未篩選的客戶諮詢
初步詢問經常在未經篩選的情況下傳入，導致入門佇列充滿不匹配的案例。沒有記錄對話和審查客戶記錄的清晰方法，員工會花費數小時手動解析詳細資訊。這種行政開銷延誤了對可行潛在客戶的回應。營運者需要一種結構化的方式來記錄初步接觸並安排初步評估，然後再建立正式專案或發送提案。
主要特色
Workspace369 的獨資與小型律師事務所 CRM 涵蓋 9 個領域，包括客戶記錄、提案、專案和任務。
工作流程分為 5 個步驟，從「記錄初步詢問」到「開票和付款追蹤」。
Workspace369 起價為每月 29 美元（1 個使用者），Commander 計畫包含 20 個使用者、500 GB 儲存空間，以及每月 120,000 個 AI 代幣，價格為每月 299 美元。
額外使用者費用為每位 10 美元，額外 100 GB 儲存空間費用為 15 美元；完整定價公開於 Workspace369 定價頁面.
問題
小型律師事務所導入的營運瓶頸
分散的導入通訊
當潛在客戶訊息分散在不同的帳戶中時，追蹤詢問的早期歷史記錄變得困難。對話、初始檔案和排程筆記與主要客戶記錄脫節。必須手動驗證詢問是否經過篩選，或是否已發送提案。這種管理組織的缺乏，會在導入期間導致重複提問和緩慢的回應時間。
斷開連結的專案追蹤
從已接受的諮詢轉向專案執行經常會產生營運上的摩擦。任務、相關文件和客戶記錄經常存儲在不同的位置。團隊成員必須在另一個工具中手動重新創建任務。沒有將專案直接連結到原始客戶記錄，追蹤進度和協調內部任務就需要過多的手動交叉檢查。
獨立的計費管理
對初始諮詢或里程碑進行計費，當在主要客戶系統之外處理時效率低下。產生發票需要從單獨的排程記錄和客戶記錄手動輸入資料。當發票與客戶對話和專案檔案斷開連結時，追蹤未付餘額就變成一項手動工作，迫使小型律師事務所花費額外的時間來驗證付款狀態。
產品
體驗客戶感受的協作空間。
01
客戶真正會查看的入口網站
客戶可在品牌入口網站中查看進度、檔案和發票，無需向您的團隊詢問更新。
02
所有管道集中一個收件匣
電子郵件、簡訊、電話和語音信箱會顯示在客戶記錄旁邊 — 附有 AI 摘要，讓團隊中的任何人都能在完整了解情況下回覆。
03
客戶工作，以專案形式整理
每次合作的任務、檔案和狀態 — 團隊可見，並透過客戶入口網站讓客戶也可見。
04
從提案到已付款發票
發送報價、按里程碑或定期收款，並讓自動提醒追蹤任何未付款項。
工作流程
入門和篩選工作流程
01
記錄初始諮詢
個人收到進件查詢並將詳細信息輸入客戶記錄，或將提交的申請請求轉換為客戶記錄。操作員記錄潛在客戶的聯繫信息，並將核心請求記錄在簡報中。此步驟在任何篩選發生之前開始跟踪。團隊使用此記錄來存儲後續對話和文件，將早期接觸點鏈接到一個特定的潛在客戶條目。
02
篩選與初步排程
營運者審查客戶記錄，以確定諮詢是否符合公司的入門標準。然後，人員使用排程工具設定入門電話會議。在此電話會議期間，管理員直接在諮詢檔案中記錄對話詳細資訊。此篩選步驟允許公司在進行正式參與或專案之前評估請求的範圍。
03
開立委託提案
篩選完成後，團隊成員會產生一份概述參與範圍、預計時間表和費用條款的提案。營運人員將相關檔案上傳至提案記錄並寄送給潛在客戶。潛在客戶透過其公開連結審閱、核准並電子簽署提案。此步驟在專案啟動前確保費用清晰。
04
激活參與項目
提案被潛在客戶接受後，操作員創建一個項目來管理參與任務。團隊概述具體任務，分配運營截止日期，並安排後續行動。與入職流程相關的所有對話和文件都存儲在此項目中。這種結構使公司能夠在一個地方跟踪每個參與的里程碑和進度。
05
發票開立與付款追蹤
在達到商定的里程碑後，營運者根據商定的條款將已接受的提案轉換為發票。營運者將這些發票連結到客戶記錄和專案檔案。管理員透過客戶入口網站或直接對話追蹤付款狀態並協調任何必要的後續事宜。這完成了週期，將帳單記錄與完整的專案歷史記錄一起保持有條理。
產品涵蓋範圍
獨資與小型律師事務所的客戶營運
- 操作員必須成功在客戶記錄中記錄測試查詢，將篩選筆記作為記錄新增到簡報中，並驗證筆記是否已正確儲存。
- 團隊成員必須安排一次導入活動，將其連結到客戶記錄，並確認對話記錄準確顯示排程時間。
- 管理員必須從專案視圖中產生測試發票，將其發送至客戶入口網站，並驗證客戶可以存取該檔案。
客戶記錄
提案
專案與任務
檔案
對話
排程
發票
客戶入口網站和帳單
工作流程自動化
在 App Store 上廣受好評
由客戶工作者評分。
★★★★★
終於感覺清爽我曾試過三四個多合一工具，但總是弄得一團糟。這是第一個讓我感覺很清爽的工具。十分鐘就設定好了客戶專案。
★★★★★
團隊導入順暢無礙我們將其推廣給八人團隊，採用過程輕鬆愉快 — 直觀且精緻。我希望有更多整合功能，但他們持續推出新功能。
★★★★★
每週省下數小時我曾同時使用筆記、任務、文件和更新的獨立工具。將它們整合到一個地方，每週真的為我省下數小時。支援也很及時。
常見問題
評估與接受標準
衝突檢查和信託帳戶如何處理？
將信託帳務和利益衝突檢查保留在您的法律事務所管理軟體中，並根據您律師協會的規則進行設定。Workspace369 處理客戶引入、客戶記錄、提案、排程、客戶訊息和發票，並附有 Specialist 的基本會計功能。
客戶入口網站如何在篩選過程中發揮作用？
客戶入口網站允許潛在客戶存取共用檔案並查看公司發送的提案。個人可以登入以驗證所需存取權限是否正常運作。入口網站是潛在客戶與公司聯繫並查看文件的地點，與內部任務管理分開。
我們可以像傳統 CRM 平台一樣管理銷售管道嗎？
是的。在客戶記錄中追蹤潛在客戶來源的諮詢，並將已核准的委託案作為具有階段和看板的專案來執行。如果您的公司想要一個僅限銷售的管道工具，Pipedrive 專注於銷售機會管道管理。Workspace369 負責整個客戶生命週期，從導入到提案、排程、任務和發票。
如何為新的詢問整理檔案和對話？
營運者可將對話和上傳的文件直接連結到相應的客戶記錄或專案條目。當某人收到新資訊時，他們會將其記錄在簡報中以維持有組織的歷史記錄。這使得任何審閱查詢的人都能看到記錄的時間表，從初步篩選電話到最終發票。
