分散的預諮詢記錄
在客戶進行臨床評估之前，他們會就可用性、一般目標和價格問題交換行政細節。醫療美容中心經常將這些初步的詢問分散在未連結的系統中。如果沒有結構化的方式來記錄非醫療客戶記錄和初步對話，行政人員將難以準備準確的提案或安排後續對話或任務，導致在正式諮詢發生前就錯失了詢問。
主要特色
Workspace369 專為醫美診所設計的CRM涵蓋9個領域，包括客戶記錄、提案、專案和任務。
工作流程分為 5 個步驟，從「記錄初步客戶詢問」到「發出諮詢發票」。
Workspace369 起價為每月 29 美元（1 個使用者），Commander 計畫包含 20 個使用者、500 GB 儲存空間，以及每月 120,000 個 AI 代幣，價格為每月 299 美元。
額外使用者費用為每位 10 美元，額外 100 GB 儲存空間費用為 15 美元；完整定價公開於 Workspace369 定價頁面.
問題
醫美診所客戶管理中的行政摩擦
斷開連結的預訂和發票
行政團隊經常在一個工具中安排諮詢，並通過另一個完全獨立的程式開具帳單發票。這種脫節需要手動驗證，以在預訂員工日曆時段之前檢查客戶是否支付了諮詢定金。當排程和發票獨立運作時，行政人員花費數小時交叉比對記錄，導致預訂衝突和非臨床查詢的延遲跟進。
非結構化的後續協調
在初步諮詢後，醫美診所員工必須執行特定的行政任務，例如發送價格提案和追蹤客戶回覆。當這些任務透過紙本筆記或通用電子表格管理時，責任感就會消失。員工無法輕鬆看到誰需要後續對話或發送了哪些文件，這會導致延誤，由於協調不足，將溫熱的行政潛在客戶變成失去的商機。
混淆行政與臨床界線
將非臨床客戶管理與醫療記錄混合會給前台工作人員帶來營運混亂。當行政文件、排程和計費被強制納入僵化的臨床系統時，基本的業務營運就會減慢。工作人員需要一個用於客戶記錄、報價和排程的業務工作空間，以便有效率地管理業務管道，而無需接觸敏感的醫療記錄或治療計劃細節。
產品
體驗客戶感受的協作空間。
01
客戶真正會查看的入口網站
客戶可在品牌入口網站中查看進度、檔案和發票，無需向您的團隊詢問更新。
02
所有管道集中一個收件匣
電子郵件、簡訊、電話和語音信箱會顯示在客戶記錄旁邊 — 附有 AI 摘要，讓團隊中的任何人都能在完整了解情況下回覆。
03
客戶工作，以專案形式整理
每次合作的任務、檔案和狀態 — 團隊可見，並透過客戶入口網站讓客戶也可見。
04
從提案到已付款發票
發送報價、按里程碑或定期收款，並讓自動提醒追蹤任何未付款項。
工作流程
醫美諮詢後續工作流程
01
記錄初始客戶諮詢
工作流程始於潛在客戶要求美學選項資訊時。員工建立非臨床客戶記錄，以擷取基本聯絡資訊和一般偏好。員工可以直接在簡報中記錄初步對話，確保接待人員從第一條訊息就能立即看到客戶的歷史記錄。
02
安排諮詢
員工會使用排程功能來預約初步的非臨床諮詢。這次會議純粹專注於討論一般方案選項、時間表和營運政策。員工可以在系統內協調行政顧問的行事曆可用性，讓團隊能夠確認預約時間並附加相關的一般資訊檔案供客戶在會議前審閱。
03
開立諮詢提案
初步諮詢後，員工會生成提案，詳細說明討論的預計成本、時間表和套件選項。這些提案清楚地概述了業務條款。客戶可以透過客戶入口網站審查該文件，讓他們在安排任何臨床承諾或醫療評估之前，對協議和定價結構有透明的了解。
04
追蹤後續任務
一旦提案發送後，員工可以為前台團隊創建特定任務，以監控回覆時間。隨著對話的持續，員工會更新任務，確保沒有客戶被遺漏而沒有後續跟進。包含標準行政政策的檔案可透過客戶入口網站共享，讓所有非醫療相關文件保持井然有序且員工與客戶皆可存取。
05
開立諮詢發票
當客戶接受提案後，員工會為諮詢費產生並發送發票。客戶透過入口網站線上刷卡付款，員工會在發票上看到已完成的付款。這完成了導入流程，讓客戶為您的醫療軟體中的臨床導入做好充分準備。
產品涵蓋範圍
醫療美容中心的客戶營運
- 單一員工必須能夠在不離開系統的情況下，在五分鐘內記錄新的客戶記錄、安排諮詢並發出套餐提案。
- 客戶入口網站必須成功向測試使用者顯示已發送的提案和未結清的非臨床發票，讓他們能夠檢視文件，而不會暴露於臨床記錄系統。
- 前台團隊可以追蹤並完成連續三個後續任務，所有記錄的對話都保留為業務細節。
客戶記錄
提案
專案與任務
檔案
對話
排程
發票
客戶入口網站和帳單
工作流程自動化
在 App Store 上廣受好評
由客戶工作者評分。
★★★★★
終於感覺清爽我曾試過三四個多合一工具，但總是弄得一團糟。這是第一個讓我感覺很清爽的工具。十分鐘就設定好了客戶專案。
★★★★★
團隊導入順暢無礙我們將其推廣給八人團隊，採用過程輕鬆愉快 — 直觀且精緻。我希望有更多整合功能，但他們持續推出新功能。
★★★★★
每週省下數小時我曾同時使用筆記、任務、文件和更新的獨立工具。將它們整合到一個地方，每週真的為我省下數小時。支援也很及時。
常見問題
諮詢工作流程評估標準
我們可以使用此 CRM 來儲存醫療記錄或治療計畫嗎？
將臨床圖表、處方、治療計劃和敏感的醫療記錄保留在您的專用電子健康記錄軟體中。Workspace369 運行業務方面：客戶記錄、諮詢排程、提案、對話和發票。
客戶入口網站如何協助我們的醫美診所行政團隊？
客戶入口網站允許您的客戶查看提案、檢查排程預約時間、存取一般業務政策檔案，並支付諮詢發票。這透過為客戶提供直接的自助方式來管理他們與您的醫美診所的業務互動，從而減少了前台電話量。
我們可以在客戶預訂療程前追蹤銷售對話嗎？
是的。您可以在客戶記錄中記錄所有初步諮詢和非臨床對話。這有助於您的團隊協調後續任務並有效管理提案。階段和看板一目了然地顯示每個開放的諮詢；想要獨立銷售管道的團隊也可以比較 Pipedrive。
此系統可以自動指派後續任務給特定員工嗎？
工作流程自動化可以利用支援的觸發條件、條件和計時等待來建立任務、發送電子郵件或簡訊、發出提醒並通知團隊成員。電子郵件自動化從 Cadet 開始，簡訊步驟從 Voyager 開始；AI 草擬的工作流程從 Commander 開始。在啟用工作流程之前，請測試所需的事件、負責人和審核步驟。電話觸發條件需要包含語音功能的方案。模擬測試運行和執行日誌會顯示工作流程對樣本查詢的確切操作。
