Двостороння синхронізація Google Календаря для роботи з клієнтами: завдання, відвідування та нагадування

Клієнтські компанії працюють з двома календарями одночасно: календарем у системі роботи, де живуть завдання, відвідування та терміни, і Google Календарем, який команда перевіряє щоранку. Коли ці календарі не збігаються, люди пропускають відвідування, подвійне бронювання клієнтів та втрачають нагадування.

Двостороння синхронізація — це один зі способів зберегти їх як одну систему. Цей посібник пояснює, що це означає, що перевірити перед тим, як покладатися на неї, і як Workspace369 інтеграція з Google Calendar виконує роботу: ваш розклад Workspace369 надходить до Google, ваші події Google відображаються в Workspace369, а сторінки бронювання пропускають час, коли ви зайняті.

Швидка відповідь

Двостороння синхронізація означає, що події та зміни надходять в обох напрямках між вашою робочою системою та Google Календарем, замість експорту статичної стрічки. Workspace369 синхронізує в обох напрямках: події та бронювання, призначені вам у Workspace369, потрапляють до вибраного вами Google Календаря та залишаються оновленими, а події з вибраних вами Google Календарів відображаються у вашому календарі Workspace369. Коли ви зайняті в вибраних вами Google Календарях, ці часи також блокуються на публічних сторінках бронювання. Підключення здійснюється через дозволи облікового запису Google: Workspace369 торкається лише календарів, які ви схвалили, і ви можете будь-коли відключитися з будь-якого боку.

Чому односторонні експорти календаря не працюють для клієнтських компаній

Більшість робочих інструментів пропонують односторонній експорт календаря: URL-адресу стрічки, на яку ви підписуєтеся в Google Календарі. Це виглядає як синхронізація, але на практиці вона ламається:

• Оновлення надходять із запізненням. Підписки на стрічки оновлюються за розкладом програми календаря, а не вашим. Завдання, перенесене о 9 ранку, може все ще показувати старий час об 12 годині дня.
• Події доступні лише для читання. Команда не може завершити, перепризначити або додати нотатки з календаря, де вона бачить роботу.
• Контекст відсутній. Запис у стрічці містить "відвідування об'єкта" без картки клієнта, історії адрес або рахунку-фактури, пов'язаного із завданням.
• Стрічки множаться. Кожен інструмент додає свою стрічку, і незабаром ніхто не знає, який календар є справжнім.

Результатом є команда, яка перестає довіряти календарю і починає запитувати в чаті, де їй потрібно бути.

Як виглядає справжня двостороння синхронізація

Інтеграція Google Календаря, створена для роботи з клієнтами, повинна виконувати чотири завдання:

1. Записуйте реальні події. Завдання, відвідування, нагадування та робота з доставкою відображаються як нативні події Google Календаря з важливими деталями.
2. Зберігайте події в актуальному стані. Коли завдання переміщується, подія календаря переміщується разом з ним — жодних застарілих копій.
3. Дотримуйтесь дозволів. Інтеграція підключається через дозволи облікового запису Google і торкається лише тих календарів, які ви схвалюєте.
4. Відключити чисто. Ви можете відкликати доступ зі свого облікового запису Google або з робочої системи будь-коли, з будь-якого боку.

Як Workspace369 синхронізується з Google Календарем

Workspace369 підключає Google Календар до того ж робочого простору, де зберігається запис клієнта, і синхронізація працює в обох напрямках:

• Workspace369 до Google. Події та бронювання, призначені вам у Workspace369, надходять до вибраного вами календаря Google і оновлюються або зникають при перенесенні чи скасуванні роботи.
• Google до Workspace369. Події в вибраних вами календарях Google відображаються у вашому календарі Workspace369, тому особисті зустрічі та робота з клієнтами знаходяться в одному поданні. Вони відображаються тільки для читання і тільки вам; відкрийте один, щоб перейти до нього в Google Календарі.
• Сторінки бронювання враховують ваш календар. Коли ви зайняті в вибраних вами календарях, ці часи блокуються на публічних сторінках бронювання (план Specialist і вище).

Workspace369 залишається місцем, де змінюються бронювання клієнтів, тому нагадування, депозити та сповіщення клієнтів відповідають реальному розкладу.

Оскільки запис календаря надходить із робочого простору клієнта, робота, що стоїть за ним, залишається на відстані одного кліка: картка CRM клієнта, проєкт, файли, рахунок-фактура та історія поштової скриньки, яка пояснює завдання.

Налаштування виконується через дозволи облікового запису Google кожного члена команди. Workspace369 торкається лише тих календарів, які ви схвалюєте, і ви можете відключитися будь-коли — з Workspace369 або з вашого облікового запису Google.

Для кого призначена двостороння синхронізація

Двостороння синхронізація Google Календаря найважливіша, коли календар є робочим розкладом бізнесу:

• Агентства, що координують дзвінки з клієнтами, огляди та терміни виконання
• Команди польових та домашніх послуг, які проводять відвідування та вікна встановлення
• Консультанти та фрілансери, чиї бронювання, подальші дії та нагадування про виставлення рахунків діляться одним днем
• Будь-яка команда, де пропущена подія календаря означає невиконане зобов'язання перед клієнтом

Почати роботу

Підключіть Інтеграція Google Календаря щоб розмістити роботу з клієнтами, призначену вам, у календарі, який ви вже перевіряєте, а ваші події Google поруч з нею в Workspace369 — з дозволеним доступом і можливістю відключення в будь-який час.