Yanıt Alan 9 Fatura Takip E-postası Şablonu (2026)

Ödenmemiş faturaların çoğu reddedilmez — gömülürler. Doğru anda gönderilen kısa, nazik bir takip, genellikle ödenmelerini sağlamak için yeterlidir ve aşağıdaki şablonlar kopyalanmak, parantez içindeki kısımlar değiştirilmek ve bir dakikadan kısa sürede gönderilmek üzere yazılmıştır.

Kelime seçimi ritimden daha az önemlidir — Gecikmiş ödeme takip dizisi zamanlamayı eşler; bu kılavuz size tam e-postaları verir.

Hızlı cevap: takip randevusu

Son kullanma tarihinden iki veya üç gün önce nazik bir hatırlatma, son kullanma tarihinde kısa bir dürtme, üç gün gecikmeyle daha sert bir not, yedi gün gecikmeyle doğrudan bir not ve bir son tarih belirten son bir bildirim gönderin. Çoğu fatura ikinci veya üçüncü dokunuşta ödenir, bu nedenle her e-postayı kısa tutun ve son bildirimde bulunana kadar iyi niyet varsayın. Son bildirim yanıtsız geçerse, e-posta göndermeyi bırakın ve telefonu açın.

Şablon 1: faturayı gönderme

Ne zaman kullanılır: iş onaylandığı veya teslim edildiği anda — takip, son ödeme tarihinden sonra değil, buradan başlar.

Konu: Fatura numara itibaren işletme — vadesi gelmiş tarih

Merhaba Ad,

Tekrar teşekkürler proje / X üzerindeki iş. Fatura numara için tutar ekli, vadesi geçmiş tarih.

Burada inceleyebilir ve ödeyebilirsiniz: ödeme bağlantısı

Satırlar hakkında herhangi bir sorunuz olursa, yanıtlayın.

Ad

Şablon 2: nazik vadesi yaklaşan hatırlatma

Ne zaman kullanılır: vade tarihinden iki veya üç gün önce, özellikle yeni müşterilerle veya daha büyük miktarlarla.

Konu: Hızlı hatırlatma — fatura numara vadesi tarih

Merhaba Ad,

Bir küçük hatırlatma, fatura numara için tutar vadesi dolacak tarih. Ödeme bağlantısı yardımcı olması durumunda buradadır: ödeme bağlantısı

Eğer sizin tarafınızdan eksik bir şey varsa — bir PO numarası, farklı bir fatura iletişim kişisi — yanıtlayın, ben bugün halledeyim.

Ad

Şablon 3: bugün vadesi doluyor

Ne zaman kullanılır: vade gününün sabahı. Hafif ton, sıfır baskı.

Konu: Fatura numara bugün vadesi doluyor

Merhaba Ad,

Fatura numara için tutar bugün vadesi doluyor. Buradan birkaç dakika içinde ödeyebilirsiniz: ödeme bağlantısı

Eğer ödeme zaten yoldaysa, bunu görmezden gelin — ve teşekkürler.

Ad

Şablon 4: üç gün gecikmiş

Ne zaman kullanılır: vadesinden üç gün sonra. Hala sıcak, ama şimdi bir yanıt istiyorsunuz.

Konu: Fatura takibi numara

Merhaba Ad,

Fatura numara için tutar vadesi dolmuştu tarih, ve henüz bir ödeme göremiyorum. Bağlantı burada: ödeme bağlantısı

Eğer onay kuyruğunda takılı kaldıysa veya faturada bir şeyler yanlış görünüyorsa, sadece yanıtlayın, biz düzeltiriz.

Ad

Şablon 5: yedi gün gecikmiş

Ne zaman kullanılır: bir hafta gecikmiş. Yumuşak açıcıları bırakın ve doğrudan bir soru sorun.

Konu: Fatura numara — 7 gün gecikmiş

Merhaba Ad,

Fatura numara için tutar artık yedi gün geçti tarih vadesi. Ödemenin ne zaman yapılacağını bana bildirebilir misiniz? Ödeme bağlantısı: ödeme bağlantısı

Eğer sizin tarafınızda bir sorun varsa, tahmin etmek yerine duymayı tercih ederim — yanıtlayın, biz çözeriz.

Ad

Şablon 6: ödeme planı teklifi

Ne zaman kullanılır: müşteri nakit sıkışıklığı olduğunu yanıtlar veya tam tutarın engel olduğunu hissedersiniz.

Konu: Faturayı bölme numara daha küçük ödemelere

Merhaba Ad,

Bana karşı dürüst olduğun için teşekkürler. Eğer tam tutar şu anda zor, bölebiliriz — örneğin iki taksit X / üç aylık taksit Y, ilk önce tarih.

İşe yarayanı yanıtlayın ve aynı faturaya ekleyeyim: ödeme bağlantısı

Ad

Yalnızca işletmenin gerçekten taşıyabileceği şartlar sunun ve anlaşılan programı yazılı hale getirin. Ödeme planları ve aşamalı bakiyeler, normal bir parçasıdır daha hızlı ödeme alma, bir iyilik değil.

Şablon 7: son bildirim

Ne zaman kullanılır: 14 günden fazla gecikmiş ve yanıt yok veya bozuk bir ödeme vaadi. Gerçek bir son tarih ve gerçek bir sonraki adımı belirtin.

Konu: Son bildirim — fatura numara, ödeme gerekli teslim tarihi

Merhaba Ad,

Bu bir son hatırlatmadır, fatura numara için tutar, vadesi gelmiş tarih, ödenmemiş kalır. Lütfen şu tarihe kadar ödeyin: teslim tarihi: ödeme bağlantısı

Eğer ödeme veya yanıt o zamana kadar gelmezse, hesap tahsilata gider / projede iş durur / anlaşmamıza göre gecikme ücretleri uygulanır.

Bunu doğrudan halletmeyi tercih ederim — bana şu numaradan yanıt verin veya arayın numara.

Ad

Sonraki adım, gerçekten atacağınız bir adım olmalı ve sözleşmede yazanlarla eşleşmelidir.

Şablon 8: ödeme sonrası — teşekkür

Ne zaman kullanılır: ödeme geldiği gün. Buradaki otuz saniye, bir sonraki fatura için iyi niyet satın alır.

Konu: Ödeme alındı — teşekkür ederiz

Merhaba Ad,

Fatura ödemesi numara geldi — teşekkürler. Makbuz ektedir ve bakiye temizdir.

Bir sonrakini sabırsızlıkla bekliyorum.

Ad

Şablon 9: telefon görüşmesine taşıma

Ne zaman kullanılır: son bildirim geçti, e-postalar yanıtsız kaldı veya iş parçacığı döngülerde gidiyor. Aramayı kaydetmek için bunu gönderin, sonra telefonda konuşun.

Konu: Fatura hakkında konuşabilir miyiz numara bu hafta?

Merhaba Ad,

E-posta doğru kişiye ulaşmıyor gibi görünüyor, bu yüzden sizi aramak istiyorum. On dakikanız var mı gün etrafında zaman?

Fatura için bir ödeme tarihi üzerinde anlaşmak istiyorum numara (tutar) bunu daha da ileri götürmek zorunda kalmadan önce.

Ad, telefon numarası

Aramanın kendisinde aynı yapıyı koruyun: faturayı ve tutarı adlandırın, neyin engellediğini sorun, bir tarih üzerinde anlaşın ve hemen sonrasında e-posta ile onaylayın.

Her takip e-postasında neler yer almalı

Temas ne olursa olsun, e-postanın aynı altı şeye ihtiyacı vardır. Birini kaçırırsanız, ödeme yerine gecikmiş bir yanıt davet edersiniz:

• Fatura numarası, konu satırında ve gövdesinde
• Vadesi gelen tam tutar
• Orijinal son ödeme tarihi (ve geciktiğinde geçen günler)
• Doğrudan bir ödeme bağlantısı — "giriş yap ve bul" değil
• Tek net talep: öde, tarihle yanıt ver veya ara
• Gerçek bir isimle insan imzası

Metin uzunluğundaki sürümler için, ödeme hatırlatma mesajı örnekleri SMS metinlerini ve ücretsiz olanı kapsar ödeme hatırlatma oluşturucu hazır gönderilecek bir mesajı aynı parçalardan toplar.

Yanıtları ne öldürür

• Bir deneme yazmak. Altı veya yedi satırda, müşteri göz gezdirir ve devam eder.
• Sormaktan dolayı özür dilerim. "Rahatsız ettiğim için üzgünüm" ifadesi, faturanın pazarlık edilebilir olduğunu müşteriye söyler. Değil.
• Çok erken sinirlenmek. Basitçe ilkini kaçıran bir müşteriye gönderilen tehditkar ikinci bir e-posta, ilişkiyi ve yönlendirmeyi sizden alır.
• Aynı e-postayı iki kez gönderme. Aynı tekrarlanan mesajlar zihinsel olarak spam olarak filtrelenir. Her temas, bir öncekinden daha kısa ve daha net olmalıdır.
• Ödeme bağlantısı yok. E-posta ile ödeme ekranı arasındaki her ek adım, ödemenin öldüğü bir yerdir.
• Yanlış kişiyi takip etmek. Eğer yanıt "Ödemeleri ben halletmiyorum" ise, kimin hallettiğini sorun ve o gün konuyu tekrar ele alın.

Kadansın kendi kendine işlemesine izin verin

Bu tempo elle çalışır — meşgul olana kadar, çünkü takip ilk kaybolan görevdir. Çözüm, kendisinin gönderdiği ve siz yalnızca biri yanıt verdiğinde devreye girdiğiniz bir sistemdir.

Workspace369 bu sistem etrafında inşa edilmiştir. Faturalar kendi durumlarını ve son tarihlerini taşırlar, ödeme takibi ve son tarih hatırlatıcıları ayda 29$'dan başlayan tüm planlarda dahildir ve her hatırlatıcı müşteri kaydının yanında gönderilir — bu nedenle bu sabah ödeme yapan bir müşteri bu öğleden sonra "param nerede" e-postası almaz. fatura e-posta şablonları rehberi takip ödemeleri dışındaki tüm fatura e-postalarını kapsar.

Tüm dizinin zamanlanmasını istediğinizde — teslim tarihinden önceki not, son teslim tarihi hatırlatıcısı, e-posta ve SMS ile geç bildirimler — iş akışı otomasyonları sizin için çalıştırır. E-posta ve SMS otomasyonları, sınırsız adımlar, zamanlanmış beklemeler ve önceden hazırlanmış şablonlarla ayda 299 ABD doları olan Commander planında başlar, bu nedenle bu gönderideki randevu haftalık bir görev yerine bir kurulum görevi haline gelir. Planları şurada karşılaştırın: fiyatlandırma sayfası, veya Commander'da 14 günlük deneme başlatın ve önce bir gerçek fatura dizisini otomatikleştirin.

Her iki durumda da kural aynı kalır: kısa e-postalar, istikrarlı bir tempo ve her birinde bir ödeme bağlantısı.