Paano subaybayan ang kakayahang kumita ng ahensya

Ang pagiging kumikita ng ahensya ay hindi isang numero sa dashboard. Ito ang relasyon sa pagitan ng kinita ng ahensya, ang gastos sa paghahatid, kung ano ang nagbago, kung ano ang na-bill, at kung ano ang aktwal na nakolekta.

Maaaring itago ng isang profitable month ang isang unprofitable client. Maaaring itago ng isang abalang team ang mahinang pagpepresyo. Maaaring itago ng mataas na utilization ang rework at scope creep. Maaaring itago ng malakas na booked revenue ang mga late invoice at hindi nabayarang balanse.

Ang layunin ay sukatin ang profitability sa antas kung saan ang ahensya ay maaari pa ring kumilos: kliyente, proyekto, linya ng serbisyo, at paulit-ulit na engagement.

Start with four reliable inputs

1. Kinikilalang kita

Gamitin ang kita na maiuugnay sa trabahong nakumpleto sa panahon ng pagsukat. Huwag awtomatikong ituring ang bawat invoice na ipinadala o pagbabayad na natanggap bilang kita para sa parehong panahon kapag ang paghahatid ay sumasaklaw sa maraming buwan.

Maaaring mangailangan ang iyong accounting policy ng iba't ibang panuntunan sa pagkilala. Ang operational model ay dapat pa ring gumamit ng pare-parehong pamamaraan upang ang mga proyekto ay maaaring ihambing nang responsable.

2. Direct labor cost

Kalkulahin ang gastos ng mga tao na naghahatid ng trabaho, hindi ang halagang sinisingil sa kliyente.

Ang isang praktikal na hourly labor cost ay maaaring magsama ng sahod o gastos ng kontratista kasama ang alokasyon para sa payroll taxes at benepisyo. Magpasya kung ang overhead ay kabilang sa numerong ito o sa isang hiwalay na view ng contribution margin, pagkatapos ay manatiling pare-pareho.

3. Direct project expenses

Isama ang mga gastos na maiuugnay sa engagement, tulad ng mga freelancer, media, produksyon, paglalakbay, software na binili para sa proyekto, pag-print, mga stock asset, at mga gastos na mababayaran.

Subaybayan kung ang isang gastos ay kasama sa bayarin, billable sa kliyente, minarkahan, o sinasalo.

4. Oras ng paghahatid

Subaybayan ang sapat na oras upang maunawaan ang effort ayon sa kliyente, proyekto, gawain, tungkulin, at billable status. Ang layunin ay hindi employee surveillance. Ang layunin ay malaman kung ang pagpepresyo at saklaw ay sumasalamin sa trabahong ginagawa ng ahensya.

Mga pormula ng kita ng core agency

Gross profit ng proyekto

recognized project revenue - direct labor cost - direct project expenses

Porsyento ng gross margin ng proyekto

project gross profit / recognized project revenue

Kung ang isang proyekto ay kumikita ng $20,000 sa kita, gumagamit ng $9,000 sa direktang paggawa, at nagkakaroon ng $1,000 sa direktang gastos:

• Ang gross profit ay $10,000.
• Ang gross margin ay 50%.

Epektibong oras-oras na rate

recognized revenue / total delivery hours

Ito ay kapaki-pakinabang para sa fixed-fee at retainer work dahil ipinapakita nito ang natanggap na halaga bawat oras kahit na hindi ipinapakita ang mga oras sa kliyente.

Billable utilization

billable hours / available working hours

Tukuyin nang mabuti ang mga oras na magagamit. Alisin ang naaprubahang leave at magpasya kung paano haharapin ang mga holiday, pagsasanay, pamamahala, at pamumuhunan sa loob ng kumpanya.

Realization rate

recognized billable value / standard billable value of time worked

Ang realization ay nagha-highlight ng mga diskwento, write-off, scope leakage, at pagpepresyo na hindi sumasaklaw sa ipinadalang pagsisikap.

Rate ng Koleksyon

cash collected / invoices due

Ang margin sa papel ay hindi lumulutas ng mga problema sa cash-flow. Subaybayan ang pagsingil at mga koleksyon kasama ang mga ekonomiya ng paghahatid.

Bumuo ng view ng kita ng kliyente

Para sa bawat kliyente, suriin:

• Kinikilalang kita.
• Direktang gastos sa paggawa.
• Direktang gastos.
• Gross profit at gross margin.
• Mga oras ng pagpapadala at epektibong oras-oras na rate.
• Buksan ang mga invoice at mga lampas sa takdang oras na natatanggap.
• Pagbabago ng saklaw at hindi nabayarang trabaho.
• Mga diskwento, kredito, at write-off.
• Load ng pamamahala ng account at suporta.
• Posibilidad ng renewal o expansion.

Ang pagiging kumikita ng kliyente ay dapat isama ang lahat ng aktibong proyekto at paulit-ulit na trabaho para sa panahon ng pagsukat. Ang isang kumikitang flagship project ay maaaring magtago ng isang underpriced support retainer sa parehong account.

Bumuo ng view ng kita ng proyekto

Dapat sagutin ng pag-uulat sa antas ng proyekto:

1. Ano ang inaasahan nating kitain?
2. Anong trabaho ang napagkasunduan nating ihatid?
3. Ano na ang nakumpleto?
4. Gaano karaming oras at gastos ang nagamit?
5. Ano na ang na-invoice?
6. Ano na ang nakolekta?
7. Ano ang nananatiling nasa panganib?

Ihambing ang pagtatantya sa aktwal na paghahatid habang aktibo pa ang trabaho. Ang isang postmortem ay maaaring mapabuti ang pagpepresyo sa hinaharap, ngunit hindi nito mapoprotektahan ang kasalukuyang margin.

Pinag-uugnay ng Workspace369 ang mga proyekto, gawain, oras, expenses, panukala, invoice, pagbabayad, client activity, file, komunikasyon, at mga report upang ang mga numero ay manatili sa operational context.

Paghiwalayin ang mga retainer

Ang mga retainer ay nangangailangan ng view ng kapasidad at saklaw bilang karagdagan sa view ng kita.

Sukatin:

• Paulit-ulit na bayarin.
• Mga kasamang serbisyo o kapasidad.
• Ginamit na oras o mga yunit ng paghahatid.
• Direktang paggawa at mga gastos.
• Naaprubahan at sinisingil ang mga overage.
• Hindi nagamit na kapasidad at rollover.
• Mga kahilingang lampas sa saklaw.
• Epektibong oras-oras na rate.
• Gross margin.

Maaaring mukhang stable ang isang retainer dahil paulit-ulit ang kita bawat buwan habang dahan-dahang nababawasan ang margin sa pamamagitan ng karagdagang mga pulong, revision, pag-uulat, at hindi nasusubaybayang suporta.

Huwag lituhin ang paggamit sa kalusugan

Mahalaga ang paggamit dahil nagbebenta ang mga ahensya ng kadalubhasaan at kapasidad. Hindi nito sinasabi ang buong kuwento.

Maaaring magkaroon ng mataas na paggamit ang isang ahensya at mahinang pagiging kumikita kapag:

• Masyadong mababa ang mga rate.
• Ang mga senior na tao ay gumagawa ng junior na trabaho.
• Ang mga fixed-fee na proyekto ay lumampas sa pagtatantya.
• Karaniwan ang muling paggawa.
• Ang mga pagbabago sa saklaw ay hindi aprubado.
• Naantala ang mga invoice.
• Ang mga kliyente ay nagbabayad ng huli o nagtatalo ng mga singil.
• Ang trabaho ay nakatuon sa mga serbisyong may mababang margin.

Suriin ang paggamit na may epektibong oras-oras na rate, margin, realisasyon, kalusugan ng proyekto, at mga natatanggap.

Lumikha ng operating cadence

Lingguhan

• Nawawalang mga talaan ng oras at gastos.
• Mga proyekto na papalapit sa mga threshold ng badyet o deadline.
• Mga pagbabago sa bagong saklaw at katayuan ng pag-apruba.
• Tapos na ang trabaho ngunit hindi pa handa para sa pag-bill.
• Mga desisyon ng kliyente na lampas sa takdang oras at mga trabahong naharang.

Buwanan

• Margin ayon sa kliyente, proyekto, at linya ng serbisyo.
• Epektibong oras-oras na rate.
• Billable utilization at realization.
• Mga na-invoice na, dapat bayaran, lampas na sa takdang petsa, at nakolekta.
• Paggamit ng retainer at mga labis.
• Forecast kumpara sa aktwal na kapasidad at kita.

Quarterly

• Mga pagbabago sa pagpepresyo at rate.
• Client concentration at account risk.
• Kakayahang kumita ng linya ng serbisyo.
• Pag-hire at halo ng kontratista.
• Tool at delivery overhead.
• Mga account na palalawakin, muling ididisenyo, o aalisin.

Gumamit ng mga signal ng profitability upang gumawa ng mga desisyon

Reprice

Taasan o ayusin muli ang presyo kapag ang paulit-ulit na trabaho ay kumakain ng mas maraming kapasidad kaysa sa sinusuportahan ng komersyal na modelo.

Baguhin ang saklaw

Linawin ang mga pagbubukod, mga limitasyon sa pag-apruba, mga bilang ng rebisyon, mga inaasahan sa tugon, at mga patakaran sa overage.

Magdagdag muli ng tauhan

Ilipat ang trabaho sa naaangkop na tungkulin habang pinapanatili ang kalidad at pananagutan.

Standardize

Ang mga template at paulit-ulit na workflow ay nagbabawas ng maiiwasang pag-setup at muling paggawa, ngunit dapat silang maglaan ng puwang para sa ekspertong paghuhusga.

Pagbutihin ang mga koleksyon

Paikliin ang pagkaantala sa pagitan ng pagkumpleto, invoice, due date, paalala, at resolusyon. Kailangan ng mga may-ari ng account ng konteksto ng pagbabayad bago ang mga pag-uusap sa kliyente.

Karaniwang mga pagkakamali sa pagsukat

Paggamit ng mga rate ng pagsingil bilang gastos sa paggawa

Ang billing rate ay revenue logic. Ang labor cost ay delivery economics.

Pagwawalang-bahala sa hindi nababayarang trabaho ng kliyente

Ang mga pagpupulong, rebisyon, pangangasiwa ng account, at suporta ay kumokonsumo pa rin ng kapasidad kahit na hindi sila lumalabas sa invoice.

Paghahambing ng iba't ibang panahon ng saklaw

Ang kita, oras, at gastos ay dapat tumukoy sa parehong trabaho at panahon.

Naghihintay hanggang matapos ang proyekto

Ang kakayahang kumita ay pinakamahalaga habang ang team ay maaari pa ring baguhin ang saklaw, staffing, iskedyul, o pagsingil.

Pagsubaybay sa mga numero nang walang mga desisyon

Ang bawat ulat ay dapat magkaroon ng mga threshold, may-ari, at mga aksyon. Ang isang margin dashboard na walang sinumang sinusuri ay palamuti.

Huling rekomendasyon

Subaybayan ang profitability mula sa kliyente at project record palabas. Magsimula sa kinikilalang kita, direktang gastos sa paggawa, direktang gastos, at oras ng delivery. Magdagdag ng utilization, realization, effective hourly rate, invoicing, at collections habang nagiging mature ang operating model.

Gamitin software ng pagsubaybay sa oras ng ahensya upang mapanatili ang delivery context, propesyonal na software sa pagsingil ng serbisyo upang ikonekta ang commercial record, at software sa kakayahang kumita ng proyekto para sa mga ahensya upang panatilihing malapit ang mga desisyon sa trabaho.