追蹤修改請求
當客戶在每月計劃批准後要求額外訪談或修訂時，代理機構經常會失去對原始範圍的追蹤。在簡報中記錄這些要求有助於團隊檢查每個任務調整是否都已記錄。沒有這些記錄，額外工作的計費可能會變得困難，專案時間表也可能延誤。Workspace369 提供專案視圖，用於追蹤這些相對於原始提案的變更。
主要特色
Workspace369 的內容行銷代理商 CRM 涵蓋 9 個領域，包括客戶記錄、提案、專案和任務。
工作流程分為 5 個步驟，從「提案與方案核准」到「最終開票與專案結案」。
Workspace369 起價為每月 29 美元（1 個使用者），Commander 計畫包含 20 個使用者、500 GB 儲存空間，以及每月 120,000 個 AI 代幣，價格為每月 299 美元。
額外使用者費用為每位 10 美元，額外 100 GB 儲存空間費用為 15 美元；完整定價公開於 Workspace369 定價頁面.
問題
內容營運中的常見挑戰
零散的客戶歷史記錄
當透過多個應用程式進行管理時，來自初步提案的詳細資料經常在專案階段丟失。將檔案和對話儲存在一個地方可防止導致編輯錯誤的資料孤島。帳戶經理需要查看記錄的客戶記錄歷史，以確保產生的內容與在初步啟動排程期間同意的長期策略一致。
排程瓶頸
協調主題專家與寫作人員之間的訪談，若沒有排程工具將會非常困難。錯過一次通話就可能延誤整個編輯時程長達一個月。在專案記錄中管理這些約會，能讓團隊隨時掌握進度。這能避免寫作人員等待尚未排程的原始資料時所發生的行政阻礙。
延遲的發票週期
為特定內容計費需要準確記錄任務完成和文件交付情況。手動計費流程經常導致錯誤，尤其是在處理修訂或額外訪談時。透過將發票直接連結到專案和任務狀態，代理機構可以追蹤已完成工作的全部範圍以用於計費。這可以減少每月結束時對試算表進行對帳所花費的時間。
產品
體驗客戶感受的協作空間。
01
客戶真正會查看的入口網站
客戶可在品牌入口網站中查看進度、檔案和發票，無需向您的團隊詢問更新。
02
所有管道集中一個收件匣
電子郵件、簡訊、電話和語音信箱會顯示在客戶記錄旁邊 — 附有 AI 摘要，讓團隊中的任何人都能在完整了解情況下回覆。
03
客戶工作，以專案形式整理
每次合作的任務、檔案和狀態 — 團隊可見，並透過客戶入口網站讓客戶也可見。
04
從提案到已付款發票
發送報價、按里程碑或定期收款，並讓自動提醒追蹤任何未付款項。
工作流程
管理編輯生命週期
01
提案和計劃批准
創建詳細的月度編輯計劃提案，概述文章數量、訪談次數和修訂輪次。一旦客戶透過入口網站批准提案，該記錄即作為項目範圍的基準。這可確保在任何創意工作或訪談安排開始之前，代理商和客戶都能對交付成果有相互理解。
02
專案與任務初始化
將已批准的編輯計劃轉換為專案結構。為研究、主題專家訪談和起草分配特定任務。使用任務說明在簡報中記錄每個內容片的特定要求。這將專案詳細資訊保留在 Workspace369 中，而內容創作和發布則保留在寫作團隊已使用的編輯工具中。
03
面試與會議排程
使用排程工具與客戶專家預約時間以進行內容研究。將這些會議連結到專案中的特定文章任務。這使得專案經理能夠查看訪談是否準時完成。如果客戶稍後要求另一次訪談，專案經理可以將新的預約記錄到專案記錄中，以維持該交付成果所需工作量的歷史記錄。
04
文件共享和修改回合
將草稿文件上傳到客戶入口網站以供審閱。使用對話功能收集意見回饋並追蹤修訂要求。當客戶在方案核准後要求第二次修訂時，專案經理必須在簡報中記錄此要求。此步驟可確保額外工作可見，並可根據原始專案條款和任務清單進行評估。
05
最終發票開立與專案結案
在入口網站接受最終檔案後，請根據已完成的專案任務產生發票。發票應反映原始提案金額，加上因額外訪談或修訂而產生的已記錄增項。付款記錄後，專案即告關閉，專案經理會更新客戶記錄中的最終交付成果，為下一個月度的編輯週期提供記錄歷史。
產品涵蓋範圍
內容行銷代理機構的客戶營運
- 必須由人工操作員驗證，在初步計畫獲得批准後，可以手動建立一個用於「額外訪談」的新任務，並將其連結到現有的編輯專案記錄。
- 客戶入口網站必須成功顯示要求第二次修訂的對話記錄，確保機構能夠記錄專案範圍變更。
- 生成的最終發票必須由人工檢查，以確保其準確反映專案記錄中定義的具體項目明細和任務完成情況。
客戶記錄
提案
專案與任務
檔案
對話
排程
發票
客戶入口網站和帳單
工作流程自動化
在 App Store 上廣受好評
由客戶工作者評分。
★★★★★
終於感覺清爽我曾試過三四個多合一工具，但總是弄得一團糟。這是第一個讓我感覺很清爽的工具。十分鐘就設定好了客戶專案。
★★★★★
團隊導入順暢無礙我們將其推廣給八人團隊，採用過程輕鬆愉快 — 直觀且精緻。我希望有更多整合功能，但他們持續推出新功能。
★★★★★
每週省下數小時我曾同時使用筆記、任務、文件和更新的獨立工具。將它們整合到一個地方，每週真的為我省下數小時。支援也很及時。
常見問題
評估編輯工作流程
如何處理文章的實際撰寫？
內容創作和發布保留在您的編輯工具中。Workspace369 處理圍繞寫作的所有事務：專案任務、客戶記錄、簡報、客戶對話、批准和發票。
我們可以在此管理我們的銷售管道嗎？
是的。漏斗會將潛在客戶及其來源捕獲到 CRM 中，提案則將每個交易帶到核准和電子簽名。對於專用的交易管道，代理機構也會比較 Pipedrive，它負責潛在客戶追蹤的早期階段。
如何追蹤作家工時和利潤率？
Workspace369 使用 Voyager 的計時器和時間表追蹤作家工時，將應計費用轉換為發票，並從 Specialist 報告專案獲利能力。如需進階資源規劃，代理機構也會比較 Productive。
是否可以與客戶共用大型視訊檔案？
是的，使用檔案共用連結和客戶入口網站來交付草稿，並附上來自 Specialist 的客戶和專案檔案附件。這可確保所有資產都儲存在特定的客戶記錄中，而不是遺失在電子郵件線程中。
