9 шаблонів електронних листів для нагадування про неоплачені рахунки, які отримують відповіді (2026)

Більшість неоплачених рахунків-фактур не відхиляються — вони закопуються. Коротка, ввічлива відповідь, надіслана у потрібний момент, зазвичай є достатньою, щоб отримати оплату, а шаблони нижче написані для копіювання, заміни частин у дужках та надсилання менш ніж за хвилину.

Формулювання має менше значення, ніж ритм — Послідовність дій щодо прострочених платежів визначає час; цей посібник надає вам точні електронні листи.

Швидка відповідь: послідовність подальших дій

Надішліть дружнє нагадування за два-три дні до терміну, коротке нагадування в день терміну, більш тверде повідомлення через три дні прострочення, пряме повідомлення через сім днів прострочення та остаточне повідомлення, яке називає крайній термін. Більшість рахунків оплачуються після другого або третього контакту, тому тримайте кожен електронний лист коротким і припускайте добрі наміри до остаточного повідомлення. Якщо остаточне повідомлення пройде без відповіді, припиніть надсилати електронні листи та візьміть слухавку.

Шаблон 1: надсилання рахунку

Коли використовувати: момент, коли робота затверджена або доставлена — відстеження починається тут, а не після терміну погашення.

Тема: Рахунок-фактура номер від бізнес — до сплати дата

Привіт Ім'я,

Ще раз дякую за проєкт / робота над X. Рахунок номер для сума прикріплено, належить дата.

Ви можете переглянути та оплатити тут: посилання на оплату

Якщо є запитання щодо ліній, просто дайте відповідь.

Ім'я

Шаблон 2: дружнє нагадування перед терміном

Коли використовувати: за два або три дні до терміну оплати, особливо з новими клієнтами або великими сумами.

Тема: Швидке нагадування — рахунок номер до дата

Привіт Ім'я,

Невелике нагадування, що рахунок-фактура номер для сума підлягає сплаті до дата. Платіжне посилання тут, якщо це допоможе: посилання на оплату

Якщо чогось бракує з вашого боку — номер замовлення на закупівлю, інший контакт для виставлення рахунків — дайте відповідь, і я розберуся сьогодні.

Ім'я

Шаблон 3: термін сьогодні

Коли використовувати: ранок дня погашення. Легкий тон, нульовий тиск.

Тема: Рахунок-фактура номер належить сьогодні

Привіт Ім'я,

Рахунок-фактура номер для сума настає сьогодні. Ви можете оплатити її тут за кілька хвилин: посилання на оплату

Якщо платіж вже в дорозі, проігноруйте це — і дякую.

Ім'я

Шаблон 4: три дні прострочення

Коли використовувати: три дні після терміну оплати. Ще тепло, але тепер ви просите відповіді.

Тема: Нагадування щодо рахунку-фактури номер

Привіт Ім'я,

Рахунок-фактура номер для сума був призначений на дата, і я ще не бачу оплати. Посилання тут: посилання на оплату

Якщо це застрягло в черзі затвердження або щось не так з рахунком, просто дайте відповідь, і ми виправимо.

Ім'я

Шаблон 5: сім днів прострочення

Коли використовувати: тиждень прострочення. Відмовтеся від м'яких вступів і поставте пряме запитання.

Тема: Рахунок-фактура номер — 7 днів прострочення

Привіт Ім'я,

Рахунок-фактура номер для сума зараз сім днів після його дата настає сьогодні. Ви можете оплатити її тут за кілька хвилин: посилання на оплату

Якщо є проблема з вашого боку, я б волів почути її, ніж вгадувати — дайте відповідь, і ми розберемося.

Ім'я

Шаблон 6: пропозиція плану платежів

Коли використовувати: клієнт відповідає, що грошей обмаль, або ви відчуваєте, що повна сума є перешкодою.

Тема: Розбиття рахунку номер на менші платежі

Привіт Ім'я,

Дякую, що були зі мною відверті. Якщо повна сума зараз важко, ми можемо розділити це — наприклад два платежі по X / три щомісячні платежі по Y, перший на дата.

Відповідайте тим, що працює, і я налаштую це в тому ж рахунку: посилання на оплату

Ім'я

Пропонуйте лише ті умови, які бізнес може реально виконати, і зафіксуйте узгоджений графік письмово. Плани оплати та поетапні баланси є нормальною частиною швидше отримувати оплату, не послуга.

Шаблон 7: останнє попередження

Коли використовувати: 14+ днів прострочення без відповіді або порушена обіцянка оплати. Назвіть реальний термін і реальний наступний крок.

Тема: Останнє нагадування — рахунок-фактура номер, оплата потрібна до термін виконання

Привіт Ім'я,

Це остаточне нагадування, що рахунок-фактура номер для сума, до сплати дата, залишається несплаченим. Будь ласка, сплатіть до термін виконання: посилання на оплату

Якщо платіж або відповідь не надійдуть до цього часу, рахунок передається до колекторського агентства / робота зупиняється над проєктом / застосовуються штрафи за прострочення згідно з нашою угодою.

Я б волів розібратися з цим безпосередньо — дайте відповідь або зателефонуйте мені на номер.

Ім'я

Наступний крок має бути тим, який ви насправді зробите, і він повинен відповідати тому, що зазначено в контракті.

Шаблон 8: після оплати — подяка

Коли використовувати: той самий день, коли надходять гроші. Тридцять секунд тут купують добру волю для наступного рахунку.

Тема: Платіж отримано — дякуємо

Привіт Ім'я,

Оплата за рахунок номер надійшла — дякую. Квитанція додається, а баланс зрозумілий.

З нетерпінням чекаємо наступного.

Ім'я

Шаблон 9: переведення на телефонний дзвінок

Коли використовувати: останнє попередження минуло, електронні листи залишаються без відповіді, або гілка йде по колу. Надішліть це, щоб забронювати дзвінок, а потім висловіть свою думку по телефону.

Тема: Чи можемо ми поговорити про рахунок-фактуру номер цього тижня?

Привіт Ім'я,

Електронна пошта, схоже, не досягає потрібної особи, тому я хотів би зателефонувати вам. Чи ви вільні на десять хвилин день навколо час?

Я хочу домовитися про дату оплати рахунку номер (сума) перш ніж ми будемо змушені вдатися до подальших дій.

Ім'я, номер телефону

Під час самого дзвінка дотримуйтесь тієї ж структури: назвіть рахунок та суму, запитайте, що його блокує, домовтеся про дату та підтвердіть електронним листом одразу після цього.

Що має включати кожне подальше повідомлення

Незалежно від контакту, електронний лист повинен містити ті самі шість елементів. Пропустіть один, і ви отримаєте затримку відповіді замість платежу:

• Номер рахунку в темі листа та в тілі листа
• Точна сума до сплати
• Початковий термін погашення (та кількість днів прострочення після настання терміну)
• Пряме платіжне посилання — не "увійдіть і знайдіть його"
• Одне чітке прохання: оплатити, відповісти з датою або зателефонувати
• Людське підтвердження з реальним ім'ям

Для версій текстової довжини, приклади повідомлень про нагадування про оплату охоплює формулювання SMS та безкоштовний генератор нагадувань про оплату збирає готове до надсилання повідомлення з тих самих частин.

Що вбиває відповіді

• Написання есе. Більше шести чи семи рядків, клієнт пробігає очима і рухається далі.
• Вибачаюсь за запитання. «Вибачте за занепокоєння» повідомляє клієнту, що рахунок-фактура є предметом переговорів. Це не так.
• Занадто ранній гнів. Загрозливий другий лист клієнту, який просто пропустив перший, коштує вам стосунків та рекомендації.
• Надсилання одного й того ж електронного листа двічі. Ідентичні наступні дії сприймаються розумом як спам. Кожен контакт має бути коротшим і твердішим за попередній.
• Немає платіжного посилання. Кожен додатковий крок між електронним листом та екраном оплати — це місце, де платіж помирає.
• Переслідування не тієї людини. Якщо відповідь: «Я не займаюся платежами», запитайте, хто це робить, і переадресуйте тему того дня.

Дозвольте графіку працювати самостійно

Цей ритм працює вручну — доки ви не станете зайняті, тому що подальші дії — це перше завдання, яке зсувається. Рішення — це система, яка надсилає себе сама, а ви втручаєтеся лише тоді, коли хтось відповідає.

Workspace369 побудований навколо цієї системи. Рахунки-фактури мають власні статуси та терміни виконання, відстеження платежів та нагадування про терміни включені до всіх планів від 29 доларів на місяць, і кожне нагадування надсилається поруч із записом клієнта — так клієнт, який заплатив сьогодні вранці, ніколи не отримає електронного листа "де мої гроші" сьогодні вдень. посібник з шаблонів електронних листів для виставлення рахунків охоплює повний набір електронних листів з рахунками-фактурами, крім нагадувань.

Коли ви хочете запланувати всю послідовність — попереднє повідомлення про термін платежу, нагадування про термін платежу, пізні контакти, електронною поштою та SMS — автоматизація робочих процесів запустіть його для вас. Автоматизація електронної пошти та SMS починається з плану Commander за $299/місяць з десятьма місцями, з необмеженою кількістю кроків, часовими затримками та готовими шаблонами, тому послідовність у цій публікації стає завданням налаштування, а не щотижневим клопотом. Порівняйте плани на сторінка цін, або розпочніть 14-денну пробну версію Commander і автоматизуйте одну реальну послідовність виставлення рахунків спочатку.

У будь-якому випадку правило залишається незмінним: короткі електронні листи, стабільна частота та посилання на оплату в кожному з них.