Отримання оплати
Рахунок-фактура проти квитанції: різниця та коли вони вам потрібні.
Рахунок-фактура вимагає оплати; квитанція підтверджує її. Ті самі сторони, часто ті самі позиції — але вони знаходяться на протилежних сторонах транзакції, і їх плутанина збиває з пантелику клієнтів, бухгалтерів та податковий сезон.
Коротше кажучи
Рахунок-фактура — це запит на оплату, виставлений до того, як клієнт заплатив: він містить перелік того, що було доставлено, скільки це коштує та як оплатити. Квитанція — це підтвердження оплати, виставлене після: воно підтверджує, що було сплачено, коли і як. Ви надсилаєте рахунок-фактуру при доставці роботи, а квитанцію — коли надходять гроші. Програмне забезпечення для виставлення рахунків-фактур генерує обидва з одного запису, зберігаючи цифри, позиції та посилання на клієнта ідентичними на кожному.
Різниця в одній таблиці
Та сама транзакція, протилежні сторони:
- Рахунок-фактура — виставляється до оплати; офіційний запит із зазначенням позицій, ставок, сум, умов та способу оплати
- Квитанція — виставляється після оплати; підтвердження, що показує суму оплати, дату, метод та рахунок-фактуру, який вона врегульовує
- Рахунок-фактура відповідає на питання «скільки я вам винен?» — квитанція відповідає на питання «що я заплатив і коли?»
- Обидва належать до картки клієнта: рахунок-фактура як запит, квитанція як підтвердження
Що має містити кожен документ
Вони мають більшість полів, з різним акцентом:
- Рахунок-фактура — ваші дані, дані клієнта, номер рахунку-фактури, дати виставлення та оплати, позиції, податки, загальна сума, інструкції з оплати
- Квитанція — ваші дані, дані клієнта, номер рахунку-фактури, який вона врегульовує, дата платежу, отримана сума, метод оплати та будь-який залишок
- Обидва — ті самі позиції та суми, щоб паперовий слід точно узгоджувався
Зберігайте їх пов'язаними
Квитанція повинна містити посилання на рахунок-фактуру, який вона врегульовує — це дозволяє клієнту (або його бухгалтеру) зіставити платіж із запитом без ланцюжка електронних листів. У Workspace369 квитанції генеруються автоматично з оплаченого рахунку-фактури, тому посилання, позиції та суми завжди збігаються.
Часті запитання
Поширені запитання
Чи є рахунок-фактура квитанцією?
Ні. Рахунок-фактура вимагає оплати до її здійснення; квитанція підтверджує оплату після. Вони містять схожу інформацію, але виконують протилежні функції в транзакції.
Коли надсилати квитанцію?
Після того, як клієнт заплатив. Для оплати карткою онлайн надсилайте її автоматично після підтвердження оплати. Для банківських переказів або чеків виставляйте її після надходження коштів.
Чи потрібні мені обидва для податків?
Вам потрібен рахунок-фактура, щоб показати, що ви виставили, і квитанція або платіжний запис, щоб показати, що ви зібрали. Разом вони узгоджують ваші книги; відсутні квитанції перетворюють податковий сезон на проект реконструкції.
Готові, коли ви будете готові
Дивіться, де Workspace369 вписується у ваш робочий процес з клієнтами.
Почніть з модулів, які вам потрібні сьогодні, а потім увімкніть ШІ, автоматизацію, бухгалтерський облік, інвентаризацію, запити та звітність у міру зростання операцій.
