未追蹤的排程和參與者變更
當婚禮預訂增加另一位參與者並提前開始時間時，更新可能會在多個斷開連接的訊息中丟失。沒有正式的系統，化妝師就有可能錯過時間表調整，導致活動當天出現排程衝突。Workspace369 允許您直接在客戶記錄中記錄這些變更並調整排程條目，從而防止在零散的筆記中出現追蹤錯誤。
主要特色
Workspace369 專為化妝師設計的CRM涵蓋9個領域，包括客戶記錄、提案、專案和任務。
工作流程分為 5 個步驟，從「客戶記錄和導入建立」到「客戶入口網站驗證」。
Workspace369 起價為每月 29 美元（1 個使用者），Commander 計畫包含 20 個使用者、500 GB 儲存空間，以及每月 120,000 個 AI 代幣，價格為每月 299 美元。
額外使用者費用為每位 10 美元，額外 100 GB 儲存空間費用為 15 美元；完整定價公開於 Workspace369 定價頁面.
問題
活動化妝預訂中的行政挑戰
斷開連結的提案和發票
發送單獨的提案和發票，在客戶需求變更時經常導致付款延遲。例如，如果新娘在方案中增加一位伴娘，總費用必須更改。Workspace369 將提案和發票連結在一起。管理員可以更新提案並發出修訂後的發票，以反映新的參與者人數和調整後的時間表，然後在活動前完成。
錯放的客戶靈感檔案
化妝師會收集客戶的參考圖片、膚質資料和合約文件。將這些文件分散儲存在簡訊或個人電子郵件帳戶中，會在準備階段造成混亂。在 Specialist 中，Workspace369 會將文件附加到特定專案，並與對話記錄放在一起。這讓化妝師在試妝前就能在同一個地方查看所有造型書、參考照片和書面協議。
零散的客戶溝通
關於到場時間和地點調整的溝通通常發生在多個社交媒體平台和電話之間。這種碎片化使得驗證關於提前開始費用所同意的內容變得困難。Workspace369 將客戶對話和入口網站訊息儲存在一個位置。這使得化妝師能夠審查過去的討論，並確認客戶已確認更新的時間表和額外的參與者費用。
產品
體驗客戶感受的協作空間。
01
客戶真正會查看的入口網站
客戶可在品牌入口網站中查看進度、檔案和發票，無需向您的團隊詢問更新。
02
所有管道集中一個收件匣
電子郵件、簡訊、電話和語音信箱會顯示在客戶記錄旁邊 — 附有 AI 摘要，讓團隊中的任何人都能在完整了解情況下回覆。
03
客戶工作，以專案形式整理
每次合作的任務、檔案和狀態 — 團隊可見，並透過客戶入口網站讓客戶也可見。
04
從提案到已付款發票
發送報價、按里程碑或定期收款，並讓自動提醒追蹤任何未付款項。
工作流程
化妝預訂工作流程步驟
01
客戶記錄與導入建立
工作流程始於在客戶記錄區段中輸入客戶詳細資訊。營運者在簡報中記錄婚禮日期、地點、初步參與者人數和期望的風格筆記。此記錄是所有後續排程和開票動作的基礎。營運者在產生任何對外文件或預訂連結之前，會確認聯絡資訊已驗證。
02
提案和項目設置
接下來，營運者在報價模組中創建一個新條目，概述具體的化妝服務、試妝日期和定價。一旦客戶批准並電子簽署此文件，營運者將設置一個專用的專案。此專案包含與活動相關的所有任務，例如化妝箱準備、助理協調和參考圖像的文件管理，確保每個準備步驟都可見。
03
排程和時間表調整
當婚禮預訂增加另一位參與者並提前開始時間時，操作員會開啟排程模組。操作員會調整開始時間並延長預約區塊的持續時間。這確保日曆反映了額外客戶所需的時間，防止預訂過度，並為活動當天建立清晰的時間表。
04
發票修訂和任務指派
在變更排程後，營運人員會更新連結的發票，以反映額外的參與者費用和提前開始費用。然後，營運人員會在專案中建立特定的任務，例如打包額外的睫毛組或調整助理的到達時間。此步驟可讓營運人員將發票總額與更新的專案任務進行交叉比對。
05
客戶入口網站驗證
最後，操作員將更新的時間表檔案和修訂後的發票上傳到客戶入口網站。操作員透過對話發送訊息，指示客戶登入入口網站以查看更新的排程並透過卡片線上付款。客戶在對話中的回覆確認了新時間表。
產品涵蓋範圍
化妝師的客戶營運
- 操作員可以修改現有的排程條目以反映較早的開始時間，並看到日曆區塊正確更新而不會與其他預訂重疊。
- 系統允許管理員為額外參與者向發票新增新項目，並確認總餘額在客戶記錄中準確更新。
- 人工測試人員可以使用測試客戶帳戶登錄客戶入口網站，並驗證更新後的提案檔案和調整後的活動排程是否可見且可讀。
客戶記錄
提案
專案與任務
檔案
對話
排程
發票
客戶入口網站和帳單
工作流程自動化
在 App Store 上廣受好評
由客戶工作者評分。
★★★★★
終於感覺清爽我曾試過三四個多合一工具，但總是弄得一團糟。這是第一個讓我感覺很清爽的工具。十分鐘就設定好了客戶專案。
★★★★★
團隊導入順暢無礙我們將其推廣給八人團隊，採用過程輕鬆愉快 — 直觀且精緻。我希望有更多整合功能，但他們持續推出新功能。
★★★★★
每週省下數小時我曾同時使用筆記、任務、文件和更新的獨立工具。將它們整合到一個地方，每週真的為我省下數小時。支援也很及時。
常見問題
驗證和測試標準
如何處理婚禮賓客人數突然變動？
當婚禮預訂增加另一位參與者和更早的開始時間時，您可以開啟客戶記錄並更新專案筆記。接下來，導航到排程以調整區塊，更新發票以包含額外費用，並使用對話通知新娘有關變更事宜。
Workspace369 是否可以追蹤我的化妝品庫存水平？
Workspace369 包含 Specialist 的庫存追蹤、庫存調整和低庫存警報。設定您的實際產品單位，並使用樣本庫存測試分配和調整；透過 Webhook 和 API 連接倉庫或商店。
客戶如何與我分享他們的靈感照片？
客戶可透過客戶入口網站直接上傳參考圖片。這些圖片儲存在其特定專案的檔案區段中。操作員接著可以查看這些檔案以及客戶記錄和對話，以確保在化妝療程開始前所有細節都已對齊。
我能否在一個日曆上管理多個化妝師？
是的。團隊日曆在一視圖中顯示每位藝術家指派的活動，雙向 Google 日曆同步將每個指派放入藝術家選擇的 Google 日曆中。營運人員在專案內將任務和排程時段指派給個別藝術家，並在確認前檢查日曆是否有衝突。
