Laskutettavien kulujen seuranta asiakastyölle
Opi, kuinka laskuttaa ja raportoida laskutettavat asiakaskulut ilman kuittien, projektikontekstin tai kannattavuuden menettämistä.
Tekijä Simon Dziak, perustaja, Workspace369 · LinkedIn
Laskutettavien kulujen seuranta on prosessi, jolla säilytetään asiakkaaseen liittyvä kustannus siitä hetkestä, kun se syntyy, hyväksyntään, laskutukseen, maksuun ja kannattavuusraportointiin. Kuitti kansiossa ei riitä. Kulun on pysyttävä yhteydessä asiakkaaseen, projektiin, sopimukseen ja laskuun. freelancer-kuluseurannan työnkulku näyttää, miltä tuo yhteys näyttää live-työtilassa.
Mitä sisällä?
Määritä kulukäytäntö ennen työn aloittamistaTallenna täydellinen kulutietueErota kolme eri tilaaLisää laskutettavat kulut laskuun selkeästiRaportoi takaisin saadut ja saamattomat kustannukset
Määritä kulukäytäntö ennen työn aloittamista
Tarjouksen tai sopimuksen tulisi selittää:
- Mitkä kulukategoriat ovat korvattavia
- Edellyttääkö asiakkaan hyväksyntä ennen ostoa
- Mikä tahansa kulutusraja
- Edellytetäänkö kuitteja
- Välitetäänkö kustannukset sellaisenaan vai merkitäänkö niitä ylöspäin
- Kuinka verot ja valuutanmuunnokset käsitellään
- Milloin kulut laskutetaan
Tallenna täydellinen kulutietue
Tallenna jokainen kulu riittävällä kontekstilla, jotta joku muu voi tarkistaa sen:
| Kenttä | Miksi se on tärkeää |
|---|---|
| Asiakas ja projekti | Tunnistaa, kuka hyötyi kustannuksista |
| Toimittaja ja päivämäärä | Tukee vahvistusta ja raportointia |
| Määrä ja valuutta | Säilyttää alkuperäisen tapahtuman |
| Luokka | Erottaa matka-, ohjelmisto-, tuote-, urakoitsija- ja muut kulut |
| Kuitti tai asiakirja | Tarjoaa todisteita asiakkaalle ja kirjoille |
| Hyväksyntä | Näyttää sopimuksen mukaisen kustannuksen |
| Laskutettava tila | Erottaa asiakkaalta perittävän kustannuksen yleiskustannuksista |
| Laskun viite | Vahvistaa, että kustannus laskutettiin todella |
| Maksutila | Vahvistaa, korvasiko asiakas sen |
Erota kolme eri tilaa
Tiimit sekoittavat yleensä kertyneet, lasketut ja kerätyt kulut. Pidä ne erillisinä:
- Aiheutuneet: yritys maksoi tai sitoutui kustannukseen.
- Laskutettu: kustannus sisältyi asiakaslaskuun.
- Kerätty: asiakas maksoi kustannuksen sisältävän laskun.
Tämä ero on tärkeä kassavirran ja projektin kannattavuus.
Lisää laskutettavat kulut laskuun selkeästi
Käytä erillistä rivikohtaa tai kuluerää hyödyllisellä kuvauksella. Liitä kuitit tarvittaessa, mutta vältä paljastamasta asiaan liittymättömiä sisäisiä ostoksia tai arkaluonteisia tietoja. konsulttilaskuesimerkit näytä yksi selkeä rakenne.
Raportoi takaisin saadut ja saamattomat kustannukset
Tarkista:
- Projektin kokonaiskulut
- Laskutettavat vs. ei-laskutettavat kulut
- Hyväksyntää odottavat kulut
- Kulut, joita ei ole vielä laskutettu
- Laskutetut kulut, joita ei ole vielä maksettu
- Lisäys tai käsittelytulo
- Kulujen vaikutus projektin ja asiakkaan marginaaliin
Workspace369 tarjoaa kuluseuranta freelancereille ja asiakastyötiimeille , linkittämällä jokainen kulu ja sen kuitti projektiin, jossa se lasketaan projektin ja asiakkaan kannattavuuteen. Kulut eivät ole merkitty laskutettaviksi tai lisätty laskuihin, joten laskuta läpivientikulu omana laskurivinaan. Kulujen seuranta ja kuittien tallennus alkavat Specialist-tasolta (149 $/kk, 10 käyttäjää); the hinnoittelusivu listaa jokaisen suunnitelman.
Hoida asiakasseuranta yhdessä työtilassa.
CRM, postilaatikko, puhelin, laskutus, maksut, projektit, tiedostot, tekoäly ja työnkulun automaatiot — yhdistettynä, ei vietyinä.
14 päivän ilmainen kokeilu. Kortti vaaditaan. Kokeilun jälkeen: alkaen 29 $/kk. Uusiutuu automaattisesti kuukausittain, kunnes peruutat. Voit peruuttaa milloin tahansa kohdasta Asetukset → Laskutus.