Отримання оплати
Шаблони електронних листів для рахунків-фактур, які дають відповіді без незручних нагадувань.
Більшість прострочених рахунків — це не відмова, а тертя та забудькуватість. Ці шаблони зберігають професійний тон і чіткий запит на кожному етапі, від першої відправки до останнього повідомлення.
Коротше кажучи
Надішліть рахунок-фактуру з коротким повідомленням, що вказує на результат та термін оплати. Ввічливо нагадайте один раз до терміну оплати, ще раз твердо через кілька днів після його настання, і завершіть останнім повідомленням, що вказує на наступний крок. Зберігайте кожне повідомлення коротким, конкретним і прив'язаним до того ж номера рахунку-фактури.
Відправлення
Зробіть перше повідомлення двома-трьома рядками: що покриває рахунок, сума, термін оплати та посилання для оплати.
- Тема: Рахунок-фактура 26-4 — Оновлення бренду, термін оплати 7 серпня
- Привіт, Майя — додається рахунок-фактура 26-4 за пакет оновлення бренду. Загальна сума становить 2400 доларів США, термін оплати — 7 серпня. Ви можете переглянути та оплатити його тут: [платіжне посилання]. Дякую — було приємно працювати над цим.
Дружнє нагадування (до терміну оплати)
Одне коротке нагадування за кілька днів — це нормальний бізнес, а не тиск. Повторіть номер рахунку-фактури та посилання.
- Тема: Швидке повідомлення щодо рахунку-фактури 26-4
- Привіт, Майя — коротке нагадування, що рахунок-фактура 26-4 на суму 2400 доларів США підлягає сплаті цієї п'ятниці, 7 серпня. Ось посилання для перегляду та оплати: [платіжне посилання]. Буду радий відповісти на будь-які запитання.
Нагадування про прострочення (3–7 днів прострочення)
Залишайтеся фактичними та припускайте найкраще. Вкажіть рахунок-фактуру, суму, прострочену дату та запитайте, що потрібно для його закриття.
- Тема: Рахунок-фактура 26-4 — вже прострочений
- Привіт, Майя — рахунок-фактура 26-4 на суму 2400 доларів США підлягав сплаті 7 серпня і досі відкритий. Чи могли б ви повідомити мені, коли очікувати оплату? Посилання тут, якщо це допоможе: [платіжне посилання].
Останнє повідомлення (14+ днів прострочення)
Коротко, спокійно та конкретно. Вкажіть рахунок-фактуру, період прострочення та що буде далі — дзвінок, призупинення роботи або умови, які ви встановили в пропозиції.
- Тема: Остаточне повідомлення щодо рахунку-фактури 26-4
- Привіт, Майя — рахунок-фактура 26-4 на суму 2400 доларів США вже прострочений на два тижні. Будь ласка, організуйте оплату до 21 серпня або зв'яжіться зі мною, щоб домовитися про план. Згідно з нашою угодою, робота над наступним етапом призупиняється до врегулювання заборгованості.
Часті запитання
Поширені запитання
Скільки нагадувань слід надсилати перед ескалацією?
Поширений ритм — це нагадування перед терміном, нагадування про прострочення протягом першого тижня та остаточне повідомлення приблизно через два тижні. Три-чотири нагадування, кожне коротше і пряміше за попереднє, є професійними та ефективними.
Чи слід автоматизувати нагадування?
Так — автоматизація усуває незручність і забування. Автоматизація робочих процесів Workspace369 може надсилати електронні листи та SMS для подальших дій щодо рахунків за розкладом, розгалужуючись залежно від того, чи рахунок ще не оплачено, і створювати завдання для людини, коли настане час телефонувати.
Електронна пошта чи SMS для нагадувань про оплату?
Обидва працюють; SMS помічається швидше для нагадувань, що стосуються термінів. Тримайте SMS коротшими за електронну пошту та включайте те саме платіжне посилання. Workspace369 може запускати обидва канали в одній послідовності подальших дій.
Готові, коли ви будете готові
Дивіться, де Workspace369 вписується у ваш робочий процес з клієнтами.
Почніть з модулів, які вам потрібні сьогодні, а потім увімкніть ШІ, автоматизацію, бухгалтерський облік, інвентаризацію, запити та звітність у міру зростання операцій.
