Πώς να αποκτήσετε έναν επαγγελματικό αριθμό τηλεφώνου για εργασίες πελατών

Ένας επαγγελματικός αριθμός τηλεφώνου δίνει στους πελάτες ένα επαγγελματικό σημείο για να καλούν ή να στέλνουν μηνύματα χωρίς να εκθέτουν μια προσωπική γραμμή. Η σωστή ρύθμιση θα πρέπει επίσης να δρομολογεί κλήσεις, να σέβεται τις ώρες λειτουργίας, να καταγράφει φωνητικό ταχυδρομείο, να αντιστοιχίζει καλούντες με εγγραφές CRM και να μετατρέπει τις συνομιλίες σε υπεύθυνες παρακολούθησεις.

Γρήγορη απάντηση

Για να αποκτήσετε έναν αριθμό τηλεφώνου επιχείρησης, επιλέξτε τον τύπο αριθμού, αναζητήστε το διαθέσιμο απόθεμα, συμπληρώστε τυχόν απαιτούμενη εγγραφή ταυτότητας ή μηνυμάτων, διαθέστε τον αριθμό και διαμορφώστε τη δρομολόγηση, τις ώρες λειτουργίας, το φωνητικό ταχυδρομείο, το SMS, την αναγνώριση κλήσης και την ιδιοκτησία της ομάδας. Το Workspace369 υποστηρίζει την αναζήτηση και διάθεση νέων αριθμών εντός του Workspace Voice.

Αποφασίστε τι πρέπει να κάνει ο αριθμός

Πριν επιλέξετε ψηφία, καταγράψτε τις πραγματικές λειτουργικές απαιτήσεις:

• Ποιος πρέπει να λαμβάνει εισερχόμενες κλήσεις;
• Πρέπει να χτυπούν πολλοί άνθρωποι ταυτόχρονα ή διαδοχικά;
• Τι συμβαίνει μετά τις ώρες εργασίας, τις αργίες ή όταν κανείς δεν απαντά;
• Χρειάζονται οι καλούντες ένα μενού IVR;
• Θα στέλνει και θα λαμβάνει ο αριθμός επαγγελματικά μηνύματα κειμένου;
• Πρέπει οι κλήσεις να καταγράφονται ή να συνοψίζονται;
• Ποια εγγραφή πελάτη πρέπει να εμφανίζεται όταν καλεί ένας πελάτης;
• Τι πρέπει να συμβαίνει μετά από μια αναπάντητη κλήση ή φωνητικό μήνυμα;

Αυτή η λίστα έχει μεγαλύτερη σημασία από την εύρεση ενός αξιομνημόνευτου αριθμού. Ένας αριθμός χωρίς σχέδιο δρομολόγησης και παρακολούθησης απλώς δημιουργεί ένα ακόμη εισερχόμενο.

Τοπικός, χωρίς χρέωση ή άλλος τύπος αριθμού

Τοπικός αριθμός

Ένας τοπικός αριθμός χρησιμοποιεί κωδικό περιοχής που σχετίζεται με μια γεωγραφική περιοχή. Μπορεί να είναι μια ισχυρή επιλογή όταν οι πελάτες αναμένουν μια τοπική επιχειρηματική παρουσία.

Αριθμός χωρίς χρέωση

Ένας δωρεάν αριθμός μπορεί να λειτουργήσει για επιχειρήσεις που εξυπηρετούν πελάτες σε πολλές περιοχές ή παρουσιάζουν ένα εθνικό σημείο επαφής.

Υπάρχων αριθμός

Ορισμένοι πάροχοι υποστηρίζουν τη μεταφορά υπάρχοντος αριθμού. Το Workspace369 δεν προσφέρει επί του παρόντος μεταφορά αριθμού, επομένως οι ομάδες που αξιολογούν το Workspace Voice θα πρέπει να σχεδιάσουν γύρω από την παροχή νέου αριθμού.

Ρύθμιση της πλήρους διαδρομής κλήσης

Μετά την παροχή, διαμορφώστε:

1. Επιχειρησιακές ώρες και αργίες: αποφασίζει πότε είναι διαθέσιμη η ομάδα και τι συμβαίνει εκτός αυτού του προγράμματος.
2. Ομάδες κλήσεων: χρησιμοποιήστε ταυτόχρονη, round-robin ή δρομολόγηση με τον μακρύτερο αδρανή με βάση την κάλυψη της ομάδας.
3. IVR και αυτόματος τηλεφωνητής: χαιρετήστε τους καλούντες και δρομολογήστε επιλογές πληκτρολογίου σε ένα άτομο, ομάδα, ουρά ή φωνητικό μήνυμα.
4. Προώθηση σε περίπτωση μη απάντησης: ορίζει εάν οι αναπάντητες κλήσεις μεταβαίνουν σε άλλο αριθμό ή στο αυτόματο τηλεφωνητή.
5. Χαιρετισμός φωνητικού ταχυδρομείου: χρησιμοποιήστε έναν σαφή χαιρετισμό που εξηγεί πότε και πώς θα απαντήσει η ομάδα.
6. Αναγνώριση κλήσης και αντιστοίχιση πελάτη: συνδέστε τον εισερχόμενο αριθμό με το σωστό ιστορικό πελάτη.
7. Παρακολούθηση χαμένης κλήσης: αποφασίζει εάν θα δημιουργηθεί μια απάντηση SMS, μια εργασία, μια υπενθύμιση ή μια επανάκληση.

Σύνδεση τηλεφωνικού αριθμού με CRM

Ένας επαγγελματικός αριθμός γίνεται πιο πολύτιμος όταν η ομάδα μπορεί να βλέπει τα έργα, τα αιτήματα, τα τιμολόγια, τα αρχεία, τα προηγούμενα μηνύματα και τις σημειώσεις του καλούντος πριν απαντήσει.

Το Workspace369 διατηρεί Workspace Voice, SMS, φωνητικό μήνυμα, αντιστοίχιση καλούντος, εγγραφές, περιλήψεις AI, σημειώσεις, εργασίες, έργα και πλαίσιο χρέωσης γύρω από την εγγραφή πελάτη. Ο αριθμός τηλεφώνου γίνεται μέρος της ροής εργασίας αντί για ξεχωριστή βοηθητική λειτουργία.

Επιχειρηματικά μηνύματα κειμένου και εγγραφή

Τα επιχειρηματικά μηνύματα κειμένου μπορεί να απαιτούν ροές εργασίας εγγραφής και συναίνεσης ανάλογα με τον προορισμό, την περίπτωση χρήσης και τους κανόνες του παρόχου. Οι ομάδες θα πρέπει να σχεδιάζουν για επαλήθευση ταυτότητας, εγκεκριμένες περιπτώσεις χρήσης μηνυμάτων, διαχείριση opt-out, καταστολή και παρακολούθηση παράδοσης αντί να υποθέτουν ότι ένας νέος αριθμός μπορεί αμέσως να στείλει κάθε τύπο καμπάνιας.

Το Workspace369 εκθέτει την κατάσταση απαιτήσεων μηνυμάτων A2P και διεθνών, χειρισμό αποχώρησης, λίστες καταστολής και κατάσταση παράδοσης όπου έχει διαμορφωθεί. Οι επιχειρήσεις παραμένουν υπεύθυνες για νόμιμες πρακτικές μηνυμάτων και συναίνεση.

Τι υποστηρίζει αυτή τη στιγμή το Workspace369

Το Workspace Voice περιλαμβάνει:

• Αναζήτηση και παροχή αριθμού τηλεφώνου
• Εισερχόμενα και εξερχόμενα VoIP
• Ομάδες κλήσεων, ουρές, IVR, προώθηση και ώρες λειτουργίας
• Μεταφορά κλήσης, χειρισμός πολλαπλών κλήσεων και τηλεφωνικές συνδιαλέξεις 3 κατευθύνσεων
• Φωνητικό ταχυδρομείο, μεταφορτωμένοι ή μετατρεπόμενοι σε ομιλία χαιρετισμοί και μεταγραφή
• Εγγραφή κλήσης, αντιστοίχιση καλούντος, περιλήψεις AI, σημειώσεις και ανάλυση
• Αμφίδρομο SMS, MMS, πρότυπα, προγραμματισμένες αποστολές και απαντήσεις σε αναπάντητες κλήσεις
• Εργασίες, υπενθυμίσεις, αρχεία, έργα, τιμολόγια και αναφορές κοντά

Τελική σύσταση

Επιλέξτε τον αριθμό μόνο αφού ορίσετε τη ροή εργασίας γύρω από αυτόν. Ο καλύτερος επιχειρηματικός αριθμός τηλεφώνου είναι αυτός που αναγνωρίζουν οι πελάτες, η ομάδα μπορεί να δρομολογήσει αξιόπιστα και το λειτουργικό σύστημα μπορεί να συνδεθεί με την εργασία που ακολουθεί.

Για το υπόβαθρο της πολιτικής αρίθμησης, δείτε το Οδηγός αριθμών τηλεφώνου FCC. Για την τρέχουσα υλοποίηση του Workspace369, ελέγξτε Workspace Voice.