預訂後套裝修改
夫妻倆經常在簽署初始協議數月後要求額外的儀式拍攝。當婚禮電影套裝在預訂日期後增加額外的儀式拍攝時，錄影師必須手動更新行政檔案。如果沒有結構化的方式來追蹤客戶記錄中的這些變更，額外的拍攝時數可能會在最終排程中被忽略，導致實際婚禮當天的排程出現摩擦。
主要特色
Workspace369 的婚禮錄影師 CRM 涵蓋九個領域，包括客戶記錄、提案、專案和任務。
該工作流程包含 5 個步驟，從「記錄修改請求」到「開啟客戶入口網站存取權」。
Workspace369 起價為每月 29 美元（1 個使用者），Commander 計畫包含 20 個使用者、500 GB 儲存空間，以及每月 120,000 個 AI 代幣，價格為每月 299 美元。
額外使用者費用為每位 10 美元，額外 100 GB 儲存空間費用為 15 美元；完整定價公開於 Workspace369 定價頁面.
問題
婚禮影片管理的營運摩擦
斷開連結的排程和發票
當要求額外的儀式攝影時，發票必須立即反映更新的工時。如果發票未手動連結到更新的專案詳細資訊，最終付款將與提供的服務不符。錄影師需要一種方法來調整發票以及排程修改，以便在拍攝開始前，最終餘額能反映婚禮拍攝的實際範圍。
零散的客戶對話
關於增加額外攝影師或延長儀式時間的討論經常發生在多個電子郵件線程中。如果這些對話沒有直接儲存在客戶記錄中，攝影師可能會忘記具體的時程調整。這種結構的缺乏使得在準備拍攝團隊的最終時程時難以驗證同意的內容。
錯位的提案細節
一旦一對夫婦修改了他們的婚禮影片套裝，初步提案就會過時。如果更新的需求從未傳達給新的提案或專案任務，團隊就會基於舊數據進行操作。這會導致對交付成果和服務時間的混淆。
產品
體驗客戶感受的協作空間。
01
客戶真正會查看的入口網站
客戶可在品牌入口網站中查看進度、檔案和發票，無需向您的團隊詢問更新。
02
所有管道集中一個收件匣
電子郵件、簡訊、電話和語音信箱會顯示在客戶記錄旁邊 — 附有 AI 摘要，讓團隊中的任何人都能在完整了解情況下回覆。
03
客戶工作，以專案形式整理
每次合作的任務、檔案和狀態 — 團隊可見，並透過客戶入口網站讓客戶也可見。
04
從提案到已付款發票
發送報價、按里程碑或定期收款，並讓自動提醒追蹤任何未付款項。
工作流程
婚禮影片套裝調整的分步流程
01
記錄修改請求
當一對夫婦在預訂日期後要求額外的儀式拍攝時，請手動開啟其客戶記錄。審閱現有的對話以確認確切的時間表變更。在簡報中記錄客戶需要額外一小時的儀式拍攝，確保此筆記在您更新即將到來的婚禮活動的任何相關提案或發票之前可見。
02
更新提案
生成新提案或修改現有專案文件，以反映額外的儀式報導時間。此手動更新確保工作範圍與新時間表相符。將提案直接連結到客戶記錄，以便任何審閱該專案的操作員在排程發生之前都能看到調整後的條款和增加的時間。
03
調整時程與任務
開啟排程模組以調整婚禮日期的抵達和離開時間。為錄影團隊建立具體任務，以涵蓋延長的儀式時間表。這確保拍攝排程和團隊任務與更新的提案一致。
04
開立修改後的發票
修改專案發票，包含額外儀式報導的費用。手動審查發票，驗證項目是否與更新的提案細節相符。將發票發送到客戶入口網站，以便新人可以在婚禮當天前審查其更新的財務餘額並完成付款。
05
開啟客戶入口網站存取權
指示客戶登入客戶入口網站以查看其更新的排程詳細資訊、提案和發票。人工營運者必須檢查入口網站是否顯示正確的延長工時。此手動驗證確保在實體製作在現場開始之前，雙方都對約定的範圍達成一致。
產品涵蓋範圍
婚禮錄影師的客戶營運
- 人類操作員確認更新的客戶記錄在專案摘要中顯示額外的儀式報導時數，並且更新的時間表是可見的。
- 修改後的發票準確反映了額外的保險費用，手動檢查確認該發票可在客戶入口網站中供夫婦兩人查閱。
- 排程模組顯示婚禮日期的調整後時間，並且團隊任務已更新，以正確反映延長的儀式拍攝時間表，沒有錯誤。
客戶記錄
提案
專案與任務
檔案
對話
排程
發票
客戶入口網站和帳單
工作流程自動化
在 App Store 上廣受好評
由客戶工作者評分。
★★★★★
終於感覺清爽我曾試過三四個多合一工具，但總是弄得一團糟。這是第一個讓我感覺很清爽的工具。十分鐘就設定好了客戶專案。
★★★★★
團隊導入順暢無礙我們將其推廣給八人團隊，採用過程輕鬆愉快 — 直觀且精緻。我希望有更多整合功能，但他們持續推出新功能。
★★★★★
每週省下數小時我曾同時使用筆記、任務、文件和更新的獨立工具。將它們整合到一個地方，每週真的為我省下數小時。支援也很及時。
常見問題
套裝修改的評估標準
原始婚禮影片檔案應放在哪裡？
將原始影片素材、編輯和影片交付保留在為高解析度影片建置的儲存和後期製作系統中。Workspace369 處理每場婚禮的業務端事務：客戶記錄、簽署的提案、排程、客戶訊息、發票和付款。
在支付押金後，我該如何處理套裝方案升級？
您必須手動開啟客戶記錄並更新專案任務和報價。然後，調整發票以新增額外的儀式涵蓋項目。最後，通知新人查看客戶入口網站，以便他們能夠檢視更新的排程詳細資訊並在婚禮前支付剩餘款項。
系統可以自動指派任務給我的第二攝影師嗎？
工作流程自動化可以利用支援的觸發條件、條件和計時等待來建立任務、發送電子郵件或簡訊、發出提醒並通知團隊成員。電子郵件自動化從 Cadet 開始，簡訊步驟從 Voyager 開始；AI 草擬的工作流程從 Commander 開始。在啟用工作流程之前，請測試所需的事件、負責人和審核步驟。電話觸發條件從 Specialist 開始，其中包含語音功能。
當時間表變更時，如何追蹤客戶對話？
所有客戶對話都儲存在特定的客戶記錄中。當一對新人要求在預訂日期後額外增加儀式報導時，您會在簡報中記錄這些對話中的確切詳細資訊。這會將所有客戶通訊與您的提案、專案和發票一起整理好。
