分散的活動提案
當理髮店協調舉辦場外企業美容日活動時，透過基本電子郵件發送條款會導致細節遺失。沒有結構化的提案，追蹤同意的費率和造型師人數會造成摩擦。員工必須手動驗證企業客戶接受了哪個版本。這種混亂延遲了確認並影響了排程，因為團隊成員在簡報中缺乏關於所需行動化妝椅和設備的清晰記錄。
主要特色
Workspace369 的理髮店 CRM 涵蓋 9 個領域，包括客戶記錄、提案、專案和任務。
工作流程分為 5 個步驟，從「擷取客戶記錄和諮詢」到「執行里程碑發票和入口網站存取權」。
Workspace369 起價為每月 29 美元（1 個使用者），Commander 計畫包含 20 個使用者、500 GB 儲存空間，以及每月 120,000 個 AI 代幣，價格為每月 299 美元。
額外使用者費用為每位 10 美元，額外 100 GB 儲存空間費用為 15 美元；完整定價公開於 Workspace369 定價頁面.
問題
美容院活動管理中的行政摩擦
斷開連結的客戶對話
協商團體預訂涉及與活動組織者的多條簡訊線程和電話。當這些對話保留在個別理髮師的個人手機上時，店主無法驗證設置時間或特殊要求。關於差旅費和到達時間窗口會發生溝通失誤。當每次對話都保留在客戶記錄中時，店主可以在活動日期之前審查過去的協議。
未追蹤的離場任務
準備場外快閃商店需要打包特定的剪刀、消毒劑和便攜式照明設備。標準的門市軟體缺乏後勤準備的任務管理。當行政任務未分配時，關鍵設備就會被遺忘。團隊成員到達場地時缺少必需工具，導致營運中斷。透過專用任務追蹤準備工作，可確保協調員在任何車輛離開商店前檢查庫存。
獨立的計費和發票
標準的銷售點系統可處理即時的座位交易，但在大型活動的複雜里程碑式計費方面卻表現不佳。理髮店常因缺乏與合約連結的結構化發票而錯過外場工作的訂金截止日期。在試算表中手動追蹤部分付款會產生會計錯誤。行政人員需要一種直接的方式來開立與活動專案記錄相關的訂金發票和最終餘額。
產品
體驗客戶感受的協作空間。
01
客戶真正會查看的入口網站
客戶可在品牌入口網站中查看進度、檔案和發票，無需向您的團隊詢問更新。
02
所有管道集中一個收件匣
電子郵件、簡訊、電話和語音信箱會顯示在客戶記錄旁邊 — 附有 AI 摘要，讓團隊中的任何人都能在完整了解情況下回覆。
03
客戶工作，以專案形式整理
每次合作的任務、檔案和狀態 — 團隊可見，並透過客戶入口網站讓客戶也可見。
04
從提案到已付款發票
發送報價、按里程碑或定期收款，並讓自動提醒追蹤任何未付款項。
工作流程
理髮店活動預訂工作流程步驟
01
捕捉客戶記錄和查詢
將公司組織者的詳細資訊輸入客戶記錄。在簡報中記錄具體的日期、預計賓客人數及所需的美容服務。這構成了離站專案的基礎，將特殊預訂與您主要銷售點系統中的日常 walk-in 椅位預約區分開。
02
開立和追蹤報價
生成正式提案，詳細說明移動美容費率、旅行費用和造型師要求。將文件發送給客戶以供審查、批准和電子簽署。在分配員工之前在平台中確認簽署的提案，確保沒有為未確認的公司預訂保留商店資源。此步驟在任何現場後勤開始之前建立了明確的商業界線。
03
協調後勤任務與檔案
為離網活動建立專案。為打包行動工具箱、檢查剪刀刀片和裝載便攜式椅子創建明確的任務。將場地平面圖和停車證直接上傳到共用檔案區。經理必須在出發前四十八小時檢查任務清單，以確認所有後勤準備工作均已完成。
04
安排造型師並整合對話
使用內部排程模組來規劃參與理髮師的離站時間，將此活動時間表與標準的理髮椅預約分開。在平台內與場地組織者進行所有後勤對話。協調員必須每週檢查這些對話，以監控活動時間的變更，並立即更新內部專案記錄，以防止主要店鋪發生排程衝突。
05
執行里程碑發票與入口網站存取權
開立訂金發票以鎖定日期，並在活動結束後開立最終餘款發票。提供企業客戶存取客戶入口網站的權限，以便他們查看文件、未付餘額和排程詳細資訊。客戶可透過信用卡線上支付每張發票，簿記員則可看到哪些里程碑付款已完成。
產品涵蓋範圍
理髮店的客戶營運
- 操作員可以產生多位造型師的活動提案，將其發送給測試客戶，並驗證客戶記錄中的狀態更新。
- 協調員可以創建五個不同的後勤準備任務，附加場地停車地圖檔案，並將它們指派給特定的專案時間表。
- 簿記員可以開立訂金發票，並驗證測試使用者可以在安全的客戶入口網站內查看發票和排程詳細資訊。
客戶記錄
提案
專案與任務
檔案
對話
排程
發票
客戶入口網站和帳單
工作流程自動化
在 App Store 上廣受好評
由客戶工作者評分。
★★★★★
終於感覺清爽我曾試過三四個多合一工具，但總是弄得一團糟。這是第一個讓我感覺很清爽的工具。十分鐘就設定好了客戶專案。
★★★★★
團隊導入順暢無礙我們將其推廣給八人團隊，採用過程輕鬆愉快 — 直觀且精緻。我希望有更多整合功能，但他們持續推出新功能。
★★★★★
每週省下數小時我曾同時使用筆記、任務、文件和更新的獨立工具。將它們整合到一個地方，每週真的為我省下數小時。支援也很及時。
常見問題
美髮沙龍活動管理的評估標準
Workspace369 可以管理我們的每日現場理髮隊列嗎？
將現場排隊、POS 操作和即時座位安排保留在 Square Appointments 等現場工具中。Workspace369 處理相關的客戶工作，從離站活動提案和專案到押金和里程碑式發票。
如何追蹤離場活動的特定設備需求？
在簡報中記錄所有設備需求，例如便攜式椅子或特定剪刀。然後為打包和準備工作建立任務，並將場地檔案新增至專案，以便您的團隊在離開商店前檢查每項物品。
客戶能否在一個地方查看其活動時間表和發票？
是的，企業客戶可以透過客戶入口網站存取他們的排程資料、提案和發票。協調人員可以傳訊息給客戶，請他們登入並查看他們的活動詳情。此入口網站可將複雜的企業預訂文件整理得井然有序，並與實體店面日常的散客零售業務分開。
系統是否會自動將任務分配給我的理髮師？
工作流程自動化可以根據支援的觸發器、條件和計時等待來創建任務、發送電子郵件或 SMS、發出提醒並通知團隊成員。電子郵件自動化從 Cadet 開始，SMS 步驟在 Voyager 開始；AI 草稿工作流程從 Commander 開始。在啟用工作流程之前，測試所需的事件、擁有者和審查步驟。電話觸發器需要語音方案。模擬測試運行和執行日誌顯示工作流程將對樣本事件執行的確切操作。
