Bestes CRM für virtuelle Assistenten 2026: Retainer, Stunden, Aufgaben

Was ein CRM für virtuelle Assistenten ist (und was nicht)

Ein CRM für virtuelle Assistenten ist die geschäftliche Seite der Arbeit eines Assistenten: wer der Kunde ist, welche Stunden oder Aufgaben Sie jeden Monat vereinbart haben, wer aus seinem Team Arbeit anfordern kann, was Sie protokolliert haben und was noch unbezahlt ist. Es ist kein E-Mail-Ersatz, kein Passwort-Tresor und kein Projekt-Tool für das Team des Kunden. Bewahren Sie Kunden-Logins in einem Passwort-Manager auf, nicht in Notizen. Wenn ein Tool Kontakte speichert, aber Zeit und Abrechnung anderen Apps überlässt, lebt die Stundenvereinbarung in einem E-Mail-Thread, und ein zweiter Anforderer kann den Monat stillschweigend über das Limit treiben.

Wie wir diese Tools verglichen haben

Wir haben jedes Tool anhand derselben fünf Punkte verglichen, wobei wir nur die Preis- und Produktseiten des Anbieters verwendet haben:

1. Einstiegspreis für eine Person, monatlich und jährlich abgerechnet, wie am 25. Oktober 2026 aufgeführt.
2. Honorare und Stundenabdeckung in diesem Plan: Zeiterfassung, wiederkehrende Rechnungen oder Honorare und die Umwandlung von erfasster Zeit in eine Rechnung.
3. Kundenorientierte Elemente: Kundenportal, Angebote oder Verträge und Aufgaben oder Projekte.
4. Harte Limits im Einstiegsplan: aktive Kunden, Projekte, Benutzer oder Lead-Formulare.
5. Testbedingungen: Länge und ob der Anbieter angibt, dass eine Karte benötigt wird.

Wir haben Geschwindigkeit, Support, Zuverlässigkeit oder mobile Apps nicht getestet und keine Drittanbieterbewertungen verwendet. Die Reihenfolge spiegelt die Eignung für einen VA wider, der Honorare und Stundenpakete abrechnet. HubSpot und Harvest sind Teilwerkzeuge und werden zuletzt platziert.

Das beste CRM für virtuelle Assistenten im Jahr 2026

1. Workspace369, am besten für VAs, die Retainer und Stundenpakete abrechnen

Workspace369 legt die Kundenakte, ein Angebot der Kunde online genehmigt, ein Mandat mit einer monatlichen Stundenbank, Aufgaben, Zeiterfassung mit Stundenzetteln, einem privaten Kundenportal und Rechnungen an einem Ort. Cadet kostet 29 $ pro Monat für eine Person (23,25 $ jährlich abgerechnet) und beinhaltet Retainer, wiederkehrende Rechnungen, Anzahlungen, abrechenbare Zeiten, die zu Rechnungsposten werden, und eine Automatisierung zur Zahlungsnachverfolgung im Plan. E-Mail-Automatisierungen sind enthalten, mit bis zu 3 aktiven Workflows. Der Screenshot ist ein Demo-Datensatz, kein Kundenergebnis.

Einschränkungen: Cadet erlaubt 5 aktive Projekte und einen Platz, sodass ein VA mit vielen kleinen Kunden die Obergrenze erreichen kann; Voyager (74 $ pro Monat, zwei Plätze, Anrufe und Texte, gemeinsamer Posteingang) hebt diese auf, und zusätzliche Plätze kosten ab Voyager 10 $ pro Monat. Online-Buchung, Ausgaben und Zahlungspläne beginnen bei Specialist (149 $ pro Monat). Es erzwingt keine Stundenobergrenze für Sie, also schreiben Sie die Obergrenze in das Angebot. Die 14-tägige Testversion benötigt eine Karte.

Am besten für: Solo-VAs mit bis zu fünf aktiven Kundenprojekten oder kleinen VA-Agenturen auf Voyager, die monatliche Honorare verkaufen und Zeit, Aufgaben, Portal und Rechnungen ohne zusätzliche Apps wünschen.

2. Moxie, am besten für den niedrigsten geprüften Preis

Moxie listet auf seiner Website eine Seite für virtuelle Assistenten auf. Starter kostet $12 pro Monat oder $10 pro Monat, jährlich abgerechnet, und die Preisseite listet Kunden- und Projektmanagement, Rechnungsstellung und Zahlungen, Angebote, Kostenvoranschläge und Verträge, Zeiterfassung, eine Vertriebspipeline, einen Formularersteller und Besprechungsplaner auf. Die Testversion dauert 14 Tage, und Moxies Homepage besagt, dass keine Kreditkarte erforderlich ist. Wenn Sie den untenstehenden Test durchführen, ist jeder Schritt bis zur Rechnung auf Starter aufgeführt. Pro kostet $25 pro Monat (jährlich abgerechnet $20) und fügt das White-Label-Kundenportal, eine benutzerdefinierte Domain und Workflow-Automatisierungen hinzu.

Einschränkungen: Kein White-Label-Portal oder Automatisierungen auf Starter, daher bleiben Erinnerungen und Kundenaktualisierungen manuell bis Pro. Die Preisseite nennt keine wiederkehrende Abrechnung, aber Moxies Hilfe-Center dokumentiert wiederkehrende Rechnungen und Zahlungspläne ohne Angabe eines Plan-Gates, also bestätigen Sie diese auf Starter, bevor Sie einen Dauerauftrag planen.

Am besten für: neue VAs, die Angebote, Zeit und Rechnungen günstig wünschen und Updates manuell nachverfolgen können.

3. Plutio, am besten für ein All-Inclusive-Solo-Paket

Plutio listet Projekte, Rechnungen, Verträge, Planer und Formulare als Kernfunktionen auf jedem Plan auf. Core kostet $19 pro Monat (jährlich abgerechnet $190) und beinhaltet 100 GB Speicherplatz; die Seite gibt an, dass Projekte, Rechnungen, Verträge, Planer, Formulare und Zeiterfassung auf jedem Plan enthalten sind. Die Testversion dauert 7 Tage und die Seite gibt an, dass keine Karte erforderlich ist. Der Haken ist die Obergrenze: Core erlaubt 9 aktive Kunden und keine Mitwirkenden, und die Testversion erlaubt 3 aktive Kunden. Zählen Sie die Kunden, die Sie aktiv betreuen, bevor Sie beginnen; der zehnte Kunde bringt Sie zu Pro für $49 pro Monat.

Einschränkungen: Nur Solo auf Core, 500 Workflow-Aktionen pro Monat, und White-Label ist ein Add-on. Eine wachsende VA-Agentur mit einigen Assistenten wächst schnell darüber hinaus.

Am besten für: ein Solo-VA mit einer kleinen, stetigen Klientenliste, der von Anfang an jedes Modul möchte.

4. Bonsai, am besten für stundenweise Abrechnung pro Benutzer

Bonsai berechnet pro Benutzer. Basic kostet $15 pro Monat (jährlich abgerechnet $9) mit Zeiterfassung, Aufgaben, unbegrenzten Projekten und einem CRM. Essentials, für $25 pro Monat (jährlich abgerechnet $19), fügt Rechnungen und Zahlungen, Renten- und Abonnementrechnungen, Angebote und Verträge, Formulare, Terminplanung, das Kundenportal und Ausgabenverfolgung hinzu. Die Testversion läuft 7 Tage, dann fragt Bonsai nach Kreditkartendaten, um fortzufahren. Testen Sie Essentials, nicht Basic, da Basic die Rechnung nicht senden kann. Elite kostet $49 pro Monat bei jährlicher Abrechnung (monatlich $59) mit einem Minimum von drei Benutzern, daher ist es nur relevant, sobald Sie jemanden einstellen.

Einschränkungen: Rechnungen und das Portal sind nicht in Basic enthalten, und benutzerdefinierte Felder sowie Kundenaufgaben und Nachrichten beginnen bei Premium ($39 pro Monat, $29 jährlich abgerechnet).

Am besten für: VAs, die nach Stunden abrechnen und Unterauftragnehmer einzeln hinzufügen.

5. HoneyBook, am besten für VA-Paketdienste

HoneyBook Starter kostet $29 pro Monat bei jährlicher Abrechnung und bietet unbegrenzte Kunden und Projekte, Rechnungen und Zahlungen, Angebote und Verträge, einen Kalender, ein Kundenportal und grundlegende Berichte. Die FAQ bieten eine 30-tägige Testversion ohne Kreditkarte an. Wenn Sie feste Pakete wie eine Inbox-Management-Einrichtung verkaufen, passt der Inquiry-to-Payment-Flow gut. Die Preisseite listet auch eine 60-tägige Geld-zurück-Garantie auf, was das Risiko der Testversion bei echten Arbeiten verringert. Starter kostet $29 pro Monat bei jährlicher Abrechnung; der monatliche Starter-Preis ist siehe Website.

Einschränkungen: Starter erlaubt bis zu 2 Live-Lead-Formulare. Die Preisseite listet keine Zeiterfassung oder deren Plan auf, obwohl das Hilfe-Center von HoneyBook einen Zeiterfasser beschreibt, der abrechenbare Stunden auf Rechnungen setzt. Bestätigen Sie dies daher in der Testversion, bevor Sie sich auf eine Stundenbegrenzung verlassen. Essentials ($49 pro Monat bei jährlicher Abrechnung, $59 monatlich) fügt einen Planer, Automatisierungen, bis zu 10 Lead-Formulare und bis zu 2 Teammitglieder zusätzlich zum Kontoinhaber hinzu.

Am besten für: VAs, die feste Pakete statt erfasster Stunden verkaufen.

6. Dubsado, am besten für Onboarding mit vielen Formularen

Dubsado Starter kostet $335 pro Jahr und Premier $525 pro Jahr; die monatlichen Preise sind siehe Website. Die Testversion dauert 21 Tage mit vollem Premier-Zugang und ohne Angabe von Kreditkartendaten. Beide Pläne listen unbegrenzte Kunden und Projekte, Rechnungsstellung und Zahlungspläne, Kundenportale, Formularvorlagen und E-Mail-Vorlagen auf; drei zusätzliche Benutzer sind kostenlos. Starter hat ein aktives Lead-Capture-Formular. Terminplanung, automatisierte Workflows und öffentliche Angebote erfordern Premier.

Einschränkungen: Die Preisseite listet keine Zeiterfassung auf, aber das Hilfe-Center von Dubsado besagt, dass die Zeiterfassung eine Premier-Funktion ist, die Einträge Rechnungen zuordnet, sodass Starter ein weiteres Tool für Stunden benötigt. Der monatliche Preis ist siehe Website, also prüfen Sie ihn, wenn Sie nicht jährlich bezahlen möchten.

Zusätzliche Marken kosten jeweils 10 $ pro Monat, was hilfreich ist, wenn Sie eine zweite VA-Marke betreiben, und Benutzer über die drei kostenlosen hinaus werden auf der Seite in Bandbreiten bepreist.

Am besten für: VAs mit einem wiederholbaren Onboarding-Fragebogen, die die Formulare einmal erstellen.

7. HubSpot CRM und Harvest, am besten als Teilwerkzeuge

Das kostenlose CRM von HubSpot gibt an, dass es für bis zu 2 Benutzer kostenlos ist, mit 1.000 Kontakten und ohne Zeitlimit und ohne Karte. Die Seite listet Kontakte, Deal-Pipelines, Aufgaben und Aktivitäten sowie Berichte auf, aber keine Zeiterfassung, kein Kundenportal und keine Retainer-Abrechnung, sodass es Kontakte und eine Pipeline abdeckt. Harvest hat einen kostenlosen Plan mit 1 Platz und 2 Projekten, einschließlich Zeiterfassung, Rechnungsstellung und Spesenverfolgung, und Teams beginnt bei $9 pro Platz pro Monat bei jährlicher Abrechnung ($11 monatlich) mit einer 30-tägigen Testversion. Harvest gibt an, dass für eine Testversion keine Kreditkarte erforderlich ist.

Einschränkungen: keiner listet ein Kundenportal, Angebote oder wiederkehrende Honorarrechnungen in den beschriebenen Plänen auf.

Am besten für: ein VA, der nur eine kostenlose Kontaktliste (HubSpot) oder nur Zeiterfassung und Rechnungen (Harvest) benötigt. Beides kann neben einem leichteren Tool stehen, aber dann leben die Stundenvereinbarung, die Aufgaben und die Rechnung an drei Orten, was die Abweichung ist, die dieser Leitfaden zu vermeiden versucht.

Vergleich nebeneinander

Welches Tool passt zu Ihrem VA-Geschäft?

Workspace369 in Aktion für einen monatlichen Retainer-Kunden

So sieht der Stundensatz-Test unten in Workspace369 aus. Beide Screenshots stammen aus einem Demo-Arbeitsbereich mit Beispieldaten (ein Auto-Detailing-Unternehmen im Commander-Plan), nicht aus einem VA-Konto und nicht aus einem Kundenergebnis.

Das Board zeigt 10 aktive Projekte in Spalten, jede Karte mit Fortschrittsbalken, Budget und verbleibenden Tagen. Die Seitenleiste listet Kunden, Anfragen, Projekte, Kalender, Aufgaben, Erinnerungen, Zeiterfassung, Angebote und Rechnungen auf. Ein VA würde ein Projekt pro Retainer-Kunden führen: Aufgaben von jedem Anfragenden kommen auf das Projekt, und Zeiterfassung Timer und Zeiterfassungsprotokolle dagegen. Cadet erlaubt 5 aktive Projekte; diese Demo ist auf Commander.

Der Rechnungseditor zeigt die Details auf der linken Seite und eine kundenorientierte Vorschau auf der rechten Seite, mit bereits angewendeter Teilzahlung. Am Monatsende wandeln Sie die erfassten Stunden in Rechnungsposten um, und eine Honorar wiederholt jeden Monat dieselbe Rechnung. Der Kunde sieht das Projekt, die Nachrichten und die Rechnung in der Kundenportal anstatt in einem E-Mail-Thread. Die Registerkarte „Zahlungsplan“ in diesem Screenshot erfordert Specialist oder höher.

Richten Sie den Kunden als Stundenkontingent-Honorar ein, und der Stundenzähler zeigt genehmigte Stunden, Stunden, die auf Ihre Genehmigung warten, und was übrig ist, mit Benachrichtigungen bei 80 % und 100 % der Monatsstunden. Stundenkontingente für Honorare sind auf jedem Plan verfügbar.

Was es für eine VA nicht tut: Es stoppt die Arbeit nicht bei der Obergrenze, also vereinbaren Sie im Angebot, was mit zusätzlichen Stunden geschieht. Es ist kein Passwort-Tresor. Online-Buchung beginnt bei Specialist.

Führen Sie während der Testphase einen Test für eine Stundenobergrenze durch

Nehmen Sie einen fiktiven Kunden einen Monat lang in jedem Tool, das Sie auswählen:

1. Erfassen Sie die monatliche Stundenvereinbarung und die enthaltenen Aufgaben und senden Sie diese als Angebot oder als Briefing, das der Kunde genehmigt.
2. Erstellen Sie ein Projekt mit Aufgaben von zwei verschiedenen Anforderern beim Kunden.
3. Protokollieren Sie die Zeit gegen beide mit dem Timer, dann bearbeiten Sie einen Eintrag in der Zeiterfassung.
4. Überschreiten Sie den Monat über das Limit hinaus, senden Sie dann dem Kunden eine Nachricht darüber und fügen Sie die Stundennachweise bei.
5. Wandeln Sie die erfasste Zeit in eine Rechnung um und richten Sie die Rechnung für das Honorar des nächsten Monats ein.
6. Exportieren Sie die Kundendaten und prüfen Sie, was herauskommt.

Wenn Sie den Test durchführen, behält das beste Tool Aufgaben, Zeiten, Nachrichten und Rechnungen in einer Kundenakte, und der Rechnungsbetrag stimmt mit Ihrer Zeiterfassung überein. Jede Abweichung ist das Leck, für das dieser Test entwickelt wurde. Bepreisen Sie die zusätzlichen Stunden zuerst mit dem kostenlosen Geltungsbereichsänderungsanforderungs-Builder und legen Sie Ihren Preis mit dem Stundensatzrechner.

Wann man es einfach halten sollte

Wenn Sie zwei oder drei Stammkunden haben, können eine gemeinsame Aufgabenliste, eine Timer-App und eine Rechnungsvorlage Ihnen sehr helfen. Wechseln Sie zu einem Kundenarbeits-Tool, wenn sich zwei Anforderer widersprechen, wenn Sie nicht sagen können, welche Stunden Sie vor drei Monaten vereinbart haben, oder wenn Sie verspätete Zahlungen manuell verfolgen. Der Produktseite für virtuelle Assistenten zeigt, wie Workspace369 handhabt Angebote, Kommunikation und Rechnungen, und die Preisseite hat aktuelle Pläne. Workspace369 unterstützt auch Workflow-Automatisierungen für Erinnerungen und Nachfassaktionen, mit E-Mail-Automatisierungen in jedem Plan.

Führen Sie vor dem Importieren echter Kunden einen vollen Monat mit Demodaten durch und prüfen Sie, ob Ihre Datensätze exportiert werden können.