 3: ใช้ราคาที่ตกลงกันไว้ โดยแบ่งตามบทบาท

อัตราค่าบริการ × ชั่วโมง โดยใช้อัตราสำหรับบุคคลหรือตำแหน่งงานที่ทำงาน — ไม่ใช่ตัวเลขผสมเดียว เว้นแต่ลูกค้าจะตกลงในตัวเลขผสม ผู้บริหารระดับสูงที่ $150 และผู้บริหารระดับล่างที่ $85 ในโครงการเดียวกันควรแสดงเป็นกลุ่มรายการสองกลุ่ม เพราะนั่นคือสิ่งที่ลูกค้าทำสัญญาไว้

หากคุณกำลังตั้งหรือทบทวนอัตราของคุณ เครื่องคำนวณอัตราต่อชั่วโมง ทำงานย้อนกลับจากรายได้เป้าหมายและความสามารถในการเรียกเก็บเงินของคุณไปยังจำนวนที่คุณควรเรียกเก็บ

ตัดสินใจนโยบายการปัดเศษของคุณที่นี่ด้วย และจดบันทึก: การเพิ่มขึ้น 6 นาทีหรือ 15 นาทีเป็นเรื่องปกติ นโยบายเองไม่ค่อยเป็นปัญหาในการโต้แย้ง — การนำไปใช้โดยไม่เปิดเผยเป็นปัญหา

ขั้นตอนที่ 4: เพิ่มค่าใช้จ่ายและรายการที่คิดราคาคงที่

ค่าใช้จ่ายที่เบิกได้จะหายไปในช่องว่างระหว่างใบเสร็จและใบแจ้งหนี้ ดึงค่าใช้จ่ายของช่วงเวลานั้นสำหรับลูกค้า — ค่าเดินทาง วัสดุ ซอฟต์แวร์ที่ซื้อในนามของพวกเขา — ไปยังใบแจ้งหนี้เป็นรายการย่อยพร้อมจำนวนเงินและวันที่ ไม่ใช่ยอดรวม "ค่าใช้จ่าย" เพียงรายการเดียว หากโครงการผสมผสานงานรายชั่วโมงกับระยะเวลาแบบคงที่ ให้แยกส่วนต่างๆ ให้ชัดเจน เพื่อให้ลูกค้าสามารถจับคู่แต่ละส่วนกับข้อตกลงได้

ขั้นตอนที่ 5: กำหนดเงื่อนไขที่ลูกค้าสามารถดำเนินการได้

ใบแจ้งหนี้ที่ไม่มีเงื่อนไขที่ชัดเจนจะถูกชำระเงินเมื่อลูกค้าพร้อมดำเนินการ ระบุวันครบกำหนด, หน้าต่างการชำระเงิน และนโยบายค่าปรับล่าช้าบนเอกสารเอง หากคุณกำลังตัดสินใจเลือกหน้าต่าง โปรดดูคู่มือของเราเกี่ยวกับ เงื่อนไขการชำระเงินสุทธิ 30 วัน ครอบคลุมเมื่อเดือนมาตรฐานเหมาะสม และเมื่อเงื่อนไขที่สั้นกว่าช่วยรักษาการไหลเวียนของเงินสด จากนั้นทำให้การชำระเงินราบรื่น: ตัวเลือกการชำระเงินออนไลน์ตอนนี้ดีกว่าการโอนเงินผ่านธนาคารที่ไม่มีใครกำหนดเวลา

ขั้นตอนที่ 6: ส่ง แล้วติดตามผล — ทุกครั้ง

การส่งไม่ใช่จุดสิ้นสุดของเวิร์กโฟลว์ การชำระเงินคือ ติดตามสถานะของใบแจ้งหนี้ และให้การแจ้งเตือนออกตามกำหนดเวลาแทนที่จะจำจากหน่วยความจำ: การแจ้งเตือนก่อนวันครบกำหนด การแจ้งเตือนในวันที่ผ่านไป การแจ้งเตือนหนึ่งสัปดาห์ต่อมา การติดตามผลที่เชื่อมโยงกับบันทึกของลูกค้าเดียวกันกับงาน ทำให้การสนทนาเป็นไปตามข้อเท็จจริง — ใบแจ้งหนี้ งวดงาน รายการ — แทนที่จะเป็นเธรดอีเมลที่น่าอึดอัดใจซึ่งสร้างขึ้นจากความทรงจำ

ลูกค้าคาดหวังว่าจะเห็นอะไรในใบแจ้งหนี้

วางตัวเองในฝั่งที่อนุมัติ ผู้ที่ชำระเงินต้องการตรวจสอบ ไม่ใช่สืบสวน:

• งวดการเรียกเก็บเงิน — ช่วงวันที่แน่นอนที่ชั่วโมงครอบคลุม
• สรุปกิจกรรม — คำอธิบายสั้นๆ เฉพาะเจาะจงต่อรายการ, จัดกลุ่มตามระยะของโครงการหรือบุคคล
• รายละเอียดอัตรา — ชั่วโมง × อัตราสำหรับแต่ละบทบาท, ตรงตามข้อตกลง
• ค่าใช้จ่ายและบัญชี — แจกแจงรายการ, พร้อมวันที่
• นโยบายการปัดเศษ — ส่วนที่เพิ่มขึ้นที่ใช้, ระบุไว้อย่างชัดเจน
• เงื่อนไขและยอดรวม — วันครบกำหนดชำระ, หน้าต่างการชำระเงิน และยอดรวมที่เพิ่มขึ้นโดยไม่ต้องใช้เครื่องคิดเลข

ใบแจ้งหนี้ที่ตอบคำถามเหล่านี้ได้เองจะได้รับการอนุมัติโดยไม่ต้องมีการประชุม ใบแจ้งหนี้ที่ไม่ตอบคำถามจะสร้างการประชุม

ข้อผิดพลาดที่ทำให้เสียเงินจริง

สองรูปแบบกระตุ้นข้อพิพาทการเรียกเก็บเงินส่วนใหญ่ อย่างแรกคือ การปัดเศษโดยไม่มีนโยบายที่ระบุ: การคำนวณของลูกค้าเองคือ 37.2 ชั่วโมง, ใบแจ้งหนี้ของคุณคือ 39 ชั่วโมง, และตอนนี้เอกสารทั้งหมดก็ไม่น่าเชื่อถือ — แม้ว่าการปัดเศษของคุณจะสุจริตก็ตาม อันที่สองคือ รายการที่คลุมเครือ: "ที่ปรึกษา — 14 ชั่วโมง — 2,100 ดอลลาร์สหรัฐฯ" ทำให้เกิดความท้าทายที่ "14 ชั่วโมงในการประชุมเริ่มต้น, การตรวจสอบ และการประชุมเชิงปฏิบัติการผลการวิจัย, 1-12 กันยายน" ไม่ได้ ใกล้เคียงกัน: การรวมสองช่วงเวลาการเรียกเก็บเงินเข้าด้วยกันในใบแจ้งหนี้เดียว และการออกใบแจ้งหนี้ตามเวลาที่ไม่มีใครตรวจสอบ

เส้นทาง Workspace369

ใน Workspace369 ห่วงโซ่ข้างต้นเป็นระบบเดียวแทนการส่งมอบ. ตัวจับเวลา ใบลงเวลา และการติดตามเวลาที่เรียกเก็บเงินได้มีอยู่ในทุกแผน คุณตรวจสอบช่วงเวลาในใบลงเวลา ทำเครื่องหมายรายการที่เรียกเก็บเงินได้ และการแปลงเวลาเป็นใบแจ้งหนี้จะแปลงรายการเหล่านั้นเป็น ใบแจ้งหนี้ รายการสินค้าพร้อมบริบทของโครงการแนบมาด้วย — ในทุกแผน เริ่มต้นด้วย Cadet ราคา $29/เดือน สำหรับหนึ่งที่นั่ง ซอฟต์แวร์ติดตามเวลาและออกใบแจ้งหนี้ หน้าแสดงวงจรทั้งหมด และของเรา ติดตามเวลาที่ดีที่สุดพร้อมใบแจ้งหนี้ รายการสั้นๆ เปรียบเทียบกับตัวติดตามเฉพาะ

เส้นทางด้วยตนเอง ทำอย่างถูกต้อง

สเปรดชีตสามารถรองรับเวิร์กโฟลว์นี้ได้หากคุณมีวินัยที่ซอฟต์แวร์บังคับใช้โดยค่าเริ่มต้น หนึ่งแถวต่อรายการเวลาพร้อมวันที่, ลูกค้า, โครงการ, บันทึกกิจกรรม, ระยะเวลา, สามารถเรียกเก็บเงินได้ใช่/ไม่ใช่, และอัตรา การตรวจสอบรายสัปดาห์ที่คงที่ — วันศุกร์, ก่อนที่คุณจะลืมสัปดาห์นั้น Pivot หรือตัวกรองต่อลูกค้าเมื่อออกใบแจ้งหนี้ซึ่งจะกลายเป็นรายการ และกฎที่เข้มงวด: เมื่อช่วงเวลาถูกออกใบแจ้งหนี้แล้ว, ให้ล็อค การแก้ไขบันทึกเวลาหลังจากใบแจ้งหนี้ออกไปแล้วคือสาเหตุที่บันทึกทั้งสองไม่ตรงกันในภายหลัง

จุดที่เส้นทางด้วยตนเองล้มเหลวคือการติดตามผลและหลักฐาน: ไม่มีสถานะการชำระเงิน, ไม่มีการแจ้งเตือน, และไม่มีการเชื่อมโยงระหว่างรายการบรรทัดกับรายการที่อยู่เบื้องหลังเมื่อลูกค้าตั้งคำถามเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ในเดือนที่สาม หากคุณออกใบแจ้งหนี้ตามชั่วโมงทุกสัปดาห์ นั่นมักจะเป็นเวลาที่ซอฟต์แวร์ได้รับค่าสมัครสมาชิก

คำแนะนำสุดท้าย

ไม่ว่าเครื่องมือจะเป็นอะไรก็ตาม ลำดับก็ไม่เปลี่ยนแปลง: ติดตามด้วยบันทึก, ตรวจสอบก่อนออกใบแจ้งหนี้, อัตรา × ชั่วโมงตามบทบาท, แจกแจงค่าใช้จ่าย, ระบุเงื่อนไขการปัดเศษและข้อกำหนด, ส่ง, ติดตามผล ทำทุกสัปดาห์แล้วใบแจ้งหนี้จะเขียนตัวเอง; ทำทุกเดือนจากความจำแล้วมันจะลดรายได้ของคุณ

หากคุณต้องการให้การส่งมอบเป็นไปโดยอัตโนมัติ เริ่มทดลองใช้ Workspace369 ฟรี 14 วัน — การออกใบแจ้งหนี้ตามเวลาที่ใช้มีอยู่ในทุกแผนตั้งแต่ 29 ดอลลาร์สหรัฐฯ/เดือน — หรือเปรียบเทียบระดับใน หน้าการกำหนดราคา.