混亂的客戶記錄
團體輔導的紀錄經常分散在不同的系統中，導致在學員更新時產生混淆。當學員要求更換組別時，管理者必須檢查多個檔案以驗證付款狀態和先前課程的出勤情況。若沒有清晰的客戶紀錄，您的行政團隊在輔導課程開始前，將花費過多的時間搜尋原始對話記錄和獨立的排程檔案，僅為了找出學員目前的組別安排和行政歷史。
主要特色
Workspace369 專為導師團設計的CRM涵蓋9個領域，包括客戶記錄、提案、專案和任務。
工作流程分為 5 個步驟，從「接收並記錄群組請求」到「透過客戶入口網站與對話確認」。
Workspace369 起價為每月 29 美元（1 個使用者），Commander 計畫包含 20 個使用者、500 GB 儲存空間，以及每月 120,000 個 AI 代幣，價格為每月 299 美元。
額外使用者費用為每位 10 美元，額外 100 GB 儲存空間費用為 15 美元；完整定價公開於 Workspace369 定價頁面.
問題
團體指導管理中的營運摩擦
斷開連結的排程和任務
協調多個指導小組的日曆日期，當任務孤立管理時會產生行政摩擦。當發生隊伍轉換時，更新排程需要手動調整相關任務並驗證會員的檔案存取權限。如果沒有排程、專案和行政任務之間的清晰連結，操作員就有可能錯過關鍵的準備步驟，導致協調員準備不足，會員也無法收到正確的日曆邀請參加他們的新指導小組。
開立發票和提案不符
自訂付款安排或中期小組變更可能導致有效提案和已開立發票之間出現差異。如果會員更換群組，其計費條款可能需要手動調整或與原始提案文字進行驗證。將發票與客戶記錄和對話分開管理，使得難以追蹤會員在參加下一次指導小組會議之前是否已支付其當前席位的費用。
分散的管理對話
當透過文字、電子郵件或社群平台提出群組搬遷請求時，很容易失去上下文。行政人員必須搜尋多個通訊管道才能找到正式請求和協調員的回應。將對話直接附加到客戶記錄有助於防止這些溝通差距，以便管理指導小組會員資格的團隊可以審查行政筆記、文件上傳和排程更新。
產品
體驗客戶感受的協作空間。
01
客戶真正會查看的入口網站
客戶可在品牌入口網站中查看進度、檔案和發票，無需向您的團隊詢問更新。
02
所有管道集中一個收件匣
電子郵件、簡訊、電話和語音信箱會顯示在客戶記錄旁邊 — 附有 AI 摘要，讓團隊中的任何人都能在完整了解情況下回覆。
03
客戶工作，以專案形式整理
每次合作的任務、檔案和狀態 — 團隊可見，並透過客戶入口網站讓客戶也可見。
04
從提案到已付款發票
發送報價、按里程碑或定期收款，並讓自動提醒追蹤任何未付款項。
工作流程
大師養成課程調整的清晰工作流程
01
接收並記錄群組請求
人類協調員收到指導小組成員的群組切換請求。協調員在系統內開啟客戶記錄以找到成員設定檔，並審閱歷史對話。協調員不會立即修改即時社群存取權，而是直接在同意的簡報中記錄請求，以便管理團隊在進行任何排程變更之前審閱成員聲明的偏好。
02
驗證報價單條款和發票
協調員會審閱連結至會員記錄的活躍提案和發票。他們會檢查會員費用是否已全額支付，以及原始提案條款是否允許群組轉移。如果存在未結發票，協調員會從 Workspace369 發送付款連結和提醒，在將會員轉移到不同的輔導群組排程之前，確認財務資格。
03
更新班級任務和專案
協調員會開啟主要的團體指導營運專案，並更新即將舉行的會議的相關任務。他們會指派一個任務給人類營運者來更新外部社群平台存取權限。透過更新專案內的這些任務，團隊建立了一個清晰的檢查清單，以指導營運者在整個群組轉換期間。
04
調整時程與檔案存取
操作員更新排程記錄，從舊群組日曆中移除成員並將其新增到新會議日期。他們審查附加到客戶記錄的檔案，以確保任何準備材料或會議簡報已準備好供新群組使用。此步驟確保成員收到即將到來的輔導會議的正確日曆通知。
05
透過客戶入口網站和對話確認
協調員使用對話功能發送直接訊息，通知會員已完成轉移。他們指示會員登入客戶入口網站，以驗證其更新的行事曆排程並存取新的會議文件。在現場會議發生之前，此最終檢查可確保會員充分了解並與其新的團體輔導團隊正確對齊。
產品涵蓋範圍
指導團的客戶營運
- 客戶記錄包含一份在已同意簡報中記錄的註記，詳細說明了群組切換請求，確保管理團隊能夠手動驗證會員的請求歷史。
- 排程日曆顯示成員在新一批次的課程日期中，而舊批次的日曆日期不再顯示成員的個人資料。
- 對話記錄和客戶入口網站存取權限由人工操作員驗證，確認成員可以看到確認訊息和更新的會議檔案。
客戶記錄
提案
專案與任務
檔案
對話
排程
發票
客戶入口網站和帳單
工作流程自動化
在 App Store 上廣受好評
由客戶工作者評分。
★★★★★
終於感覺清爽我曾試過三四個多合一工具，但總是弄得一團糟。這是第一個讓我感覺很清爽的工具。十分鐘就設定好了客戶專案。
★★★★★
團隊導入順暢無礙我們將其推廣給八人團隊，採用過程輕鬆愉快 — 直觀且精緻。我希望有更多整合功能，但他們持續推出新功能。
★★★★★
每週省下數小時我曾同時使用筆記、任務、文件和更新的獨立工具。將它們整合到一個地方，每週真的為我省下數小時。支援也很及時。
常見問題
指導營運的評估與接受標準
Workspace369 如何與我外部社群應用程式中的權限配合使用？
社群權限保留在您的社群應用程式中。從 Specialist 開始，Workspace369 的網頁掛鉤 (webhooks) 和 API 可以將成員資格變更傳遞給它，或者操作員可以在 Workspace369 中指派的任務中更新存取權限。無論哪種方式，每個指導小組成員資格的變更都有一個明確的所有者和記錄。
如何為指導課程會員處理客製化付款條款？
您可以直接在會員的客戶記錄中建立特定的提案和發票來管理自訂付款條款。管理員可以審閱對話記錄、調整發票、收取押金或分期付款，並追蹤付款狀態，以確保會員遵守您的指導計畫條款。
我們應該在哪裡儲存會員的團體指導課程準備材料？
您可以將會議準備材料上傳到客戶記錄的檔案區段，或在專案任務中連結它們。一旦操作員共用檔案並檢查入口網站存取權限後，會員就可以透過其客戶入口網站檢視這些共用檔案。
此平台可以追蹤我們現場指導會議的出席情況嗎？
是的。每次促進式指導會議後，促進者會在約定的簡報或特定會議任務中記錄出席情況，使其與會員記錄中的排程、對話和帳單並列。
