Послідовність дій щодо прострочення платежу для рахунків-фактур

Послідовність дій щодо запізнілих платежів повинна полегшити клієнту розуміння балансу та дію. Вона не повинна починатися як звинувачення. Рахунки-фактури затримуються з багатьох причин: покупець пропустив повідомлення, особа, яка затверджує, відсутня, відсутній номер замовлення на закупівлю, платіж було надіслано під іншим посиланням, або клієнт оскаржує частину роботи.

Наведена нижче послідовність є операційним керівництвом, а не юридичною консультацією. Дотримуйтесь угоди, політики компанії та чинного законодавства. Вона охоплює терміни — коли надсилається кожен контакт. Щодо самого формулювання див. приклади повідомлень про нагадування про оплату надають готові до надсилання тексти та електронні листи.

Перед надсиланням будь-якого нагадування

Підтвердити:

• Рахунок було надіслано правильному контактному лицю для виставлення рахунків
• Сума, дата платежу, податок та інструкції щодо оплати є правильними
• Присутні необхідні деталі замовлення на закупівлю або постачальника
• Не було зареєстровано жодного кредиту, платежу чи суперечки в іншому місці
• Обіцяна робота або етап були виконані
• Платіжне посилання працює

За п'ять днів до терміну: ввічливе нагадування

Тема: Рахунок № 1042 підлягає оплаті 15 липня

Привіт, Джордан,

Швидке нагадування про те, що рахунок-фактура 1042 на суму 2450 доларів США підлягає сплаті 15 липня. Ви можете переглянути та оплатити його тут: посилання на оплату. Я додав копію для зручності.

Якщо вашій команді потрібен закупівельний ордер, документ постачальника або інша деталь для його обробки, будь ласка, повідомте мене.

Дякуємо, Алекс

У день оплати: підтвердження платежу

Тема: Рахунок № 1042 підлягає оплаті сьогодні

Привіт, Джордан,

Рахунок-фактура № 1042 на суму 2 450 доларів США має бути сплачений сьогодні. Посилання для оплати: посилання на оплату. Якщо платіж вже було надіслано, будь ласка, надайте посилання, і я оновлю запис.

Дякую, Алекс

Три дні прострочення: прямі подальші дії

Тема: Повторний дзвінок щодо простроченого рахунку № 1042

Привіт, Джордан,

Рахунок-фактура № 1042 на суму 2 450 доларів США мав бути сплачений 15 липня і досі залишається несплаченим. Будь ласка, повідомте очікувану дату оплати або чи є щось, що перешкоджає затвердженню.

Рахунок-фактура: Посилання Оплата: посилання на оплату

Дякуємо, Алекс

Десять днів прострочення: запитайте чітку дату

Тема: Запитувана дата оплати для рахунку № 1042

Привіт, Джордан,

Я знову нагадую про рахунок-фактуру № 1042, який прострочений на 10 днів. Будь ласка, підтвердьте дату оплати до 27 липня. Якщо є суперечка або відсутній документ, дайте відповідь з деталями, щоб ми могли оперативно її вирішити.

З повагою, Алекс

Ескалація

Для великої або неодноразово простроченої заборгованості зв'яжіться з спонсором проєкту та контактною особою з питань білінгу, задокументуйте попередні подальші дії та використовуйте процес ескалації, визначений в угоді. Рішення про призупинення роботи, стягнення договірної пені за прострочення, надсилання офіційного запиту або використання колекторських послуг повинні отримати відповідний юридичний та управлінський розгляд.

Відстежуйте послідовність у записі клієнта

Команда повинна бачити рахунок, термін оплати, статус платежу, попередні нагадування, відповіді клієнта, суперечки, обіцянки та наступний крок разом. Програмне забезпечення для виставлення рахунків фрілансерам і пов'язані системи роботи з клієнтами роблять подальші дії більш професійними, оскільки нагадування базується на повному записі, а не на здогадці з електронної таблиці.