錯位的課程頻率更新
當業務教練客戶延長合作關係時，手動更新排程日曆經常會造成營運上的摩擦。當會議頻率從每週一次轉變為每兩週一次時，行政記錄會出現分歧。如果沒有手動更新客戶記錄和活躍專案，未來的任務將與實際的教練協議脫節，導致關於剩餘會議的行政混亂和手動排程衝突。
主要特色
Workspace369 的商業教練 CRM 涵蓋 9 個領域，包括客戶記錄、提案、專案和任務。
工作流程分為 5 個步驟，從「起草延期提案」到「開立調整後發票」。
Workspace369 起價為每月 29 美元（1 個使用者），Commander 計畫包含 20 個使用者、500 GB 儲存空間，以及每月 120,000 個 AI 代幣，價格為每月 299 美元。
額外使用者費用為每位 10 美元，額外 100 GB 儲存空間費用為 15 美元；完整定價公開於 Workspace369 定價頁面.
問題
教練參與的營運摩擦
分散的對話和提案記錄
教練經常會忘記在參與中途檢討期間討論的行政調整。如果客戶透過電子郵件或簡訊要求延長時限，該對話必須手動記錄。未能將新提案和更新的發票連結到主要客戶記錄，意味著行政支援人員無法了解目前的條款，迫使他們在多個斷開連結的檔案目錄中手動驗證。
模糊的任務和專案追蹤
客戶入職和會議準備的行政任務經常在參與條款更改時停滯。當教練修改項目時間表時，相關的任務、文件和客戶入口網站日程必須隨之更新。跳過該審查會讓錯誤滲入教練關係的運營方面。
延期期間的開票差異
延長輔導服務需要立即對計費排程進行行政更新。當客戶修改其會議頻率時，必須手動調整發票以反映新的交付時間表。如果發票是在未手動驗證更新提案的情況下生成的，則財務記錄將與營運項目不符，需要手動干預來更正客戶記錄。
產品
體驗客戶感受的協作空間。
01
客戶真正會查看的入口網站
客戶可在品牌入口網站中查看進度、檔案和發票，無需向您的團隊詢問更新。
02
所有管道集中一個收件匣
電子郵件、簡訊、電話和語音信箱會顯示在客戶記錄旁邊 — 附有 AI 摘要，讓團隊中的任何人都能在完整了解情況下回覆。
03
客戶工作，以專案形式整理
每次合作的任務、檔案和狀態 — 團隊可見，並透過客戶入口網站讓客戶也可見。
04
從提案到已付款發票
發送報價、按里程碑或定期收款，並讓自動提醒追蹤任何未付款項。
工作流程
教練續約工作流程步驟
01
起草延期提案
營運者透過在 Workspace369 中創建新提案來啟動延期。該提案概述了業務輔導客戶的更新課程頻率、修訂後的費用結構和延期時間表。輔導員將這些具體條款手動直接輸入文件，確保所有條款都與口頭協議相符，然後將提案發送給客戶以供批准和電子簽名。
02
更新客戶記錄和簡報
客戶同意延長後，營運人員會手動將變更記錄在簡報中。此步驟會更新核心客戶記錄以反映新的頻率。透過在文字檔案中明確詳細說明會議頻率和參與長度，任何審閱客戶檔案的團隊成員都可以立即驗證活躍的參與條款。
03
調整專案與任務
營運者打開與業務輔導客戶相關的活動專案，並手動更新營運時間表。根據變更的頻率創建新的任務，用於課程準備、課程後跟進和材料分發。營運者必須手動檢查每個任務日期，以確保其與新的課程日曆對齊，防止任何排程間隙。
04
重新設定排程與入口網站存取權
更新專案時間表後，營運者會在 Workspace369 中調整預訂頁面可用性（線上預訂頁面和自動提醒在 Specialist 上啟動）。營運者確保可用時段與新的教練頻率相符，並驗證客戶入口網站顯示正確的即將到來的日期。教練檢查客戶是否能夠順暢地進入預訂頁面以預訂其延長的課程。
05
開立調整後的發票
最後一步是生成更新的發票以匹配擴展的提案。營運者將接受的提案轉換為發票，並設定新的計費日期和金額。在發送之前，人工檢查客戶記錄，以確認發票條款是否嚴格符合修改後的專案時間表和記錄的對話歷史。
產品涵蓋範圍
商業教練的客戶營運
- 人工操作員驗證更新後的會議頻率是否已手動記錄在主要客戶記錄的簡報中，以幫助維護一致的記錄。
- 客戶入口網站由教練手動檢查，以確認客戶可以看到延長的排程日期和更新的專案任務。
- 操作員將新開立的發票與核准的報價單條款進行交叉比對，並將確認記錄在客戶對話歷史記錄中。
客戶記錄
提案
專案與任務
檔案
對話
排程
發票
客戶入口網站和帳單
工作流程自動化
在 App Store 上廣受好評
由客戶工作者評分。
★★★★★
終於感覺清爽我曾試過三四個多合一工具，但總是弄得一團糟。這是第一個讓我感覺很清爽的工具。十分鐘就設定好了客戶專案。
★★★★★
團隊導入順暢無礙我們將其推廣給八人團隊，採用過程輕鬆愉快 — 直觀且精緻。我希望有更多整合功能，但他們持續推出新功能。
★★★★★
每週省下數小時我曾同時使用筆記、任務、文件和更新的獨立工具。將它們整合到一個地方，每週真的為我省下數小時。支援也很及時。
常見問題
參與驗證標準
我該如何處理教練課程頻率變更？
為處理教練課程頻率的變更，操作員必須手動更新客戶記錄，並在簡報中記錄新的頻率。接著，手動調整活躍專案中即將到來的任務日期。最後，更新 Workspace369 內的排程可用性，以符合新的協議。
Workspace369 可以儲存機密的指導課程記錄嗎？
Workspace369 在角色和權限、客戶範圍的存取權和審核日誌後儲存客戶檔案和對話。謹慎決定您最機密的會議記錄和專有教練材料的存放位置，並設定存取權限，以便只有正確的教練才能看到它們。
如何將提案連結到新的教練專案？
當業務教練為延期創建提案時，該提案會保留在客戶記錄中。一旦客戶接受條款，營運人員會手動創建新專案或延長現有專案時間表，手動添加所需的任務和排程日期以匹配提案。
當互動延長時，客戶入口網站是否會自動更新？
入口網站向客戶顯示他們的提案、專案、排程和發票。延期後，更新這些記錄，使用範例客戶檢查入口網站視圖，並在測試觸發器後讓工作流程自動化發送後續電子郵件。
