聯絡人與付款人記錄分開
婚禮策劃師經常面臨行政混亂，因為新人與支付發票的實體不同。如果您的行政管理缺乏清晰的區分，帳單細節就會與設計對話混在一起。Workspace369 透過為每個聯絡人維護獨立的客戶記錄來解決這個問題，讓策劃師能夠將發票寄給付款人，同時讓新人透過入口網站查看排程和專案任務。
主要特色
Workspace369 的婚禮策劃師 CRM 涵蓋九個領域，包括客戶記錄、提案、專案和任務。
該工作流程包含 5 個步驟，從「建立獨立客戶記錄」到「完成發票和入口網站審核」。
Workspace369 起價為每月 29 美元（1 個使用者），Commander 計畫包含 20 個使用者、500 GB 儲存空間，以及每月 120,000 個 AI 代幣，價格為每月 299 美元。
額外使用者費用為每位 10 美元，額外 100 GB 儲存空間費用為 15 美元；完整定價公開於 Workspace369 定價頁面.
問題
婚禮協調的營運摩擦
中期供應商和時程變更
當儀式時間變更或餐飲供應商被更換時，更新必須立即反映在您的檔案和任務中。沒有結構化的專案系統，規劃師就會錯過更新關鍵時間表。Workspace369 允許您修改任務、上傳新供應商檔案，並在特定專案記錄中更新對話，確保所有參與規劃過程的人員都能記錄最新的後勤安排。
分散的預訂提案
透過標準電子郵件發送提案，經常會導致細節丟失和情侶延遲承諾。Workspace369 將您的初步提案與客戶記錄一起整理，追蹤專案開始前的確切檔案和對話。這會將早期範圍、排程區塊和初步發票連結到正確的個人資料，防止在同時管理多個查詢時發生行政重疊。
混亂的客戶溝通
混合文字訊息、個人電子郵件和電話筆記，難以追蹤供應商確認和伴侶請求。Workspace369 將所有對話、排程細節和共用檔案保留在客戶入口網站和專案檢視中。這種結構化的環境讓您的團隊可以在專案檢視中記錄儀式時間或供應商後勤的變更。
產品
體驗客戶感受的協作空間。
01
客戶真正會查看的入口網站
客戶可在品牌入口網站中查看進度、檔案和發票，無需向您的團隊詢問更新。
02
所有管道集中一個收件匣
電子郵件、簡訊、電話和語音信箱會顯示在客戶記錄旁邊 — 附有 AI 摘要，讓團隊中的任何人都能在完整了解情況下回覆。
03
客戶工作，以專案形式整理
每次合作的任務、檔案和狀態 — 團隊可見，並透過客戶入口網站讓客戶也可見。
04
從提案到已付款發票
發送報價、按里程碑或定期收款，並讓自動提醒追蹤任何未付款項。
工作流程
婚禮修改工作流程步驟
01
建立獨立的客戶記錄
首先，在 Workspace369 中為該夫婦和付款人創建不同的客戶記錄。在簡介中記錄他們各自的角色、聯繫方式和溝通偏好。此初始設置確保未來的提案和發票將專門發送給付款人，而項目任務、設計文件和日程安排請求將通過他們專用的門戶訪問權限對該夫婦保持可訪問狀態。
02
開立提案與初始發票
生成詳細的提案，概述規劃範圍、初步時間表和付款里程碑。將提案發送給付款人以供批准和電子簽署，然後將其轉換為付款人客戶記錄上的初始訂金發票。將所有早期設計檔案和排程參數儲存在專案工作區中，讓情侶可以審查規劃的里程碑，而不會將財務交易暴露給未處理資金的聯繫人。
03
執行專案任務與排程
使用任務、排程區塊和檔案儲存庫建置婚禮專案時間表。將特定任務指派給您的團隊負責供應商聯繫和場地協調。使用對話功能記錄外部供應商的更新。新人可以透過客戶入口網站追蹤這些非財務里程碑，讓他們了解儀式時間調整和供應商選擇。
04
處理工作流程中途的供應商更換
當供應商變更或儀式時間轉移時，請立即更新專案記錄。將新的供應商合約上傳到檔案部分，調整排程區塊，並重寫受影響的任務。在簡報中記錄時間變更的確切原因。此更新確保專案反映當前的營運現實，而不會影響不相關的客戶記錄。
05
完成發票開立與入口網站審查
根據更新的專案範圍向付款方開立最終發票。引導該對象至客戶入口網站，以最終審查排定的任務、時間區塊和已確認的文件。在系統內完成所有最終對話，以確保完整的記錄得以保留，用於活動後驗證和長期文件保存。
產品涵蓋範圍
婚禮策劃師的客戶營運
- 系統必須成功為夫婦和付款人維護獨立的客戶記錄，確保發票僅路由到財務聯絡人，同時專案任務與夫婦共享。
- 測試人員必須驗證，當供應商名稱和儀式時間變更時，規劃者可以在專案內更新任務、文件和對話。
- 客戶入口網站必須允許這對夫婦檢視更新的排程和檔案，而不會授予他們存取付款人的私人帳單設定檔或單獨發票的權限。
客戶記錄
提案
專案與任務
檔案
對話
排程
發票
客戶入口網站和帳單
工作流程自動化
在 App Store 上廣受好評
由客戶工作者評分。
★★★★★
終於感覺清爽我曾試過三四個多合一工具，但總是弄得一團糟。這是第一個讓我感覺很清爽的工具。十分鐘就設定好了客戶專案。
★★★★★
團隊導入順暢無礙我們將其推廣給八人團隊，採用過程輕鬆愉快 — 直觀且精緻。我希望有更多整合功能，但他們持續推出新功能。
★★★★★
每週省下數小時我曾同時使用筆記、任務、文件和更新的獨立工具。將它們整合到一個地方，每週真的為我省下數小時。支援也很及時。
常見問題
婚禮策劃工作流程的評估標準
我可以在同一個婚禮專案中管理不同的聯絡人嗎？
是的。Workspace369 允許您為夫婦和付款人維護獨立的客戶記錄。您可以將兩個個人記錄連結到單一專案。這種結構確保發票發送給付款人，而排程協調和專案文件則可供夫婦透過入口網站存取。
如何在專案檢視中處理供應商變更？
當供應商變更時，團隊成員會更新專案任務，上傳新的供應商檔案，並在對話標籤頁中記錄詳情。在簡報中記錄確切的時間調整，以便時間表保持準確並對您的規劃團隊可見。
系統是否包含外部婚禮供應商的自動可用性同步？
Workspace369 從 Specialist 開始透過 Webhook 和 API 連接其他系統。映射您需要的事件和欄位，設定權限，並在依賴同步之前測試失敗處理與樣本記錄。
夫妻能否將其自己的設計檔案上傳到系統？
是的。夫婦可以使用客戶入口網站上傳檔案、查看其專案任務並參與持續的對話。這將他們的設計靈感和時間表要求直接組織在主要專案記錄中，與路由給付款人的發票和提案完全分開。
