透過授權轉變的範圍蔓延
客戶經常要求網站佈局的藝術作品，但後來將其應用於實體商品，卻未更新條款。若沒有明確的客戶記錄和連結的提案，對於繁忙的工作室來說，追蹤這些變更將變得困難。插畫師在開始新任務或發布最終專案發票之前，必須手動驗證過去的對話以確認原始使用範圍。Workspace369 允許插畫師將這些結構性檔案和協議直接連結到客戶檔案，有助於工作室在進行新的設計請求或擴大專案範圍之前審查過去的條款。
主要特色
Workspace369 的專為插畫家設計的 CRM 涵蓋九個領域，包括客戶記錄、提案、專案和任務。
該工作流程包含 5 個步驟，從「初步導入和排程」到「最終交付和發票開立」。
Workspace369 起價為每月 29 美元（1 個使用者），Commander 計畫包含 20 個使用者、500 GB 儲存空間，以及每月 120,000 個 AI 代幣，價格為每月 299 美元。
額外使用者費用為每位 10 美元，額外 100 GB 儲存空間費用為 15 美元；完整定價公開於 Workspace369 定價頁面.
問題
插畫工作室中的常見挑戰
分散的專案通訊
創意工作需要對視覺資產進行持續的意見回饋。當客戶意見回饋分散在不同的電子郵件線程、簡訊和檔案共享平台時，藝術家就會失去對已批准簡報修改的追蹤。錯放的對話會導致錯誤的修改和專案交付延遲。將對話和檔案組織在特定專案中，有助於確保插畫師在創作過程中能夠看到意見回饋，前提是團隊手動記錄更新並將所有客戶溝通保留在指定的專案區域內。
延遲的修訂發票
額外的修改回合經常無法計費，因為追蹤額外工時或固定費用更新感覺與核心項目工作流程脫節。當發票是在主要項目任務之外的單獨工具中生成的時，設計師會忘記添加超出範圍的要求。將發票直接連結到項目里程碑和提案，有助於設計師在原始創意簡報顯著擴展時追蹤計費更新，從而使工作室能夠更準確地管理其財務記錄以及活躍的創意任務。
混亂的藝術資產交付
透過臨時下載連結發送高解析度檔案，會在客戶幾個月後遺失檔案時，造成行政上的阻礙。插畫家會花費未計費的時間重新發送最終作品。專用的客戶入口網站讓客戶可以獨立存取他們共用的檔案和過去的發票，減少重複的行政請求，讓工作室專注於執行。藝術家可以直接透過此入口網站分享檔案和溝通，確保客戶在需要時都能存取他們已批准的專案資產。
產品
體驗客戶感受的協作空間。
01
客戶真正會查看的入口網站
客戶可在品牌入口網站中查看進度、檔案和發票，無需向您的團隊詢問更新。
02
所有管道集中一個收件匣
電子郵件、簡訊、電話和語音信箱會顯示在客戶記錄旁邊 — 附有 AI 摘要，讓團隊中的任何人都能在完整了解情況下回覆。
03
客戶工作，以專案形式整理
每次合作的任務、檔案和狀態 — 團隊可見，並透過客戶入口網站讓客戶也可見。
04
從提案到已付款發票
發送報價、按里程碑或定期收款，並讓自動提醒追蹤任何未付款項。
工作流程
插畫專案的分步工作流程
01
初始導入與排程
工作流程始於潛在客戶要求自訂藝術作品時。插畫家使用排程連結來安排簡報電話。在此電話中，藝術家會記錄確切的使用參數，例如僅限數位網路使用，並將這些詳細資訊直接記錄在客戶記錄中。此初步設定有助於確保在製作任何創意概念或草圖之前，已記錄基本預期，為工作室提供新委託的清晰起點。
02
提案和範圍協議
接下來，藝術家起草詳細的報價，概述工作範圍、交付時間表和具體的商業使用權。報價明確詳細說明該作品用於網站佈局。客戶審查文件，並可以公開批准和簽署。此報價構成了專案的基礎，在任務開始前建立了財務條款和清晰的界限，讓雙方能夠在對專案範圍有相互清晰的了解後進行，並防止早期誤解。
03
專案設定與里程碑任務
提案獲核准後，插畫家會手動建立一個包含草圖、線條圖和最終著色結構化任務的新專案。插畫家將草稿上傳為檔案，客戶透過連結的對話提供回饋。插畫家可以直接在專案備註中記錄對原始簡報的修改，確保任何偏離僅限網路使用協議的情況在活躍繪製和修訂階段對藝術家可見，使專案記錄保持最新。
04
處理商品範圍調整
如果客戶要求在混合階段完成後將網站插畫用於實體商品，插畫師會暫停活躍任務。插畫師會產生新的提案，以反映擴展的商業使用條款和調整後的費用。藝術家將更新的條款儲存在客戶記錄中，並且只有在客戶批准更新的提案文件後，才會安排用於商品製作的新專案任務，確保在擴展範圍的任何新創意工作恢復之前，所有範圍變更都已完全記錄在案。
05
最終交付與發票開立
最終批准後，插畫師將高分辨率文件上傳到客戶入口網站以供共享訪問（客戶文件附件從 Specialist 開始）。手動生成最終發票，包含初始網絡委託費和額外的商品使用調整。一旦發票標記為已付款，項目任務即關閉，為將來參考留下商業交易的完整歷史記錄，前提是插畫師在整個項目生命週期中從頭到尾都認真記錄了每一個決策和範圍變更。
產品涵蓋範圍
插畫師的客戶營運
- 系統必須成功將網站使用權的初始提案連結到主要客戶記錄，以便藝術家在活躍繪製任務期間參考原始商業界限。
- 客戶入口網站必須允許外部使用者下載高解析度的藝術作品檔案並檢視歷史發票，而無需插畫師手動介入電子郵件。
- 關於範圍變更的對話，特別是將資產從網頁使用轉移到商品生產，必須與專案任務一起記錄，以證明更新的計費金額是合理的。
客戶記錄
提案
專案與任務
檔案
對話
排程
發票
客戶入口網站和帳單
工作流程自動化
在 App Store 上廣受好評
由客戶工作者評分。
★★★★★
終於感覺清爽我曾試過三四個多合一工具，但總是弄得一團糟。這是第一個讓我感覺很清爽的工具。十分鐘就設定好了客戶專案。
★★★★★
團隊導入順暢無礙我們將其推廣給八人團隊，採用過程輕鬆愉快 — 直觀且精緻。我希望有更多整合功能，但他們持續推出新功能。
★★★★★
每週省下數小時我曾同時使用筆記、任務、文件和更新的獨立工具。將它們整合到一個地方，每週真的為我省下數小時。支援也很及時。
常見問題
插畫工作流程的評估標準
如何保護我的作品免遭未經授權的商品使用？
將使用條款放在客戶電子簽署的提案中，並保留顯示已達成協議的對話和文件。如果客戶超出這些條款，簽署的提案和對話記錄將為您和您的法律顧問提供清晰的記錄以採取行動。
如何在專案內追蹤額外的修改費用？
當客戶要求超出原始簡報的修訂時，您應該在專案對話中記錄詳細資訊。然後，您可以發出新提案或更新待處理發票以反映額外費用。這樣可以確保所有財務變更在最終資產交付之前都與記錄的任務相符。
客戶能否直接上傳其品牌指南和參考圖片？
是的，客戶可以利用客戶入口網站直接將參考檔案、品牌指南和簡報文件上傳到其有效的專案。這將所有必要的視覺材料與當前任務和對話連結起來，防止藝術家在製作過程中透過外部通訊管道搜尋關鍵設計資產。
是否可以為同一客戶管理多個插畫專案？
是的，您可以在單一客戶記錄下建立多個獨立的專案。每個專案都保留其自己的獨立任務、提案、檔案和發票。這種分隔可讓您同時為同一客戶管理網站插畫專案和商品專案，而不會重疊他們個別的溝通。
