Cómo moverte por Workspace369: un recorrido completo por la app

Te damos la bienvenida a Workspace369. En este video, te mostraré cada parte de la app, para que sepas dónde está todo.

Cuando inicias sesión, empiezas en tu panel. Mientras te pones en marcha, esta tarjeta de arriba te ayuda a configurar tu espacio de trabajo, o a pasar directamente a una nueva factura, cliente o tarea. Debajo, estas tres tarjetas muestran lo que requiere tu atención hoy: las tareas que vencen, los eventos de hoy y tus próximos recordatorios. Debajo de ellas están tus ingresos. Usa estos botones para cambiar el período. Elegiré lo que va del año. Al desplazarte hacia abajo, verás un resumen de hoy, tus gastos por categoría, qué facturas están vencidas y cuánto tiempo has registrado pero aún no has facturado. De vuelta arriba, la campana muestra tus notificaciones. Por ejemplo, cuando un cliente abre una propuesta o paga una factura. Y para agregar algo rápidamente, haz clic en Nuevo. Puedes crear una tarea, un evento, una nota o un recordatorio.

Ahora recorramos el menú de la izquierda, una sección a la vez. Primero, AI AutoPilot. En Hoy, Workspace AI puede organizar por ti tus nuevos correos, mensajes de texto y solicitudes, y estos interruptores controlan lo que hace. En Chat, puedes preguntarle a Workspace AI sobre tu negocio. Aquí le pedí que planificara mi día, y me enumeró lo que está atrasado y qué hacer primero.

Luego viene Clientes, tu lista de clientes. Puedes ver la etapa de cada cliente, cuándo hacer el próximo seguimiento y de dónde vino. Haz clic en un cliente para ver sus datos a un lado. Para agregar a alguien nuevo, haz clic en Agregar cliente. Solicitudes es donde llegan las consultas de los formularios de tu sitio web. Las nuevas esperan aquí una respuesta. En Todas, puedes ver cada solicitud, de dónde vino y si se convirtió en cliente.

En Trabajo, Proyectos es donde haces el seguimiento de cada trabajo, con su cliente, estado, prioridad y fecha de entrega. El Calendario muestra todas tus citas y trabajos del mes. Haz clic en uno para ver los detalles, como la hora, el lugar y quién va. Tareas es tu tablero de pendientes. Cada tarjeta es una tarea, y se mueve por las columnas a medida que avanza el trabajo. Haz clic en una tarea para abrirla, con su estado, a quién está asignada y sus subtareas. Recordatorios lleva el control de lo que no quieres olvidar, como dar seguimiento a un cliente. Haz clic en uno para ver cuándo vence y quién lo recibe. En Seguimiento de tiempo, puedes iniciar un temporizador o registrar tus horas, y ver cuánto tiempo está listo para facturar.

En Finanzas, Propuestas es donde creas cotizaciones y las envías a los clientes para que las acepten en línea. Contratos te permite enviar acuerdos para que los clientes los firmen en línea. Facturas muestra todo lo que has facturado y si cada factura está pagada, pagada parcialmente o vencida. En Gastos, registras lo que gasta tu negocio, como insumos y combustible. Contabilidad te da el panorama general: el efectivo que tienes, lo que te deben, lo que debes y tu ingreso neto. Y el Catálogo de productos guarda los servicios y productos que vendes, con sus precios, para que puedas agregarlos a propuestas y facturas. La pestaña Inventario muestra cuántas existencias te quedan.

En Comunicaciones, la Bandeja de entrada reúne tus correos, mensajes de texto y mensajes de voz en un solo lugar. Correos es una bandeja de correo completa, donde puedes leer, escribir y enviar correos. Móvil es para tus mensajes de texto y llamadas. Los Flujos de trabajo hacen el trabajo repetitivo por ti, como enviar un recordatorio cuando una factura está vencida. Haz clic en Nuevo flujo de trabajo para empezar desde una plantilla prediseñada, y ve cada paso antes de activarlo. Con Embudos, puedes crear páginas web sencillas que convierten a los visitantes en nuevos prospectos. Empieza desde una plantilla, como esta página de contacto y reservas, y cambia lo que quieras.

En Herramientas, Notas es donde escribes notas y las guardas en carpetas que puedes compartir con tu equipo. Archivos almacena tus documentos y fotos, y los vincula con clientes y proyectos. Abre una carpeta para ver lo que contiene. Y Hábitos te ayuda a crear buenas rutinas diarias y a ver qué tan constante has sido.

Si alguna vez buscas algo, usa la búsqueda. Haz clic en la barra de búsqueda de arriba, o presiona Command K. Empieza a escribir un nombre y verás cada cliente, factura y cita que coincida. Haz clic en un resultado para abrirlo. Esta es la página de cliente de Maya, con sus facturas, citas, proyectos y documentos, todo en un solo lugar.

Los datos de tu negocio, tu equipo y tu configuración de pagos están todos en Configuración. Y si alguna vez necesitas ayuda, haz clic en Soporte, justo debajo. Ese fue el recorrido por Workspace369. En el próximo video, configuraremos los datos de tu negocio, para que todo esté listo para enviar tu primera propuesta.